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Passer au cabinet connecté : pourquoi et comment ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Quels sont les bénéfices du cabinet connecté ?

Aujourd'hui plus que jamais, les dirigeants d'entreprise demandent aux experts-comptables d'éclairer leurs décisions en apportant des réponses très rapides, voire immédiates, à leurs questions. Pour satisfaire ces exigences, un cabinet doit être efficace, et ses collaborateurs disponibles. Les réponses du cabinet connecté, et comment le devenir.

Une étude de juillet 2019 montrait que 41% des TPE-PME n'étaient « pas complètement satisfaites » de leur cabinet comptable. Depuis, la crise du Covid et ses conséquences économiques ont encore développé les exigences des chefs d'entreprise.  A juste titre : dans un contexte aussi imprévisible, les trésoreries doivent être gérées au plus près, les prévisions de vente recalculées en permanence, et les règlements surveillés comme le lait sur le feu....

Pour les cabinets, le rôle d'accompagnement, de conseil et d'aide à la décision, a augmenté en proportion. Il est devenu impératif de pouvoir répondre, avertir, conseiller, sur la base de chiffres à jour... et pas une fois par an à l'occasion du bilan. Seulement comment y parvenir si l'on n'est pas au contact permanent avec ses clients ? Si l'on n'est pas connecté en temps réel avec leurs données ? Si l'on n'a tout simplement pas le temps pour le faire, occupés par les travaux règlementaires classiques : saisie, déclarations, préparation des liasses, etc. ?

Cegid

 

Nouveaux besoins pour les entreprises, nouveaux enjeux pour les cabinets

Le monde des entreprises s'est largement digitalisé. La facture numérique devient la règle, les échéances du tout-dématérialisé, des FEC, se rapprochent. Les clients s'habituent à scanner ou photographier leurs pièces – une pratique encore accélérée par les nécessités du récent confinement. L'usage du télétravail a fait un bond en avant – on prévoit que d'ici 2022, 72% des employés du tertiaire travailleront au moins partiellement à distance.

Les cabinets ont suivi la même voie : 89% des participants au dernier baromètre Cegid se déclaraient engagés dans la transformation numérique. L'intégration des données bancaires, notamment par scraping, est devenu banale : en septembre 2019, 83% des cabinets l'utilisaient pour plus de 80% de leurs clients. Il leur reste cependant du chemin à faire pour pouvoir, sans être noyé de travail ni perdre leur rentabilité, accompagner en continu les dirigeants dans la gestion de leur entreprise.

« Mes clients (...) connaissent leur chiffre d'affaires, leurs comptes en banque, ils ont souvent en tête une estimation du résultat. Mais entre les deux, ils sont dans le brouillard ! C'est à l'expert-comptable de leur donner de la visibilité ».

William Denis expert-comptable à Craponne (69)

Pour tenir pleinement leur rôle de conseil en gestion entrepreneuriale, sociale, commerciale et patrimoniale, les experts-comptables ont besoin de chiffres toujours à jour et prêts à l'emploi, de temps à consacrer à leur analyse, et de sécurité tant quant à leur exactitude que pour leur conservation.

Cegid

Durant le 74ème congrès de l'ordre des experts-comptables, Charles-René Tandé soulignait que la technologie pouvait constituer un formidable accélérateur d'évolution et générer des opportunités nouvelles tout en dégageant du temps pour profiter des nouvelles possibilités ouvertes par la législation.

 

La proposition du cabinet connecté

Le cabinet connecté apporte de nouvelles réponses correspondant tant aux besoins des clients qu'aux réalités des cabinets et aux nouvelles possibilités du digital. Sa technologie s'appuie sur un outil Cloud collaboratif et un moteur d'intelligence artificielle capable d'automatiser la reconnaissance des pièces et leur enregistrement. Ses bénéfices pour gagner en efficacité sont de quatre ordres.

Visualiser en continu la santé financière de chaque client

L'un des atouts du cabinet connecté est de permettre de suivre de façon continue la santé financière de chaque client, et d'accéder facilement à des données comptables toujours à jour pour éclairer toutes ses décisions au moment où il en aura besoin.

Des collaborateurs plus disponibles

Un cabinet connecté libère les collaborateurs des écritures routinières, des recherches de pièces, des vérifications, pour les rendre plus disponibles au service du client. L'intelligence artificielle travaille en mode automatique : elle ne sollicite le collaborateur qu'en cas de doute sur l'affectation, apprend de leurs interventions, et les sollicite de moins en moins au fil du temps.

« Quand je passais une demi-heure sur ma propre compta, maintenant il me faut 10 minutes ».

Maxence Rossignol, cabinet Audixia à Puteaux, 20 collaborateurs, utilisateur de Cegid Loop.

 

Des flux accélérés

Avec une solution intégrée dans Office 365, les conversations, les mails, les pièces jointes, sont classés et conservés. Les groupes de travail se constituent en un clin d'½il. Tous les flux externes (banques, administrations, paie, etc.) sont traités en services connectés : leurs données s'intègrent sans rupture de charge.

Des services complémentaires au moindre coût

Le cabinet connecté propose à ses clients les services dont ils ont besoin, immédiatement accessibles, sans nécessité de re-saisie des données comptables et administratives : tableaux de bord, dossiers de financement, notes de frais, assurance-crédit, paiement en ligne, etc.

 

Comment passer au cabinet connecté ?

Devenir un cabinet connecté tient bien plus de l'évolution que de la révolution. En pratique, les points-clés de cette transformation sont la préparation, la mise en ½uvre et l'accompagnement.

  • préparation : il s'agit de faire le point sur son infrastructure informatique, de comprendre les usages et les attentes fonctionnelles des collaborateurs, d'harmoniser les données (par exemple, via l'usage systématique du SIREN), et de valider ses objectifs, son budget, son planning.
  • mise en ½uvre : déployer la ou les solutions retenues en fonction du planning validé, sur un rythme défini – en mode big-bang ou étalé jusqu'à 2 ans, à choisir en fonction de la taille de son cabinet, de la nature de ses clients et... de sa propre personnalité !
  • accompagnement : l'interaction avec les utilisateurs commence dès la phase d'analyse et va jusqu'au suivi de l'expérience utilisateur. On peut déléguer à des « champions » internes le rôle de relais auprès de tous les collaborateurs. Leurs retours permettront de valider un plan de formation adapté au cabinet, dans une dynamique durable.

« Il ne s'agit pas de nouveaux outils, mais de nouveaux usages. Il faut les cadrer bien en amont et former en conséquence pour que la transition se passe bien. (...) Si tous les usages sont bien imbriqués, on obtient un gain énorme en sécurité et en efficacité ».

Mathias Besson, responsable digital de Jesuistondaf à Poitiers

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Acteur majeur de la transformation numérique des entreprises, et premier fournisseur de solutions informatiques pour la Profession Comptable, le groupe Cegid propose des services cloud et des logiciels de gestion.

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