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Obligation d'utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié

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Catégorie : Le monde des entrepreneurs
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1er janvier 2018 : inaliénabilité des règlements clients saisis

Au 1er janvier 2018, les logiciels de caisse et systèmes de caisse doivent satisfaire aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Ces conditions sont attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par un certificat délivré par l'éditeur.

L'administration fiscale a publié ses commentaires le 4 juillet 2018. Elle apporte un certain nombre de précisions et définit expressément la fonctionnalité de caisse.

Les assujettis qui utilisent un facturier, un journal de caisse papier ou un logiciel de bureautique pour rédiger les factures sans mémorisation des données peuvent continuer à le faire.

La mesure concerne toutes les entreprises et commerces qui effectuent des livraisons de biens ou des prestations de services destinées à des particuliers et les enregistrent via un logiciel ou système de caisse.

Les entreprises qui éditent manuellement leurs factures en respectant la piste d'audit fiable ne sont pas concernées.

Les assujettis non redevables de la TVA ou exonérés comme les plus petites entreprises, micro entreprises ou assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA, ne sont pas concernés.

 

L'obligation d'utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié

L'article 286 du Code général des impôts doit s'appliquer à tous les contribuables qui sont assujettis à la TVA et qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis (B to C) au moyen d'un «logiciel ou système de caisse ». La référence au logiciel de comptabilité ou de gestion disparaît avec la loi de finances pour 2018.

L'utilisation d'un logiciel de caisse n'est pas obligatoire et le recours à un mode de facturation manuelle reste possible. Mais dès lors que l'entreprise utilise un logiciel ou un système de caisse, celui-ci doit être conforme. Et le fait de transmettre des factures en complément n'exonère pas l'entreprise de mettre le logiciel de caisse qu'elle utilise en conformité avec cette réglementation.

Sont exclus de l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifié :

  • les entreprises qui travaillent uniquement avec d'autres professionnels assujettis (B to B) et établissent des factures ;
  • les assujettis qui bénéficient du régime de la franchise en base de TVA ;
  • les agriculteurs soumis au régime du remboursement forfaitaire ;
  • les assujettis qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA (activités médicales par exemple).

La sanction pour l'utilisation d'un logiciel non conforme ou sans certificat est une amende de 7 500¤. Cette amende peut être évitée si les justificatifs demandés sont fournis à l'administration fiscale dans les 30 jours francs.

Lorsque l'amende est appliquée, le contribuable concerné dispose d'un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. S'il ne le fait pas, l'amende peut être réitérée jusqu'à la mise en conformité.

 

Les logiciels ou systèmes de caisse concernés et l'enregistrement extra-comptable

Le logiciel ou système de caisse concerné est celui qui dispose d'une fonctionnalité de caisse dont la définition par l'administration fiscale était très attendue.

Selon les commentaires administratifs en date du 4 juillet 2018, la fonctionnalité de caisse :

« consiste à mémoriser ou à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d'une vente de marchandises ou de prestations de services c'est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d'une écriture comptable.

Ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et sans intervention humaine, une écriture dans le système d'information comptable. »

À titre d'exemple, l'administration fiscale cite les balances, les rampes de boissons automatisées, les automates de paiement ou les distributeurs automatiques de boissons qui disposent d'une fonctionnalité de caisse.

Enfin, une tolérance est mise en place pour les seuls sites e-commerce et automates qui autorisent le paiement uniquement par carte bleue ou virement. Dans ce cas, les paiements passent par un établissement bancaire auprès duquel peut s'exercer le droit de communication.

Doivent donc être sécurisés, tous les logiciels qui disposent d'une fonctionnalité de caisse, y compris les logiciels de gestion qui permettent « de suivre les encaissements perçus » et les logiciels multifonctions (gestion/comptabilité/caisse) pour leur seule fonctionnalité de caisse.

 

Les critères de conformité des logiciels ou systèmes de caisse sécurisés

Le logiciel de caisse sécurisé doit respecter 4 critères :

  • l'inaltérabilité ;
  • la sécurisation des données ;
  • la conservation de toutes les données pendant 6 ans ;
  • l'archivage annuel ou par exercice.

L'inaltérabilité du système de caisse sécurisé est assurée par la conservation des données d'origine et de toutes les modifications apportées. Elle est aussi assurée par la conservation des calculs dans le système, même après purge et archivage.

La sécurisation des données d'origine et des modifications est assurée par la conservation des traces de toutes les modifications effectuées. Il ne s'agit pas d'interdire les modifications souvent nécessaires.

Le logiciel de caisse certifié ne permet pas (par exemple) de :

  • réimprimer un ticket sans la mention duplicata ;
  • modifier un ticket et son mode de règlement ;
  • travailler avec une date qui ne correspond pas à la date du jour sans en conserver une trace.

La conservation des données s'accompagne obligatoirement de clôtures journalières, mensuelles, annuelles ou par exercice. Elle concerne toutes les données enregistrées par le logiciel et pas seulement les Z de caisse.

 

La certification concerne tous les logiciels ou systèmes de caisse, même libres

Les logiciels ou systèmes de caisse, disposant d'une fonctionnalité de caisse doivent être certifiés soit par l'un des deux organismes certificateurs soit par une attestation de l'éditeur de logiciel. Les organismes certificateurs sont :

Les logiciels libres sont également concernés dès lors qu'ils proposent une fonctionnalité de caisse.


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