Pas de véhicules à l'actif et paiement du carburant avec la CB de la SAS

Bonjour,

Un gérant et son associé ont créé une SAS en novembre 2020 avec une première clôture d'exercice prévue le 31/12/21.

Nous nous sommes rendus compte d'une énorme bourde dans la comptabilité qu'ils tenaient, à savoir l'utilisation de la CB pour le paiement du carburant ainsi que la déduction des frais et enregistrement de la TVA alors que qu"aucun véhicule n'est enregistré à l'actif du bilan et que le gérant et son associé ont cependant utilisé leurs véhicules personnels pour des déplacements professionnels sans établir de note de frais, comment rattraper ces erreurs ? Ils disposent également de badges péages utilisés également dans le cadre de leurs déplacement, est-ce légal ? Les repas professionnels sont également payés avec la CB de l'entreprise. Jusqu'à présent aucune notes de frais n'a été établies.

Comment régulariser ? On leurs a parlé d'établir un "contrat" de mise à disposition de leursvéhicules personnels (utilitaires) à l'entreprise, est-ce possible?

Vous remerciant par avance de votre attention et de votre réponse.

Cordialement

Bonjour Sherima,

Le plus simple est peut-être de demander aux dirigeants d'utiliser leur agenda professionnel (visite de clients ou autre) pour reconstituer ces déplacements.

Cela permettrait d'utiliser les applications de type GPS pour obtenir un nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel avec les véhicules personnels.

Si avec ces informations, vous pouvez établir que les indemnités kilométriques obtenues (après avoir réclamé les cartes grises des véhicules) sont au moins aussi importantes que le montant des frais d'essence pris en charge, cela ne devrait pas poser de problème. Vous pouvez alors considérer le carburant comme des frais personnels et comptabiliser les indemnités kilométriques par le crédit du compte courant des associés (qui ne sera pas débiteur).

Les frais de péage ne sont pas pris en compte dans les indemnités kilométriques et peuvent être pris en charge par la société, à condition de disposer des justificatifs (sinon, la sanction est la même, c'est une dépense personnelle).

Pour les repas, c'est pareil. Il faut obtenir les justificatifs (et impérativement les réclamer pour l'avenir). Dans le cas contraire, ils ne peuvent venir en déduction des bénéfices de la société.

Pour le contrat de mise à disposition, je n'ai jamais rencontré ce cas. D'autres auront peut-être un témoignage à apporter ?

Bon courage pour la suite,

Sandra

Bonjour Sandra,

Pour commencer je voudrais vous remercier infiniment pour cette réponse que j'attendais avec impatience. Vraiment mille mercis.

Je pense avoir compris, en revanche qu'en est-il de la TVA déduite? Dois-je la réintégrer?

Est-ce que je peux vous contacter directement?

Bonne journée