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Obligation d'enregistrement en comptabilité

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Libellule985
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Ecrit le: 06/10/2011 19:11
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Bonjour !

J'ai commencé mon activité en vente de fruits et légumes depuis trois semaines.
Les clients me payent par chèque ou espèce. A chaque fin de marché, je sort un ticket de ma balance m'indiquant le chiffre d'affaire du jour. A chaque fin de semaine, je suis allée à la banque déposé l'argent (l'espèce et les chèques).

J'ai commencé à faire mes enregistrements comptable ces jours-ci, et je pensais inscrire mon chiffre d'affaire à la semaine, seulement je me demande si je ne fais pas une erreur vue que mes tickets sont sorties après chaque fin de marché.
Ma question est donc, suis je obligé de saisir mon chiffre d'affaire en compta de façon journalière ou puis je le faire en une opération à la fin de semaine
Mes opérations comptables sont : (par exemple)
Vente de marchandises : journal de vente
411D Clients 105.50¤
707C vente de marchandises 100¤
44571C TVA collectée 5.50¤

Paiement client par chèque : journal de banque
5112D Chèque à encaisser
411C Clients

Paiement client par espèce : journal de caisse
531D Caisse
512 Banque

Je vous demande ça car, comme vous le constater dans mes écritures, certains payent par chèque, d'autres en espèces, et comme j'ai tout mis à la banque en même temps, je n'ai pas noté sur quel marché j'ai reçu tel chèque.
Je suis un peu perdue j'ai peu d'avoir faire une erreur !
Merci d'avance pour votre réponse, j'espère avoir été assez clair !
Jex94
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Re: Obligation d'enregistrement en comptabilité
Ecrit le: 06/10/2011 22:34
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Bonjour,

Vous risquez effectivement d'avoir des écarts dans vos différents comptes de bilan en procédant de la sorte.

Vous devez impérativement savoir à quoi correspondent les chèques que vous remettez en banque ainsi que les espèces qui entrent dans votre caisse, pour pouvoir solder correctement votre compte 411, et suivre le solde du compte de caisse 531.

Pour ce qui est déjà fait, vous ne pouvez plus revenir en arrière, comptabilisez donc vos opérations et vérifier si votre compte 411 peut se solder entre les écritures du chiffres d'affaires, et ce que vous avez encaissé.

Si vous n'y parvenez pas, vous serez obligée de passer une écriture d'ajustement de votre chiffres d'affaires, de telle sorte que votre compte 411 corresponde au total de vos chèques non encore encaissés en fin de mois.

Cordialement,
Jex


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Libellule985
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Re: Obligation d'enregistrement en comptabilité
Ecrit le: 07/10/2011 05:03
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Bonjour,
merci de votre réponse !
Je me demandais pourquoi je risquais d'avoir des écarts en procédant de la sorte ?
Je mets en banque les chèques et l'espèce de la semaine qui représente mon chiffre d'affaire, donc ça devrait correspondre ? Et je mets même plus en banque dès fois car comme j'ai retiré de la monnaie je fini par la retrouver et je la met à la banque mais c'est juste une opération caisse/banque. Je me trompe ?
Jex94
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Re: Obligation d'enregistrement en comptabilité
Ecrit le: 07/10/2011 10:52
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Message édité par Jex94 le 07/10/2011 10:56
Bonjour,

Ne travaillant plus en cabinet d'expertise, je vous donne quelques éléments de réponse qui je l'espère seront commentées, complétées et corrigées si nécessaire par un collaborateur cabinet EC.

Pour moi, le chiffre d'affaires doit correspondre non pas à vos encaissements, mais au total de vos ventes, peu importe qu'elles soient encaissées ou non, et quelque soit le mode de règlement.

Il conviendrait alors de tenir :

1) Un journal des ventes papier dans lequel vous saisissez l'ensemble de vos ventes mensuelles (ou hebdomadaires dans votre cas), à moins que vous ne disposiez idéalement d'une caisse enregistreuse qui pourra vous donner directement les chiffres chaque mois, et qui pourra aussi vous indiquer pour chaque vente quel a été le mode de règlement.

L'écriture comptable sera donc 411 Débit, par le crédit du 707 + 44571 pour le montant total des ventes, sans tenir compte du mode de règlement et sans tenir compte de l'encaissement des chèques correspondants. (Les espèces étant donc par définition encaissées le jour de la vente).

2) Un journal de caisse papier ou sur excel, dans lequel vous indiquez l'ensemble de vos encaissements en espèces, les remises d'espèces en banque et éventuels paiements de factures en espèces, et les dates correspondantes.

Les écritures correspondantes à saisir dans la compta seront donc 531 débit par le crédit du 411 pour les encaissements, et 6XXXXXX débit + 445660 débit à 531000 crédit pour les paiements de factures, 580 débit à 531 crédit pour les remises en banque.

Chaque fin de mois, il conviendra de vérifier que le solde du compte de caisse 531 correspond exactement au montant de vos espèces réelles disponibles.

3) Un journal de banque, à saisir cette fois-ci directement dans le logiciel comptable. Vous saisissez ainsi l'ensemble de vos opérations transitant par votre compte bancaire, et notamment le remises de chèques et remises d'espèces :

Les écritures seront alors 512 débit à 411 crédit pour les remises de chèques clients (les éventuels autres chèques seront à comptabiliser dans les comptes correspondants à ces autres opérations), ensuite 512 débit à 580 crédit pour les remises d'espèces.

Si tout se passe bien, vos comptes 411 doivent donc pouvoir se solder le mois suivant, le compte 580 est également soldé, et le compte 531 en fin de mois correspondra à vos espèces réelles.

Cependant, plusieurs évènements involontaires divers pourront faire ressortir des écarts :
(Ex : Vous avez égaré un chèque, un encaissement en espèce est erroné (on vous a payé 10 ¤ de moins mais vous ne vous en êtes pas rendu compte sur le moment), vous avez payé une facture en espèce mais vous ne l'avez pas noté sur votre journal de caisse et vous avez perdu la facture correspondante, vous avez payé en espèces des dépenses personnelles, ou encore sur votre journal de vente, vous avez saisi 102 ¤ au lieu de 120 ¤, vous avez encaissé certains chèques clients sur votre compte bancaire personnel au lieu du compte professionnel.... etc -> la plus grande rigueur est donc de mise pour qu'il n'y ait aucun écart.)

Cordialement,
Jex


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