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Passer d'une boutique physique à un commerce en ligne en quelque étapes

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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La nouvelle fermeture des commerces non-essentiels a rappelé aux chefs d'entreprises tout l'intérêt de disposer d'un canal de vente en ligne. Mais derrière des expressions comme « numérisation des TPE » ou « transformation numérique », quelles sont les étapes simples, pratiques, à mettre en place, parfois en urgence, pour assurer la continuité de l'activité sur internet ?

L'apparition ces dernières années, de solutions de gestions intégrées, conçues spécifiquement pour les petites entreprises, et 100% en ligne, a rendu accessibles des fonctionnalités jusqu'alors réservées aux ERP et donc aux grandes entreprises. Le principal intérêt de ces solutions est de centraliser l'ensemble des informations relatives à votre entreprise (gestion commerciale, stocks, salariés, etc.).

Avant de vous lancer, la toute première étape est bien évidemment de parler de votre projet à votre expert-comptable, qui pourra vous conseiller sur les aspects fiscaux, sociaux, comptables ou juridiques de votre projet de transformation numérique.

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Mettre en ligne votre catalogue de produits

La création du catalogue produit est le socle de votre future boutique en ligne. Concrètement il s'agit de :

  • lister les produits ;
  • réaliser des photographies pour les illustrer (les smartphones modernes offrant une qualité photographique suffisante pour démarrer) ;
  • renseigner les caractéristiques techniques : prix HT, taux de TVA, quantités disponibles, délais de livraison, etc. 
  • rédiger une description attractive.

Les solutions de gestion modernes proposent des connecteurs avec vos logiciels de caisse, pour importer en quelques clics la totalité du catalogue produit, sans aucune saisie manuelle.

 

Passer aux devis et factures dématérialisés

La gestion des devis et des factures peut également être un obstacle à la dématérialisation complète d'une activité, car il s'agit bien souvent d'une source importante de papier et d'envois postaux.

Pourtant, des solutions de dématérialisation existent pour chacune des étapes :

  • préparation du devis à l'entête de votre entreprise ;
  • envoi par mail ou par courrier (grâce à l'externalisation de l'impression et de l'envoi, directement depuis votre solution de gestion via le site de la Poste) ;
  • signature électronique du devis par le prospect ;
  • émission automatique de la facture et transfert dans la gestion commerciale.

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Bon à savoir : Axonaut vous propose également une notification de lecture du devis, directement dans l'outil, pour relancer votre prospect au meilleur moment.

 

Gérer ses encaissements en ligne

La dématérialisation de la facturation permet de réduire les coûts administratifs, mais aussi les délais de paiement. Une facture transmise plus rapidement sera aussi encaissée plus rapidement, surtout si vous proposez dans le même temps des possibilités de règlement en ligne.

Au-delà de l'habituel paiement par prélèvement, il est désormais possible de proposer simplement un paiement par carte bancaire, avec des outils comme Stripe ou Gocardless. Une façon supplémentaire de dématérialiser les échanges avec vos clients !

Une solution de facturation intégrée vous permet également de gérer simplement les retards de paiement et les impayés, notamment par le moyen d'alertes, ou de relances automatiques par mail ou courrier.

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Envoyer un emailing pour annoncer la poursuite de l'activité en ligne

La mise en ligne de votre boutique doit être annoncée à vos clients et prospects. Si vous disposez déjà d'un fichier client, c'est le moment de l'exploiter pour adresser un mailing personnalisé incluant un lien vers votre site. Veillez toutefois à vous assurer d'avoir obtenu le consentement des personnes concernées, et de respecter l'ensemble des règles du RGPD.

Cette communication personnalisée pourra utilement être complétée par une annonce sur les réseaux sociaux (Facebook ou Instagram par exemple).

Votre solution de gestion intégrée peut inclure des fonctionnalités marketing telles que le mailing personnalisé, connecté directement à votre fichier clients/prospects. Plus besoin de ressaisir ces informations dans un outil supplémentaire !

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Transmettre les informations à son expert-comptable

L'utilisation d'une solution de gestion intégrée permet de traduire toutes les opérations en données exportables, prêtes à être transmises à votre expert-comptable. Toutes les pièces dématérialisées sont mises à disposition, en complément des écritures comptables. Vérifiez que votre solution propose un accès direct à votre expert-comptable, grâce à un portail dédié.

Vous pourrez ainsi continuer à suivre vos indicateurs économiques habituels, notamment en connectant votre compte bancaire à votre outil de gestion.

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Une solution tout-en-un française, et 100% en ligne

Axonaut propose une solution tout-en-un, incluant l'ensemble de ces fonctionnalités. Nos équipes, situées en France, aident tous les jours des TPE et PME à faire face, concrètement, à la transformation numérique. Notre service clients répond ainsi chaque jour aux préoccupations des commerçants et artisans, contraints de revoir leur stratégie du fait de la crise sanitaire, ou tout simplement désireux de développer leur entreprise grâce au numérique.

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