Logo Compta Online

Organiser la numérisation des pièces comptables en cabinet

3 343 lectures
0 commentaire
Catégorie : Création, gestion d'un cabinet d'expertise comptable
3 343
0
Article écrit par (1164 articles)
Modifié le

Comment numériser la « boîte à chaussures »

Convertir les documents papier en images numériques, reconnaissables par les OCR et autres applications est l'objectif de la numérisation. Ces images sont reconnues et classées dans un logiciel de gestion de documents. Se posent ensuite les questions de sécurité et d'archivage.

De l'optimisation de la numérisation des pièces comptables peut dépendre la rentabilité actuelle et future du cabinet d'expertise comptable. Bien organisée, elle permet de gagner beaucoup de temps et facilite l'automatisation. Mal organisée, elle peut faire perdre de l'argent.

Une fois que les documents ont été numérisés, de plus en plus de logiciels métiers vont permettre la passation automatique des écritures comptables.

 

Choisir les collaborateurs pour numériser les pièces comptables en cabinet ou externaliser

Le choix du collaborateur qui va s'acquitter de cette tâche n'est pas un choix neutre. Selon qu'il s'agit d'un collaborateur de haut niveau ou d'un assistant administratif dédié à cette tâche, le coût salarial ne sera pas le même. Car le taux horaire d'un bon collaborateur, d'un responsable de dossier ou d'un chef de mission peut être sensiblement plus élevé que celui d'un assistant administratif.

Ce n'est pas le seul critère de choix et une organisation mixte (service dédié et scanner dans les bureaux) est toujours possible.

 

La numérisation par un service dédié

Confier la numérisation des pièces comptables à un service unique présente de nombreux avantages. Outre le coût salarial plus faible, ce choix d'organisation permet souvent d'investir dans un matériel de meilleure qualité, plus rapide, plus performant avec un meilleur logiciel de reconnaissance d'image.

Des contrôles spécifiques et constants pourront également être réalisés par le personnel administratif pour vérifier la qualité des images scannées.

Le principal inconvénient de cette organisation est probablement l'accès à certains documents confidentiels et l'impossibilité pour un collaborateur de scanner un document unique sur demande.

La numérisation par les collaborateurs

Moins rentable que la solution précédente, la numérisation par les collaborateurs oblige à investir dans un certain nombre de scanners, plus petits et de moins bonne qualité.

Chaque collaborateur scanne alors les documents de ses clients et en conserve la maîtrise.

L'inconvénient de cette solution est son coût plus élevé, ne serait-ce que par la multiplication des outils (matériel et logiciels) et le taux horaire du salarié qui scanne les documents.

L'externalisation de la numérisation des pièces comptables

L'externalisation est une troisième possibilité qui peut prendre deux formes : la numérisation par le client ou la numérisation par une société tierce spécialisée.

Certains clients sont prêts à le faire. Ils scannent leurs documents, prennent leurs tickets de caisse en photo et obtiennent en échange un prix plus intéressant ou des données à jour en temps réel ou presque. D'autres préfèrent se décharger de ces tâches administratives et les confier à leur expert-comptable.

Le cabinet d'expertise comptable qui ne souhaite pas procéder à la numérisation des pièces comptables en interne peut faire appel à des sociétés spécialisées. Certaines d'entre elles font appel à des indépendants formés qui se chargent de la numérisation, du classement et de l'archivage des documents.

 

Choisir les outils en fonction de l'organisation du cabinet pour la numérisation

Selon l'organisation retenue par le cabinet, il faudra choisir le matériel adapté. Il existe 4 types de scanner sur le marché :

  • l'imprimante scanner multifonction ;
  • le scanner à chargeur de documents ;
  • le scanner à plat ;
  • et le scanner portable.

Dès lors qu'il s'agit de permettre à chaque collaborateur de scanner ses propres documents, le scanner à chargeur de documents qui se dépose aisément sur un bureau peut devenir une bonne solution.

Mais lorsqu'il s'agit de centraliser la numérisation des factures dans un service dédié, le scanner copieur multifonction sera un choix plus intéressant. C'est aussi la solution la moins onéreuse en terme de coût par page puisque ce type de matériel est conçu pour de plus gros volumes et une utilisation plus intensive.

Le scanner à plat et le scanner portable ont l'inconvénient de la lenteur et ne permettent pas de scanner plusieurs pages de suite sans intervention humaine.

 

Organiser la numérisation pour l'intégrer dans le processus de production du cabinet

La numérisation des pièces comptables peut se faire à différents stades du processus de production du cabinet : au début, à la fin ou au milieu. Seule la numérisation au début du processus permet une automatisation de la saisie comptable.

La numérisation des documents à la fin du processus de production du cabinet a un seul et unique but : l'archivage des documents pour ne pas conserver le papier. Cette organisation permet simplement de gagner de la place.

La numérisation des documents avant de commencer les travaux oblige le cabinet à revoir l'intégralité de son organisation pour faciliter l'automatisation de la saisie. Le choix des logiciels utilisés, le lieu d'archivage des documents et la destruction du papier ou sa restitution au client sont autant de décisions à prendre. Conserver les pièces comptables n'est pas forcément la bonne solution pour habituer les collaborateurs à travailler avec les documents scannés.

La numérisation au cours du processus de production est une version intermédiaire qui nous semble moins utilisée. L'hypothèse la plus simple à comprendre serait la réalisation d'une saisie manuelle pour la TVA avant numérisation et archivage pour la révision. Ici, le moment de la numérisation dépend de l'organisation du cabinet, des travaux concernés et du type de document à scanner.


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online



Organiser la numérisation des pièces comptables en cabinet

Retour en haut