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Préparer la période fiscale 2021 en cabinet

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Période fiscale

Avec le reconfinement au mois de novembre et les retards qu'ont pu accumuler certains cabinets, la période fiscale 2021 pourrait être difficile. Voici quelques pistes pour s'y préparer.

Qu'est-ce que la période fiscale ?

La période fiscale est la période de dépôt de l'essentiel des déclarations fiscales annuelles des cabinets d'expertise comptable et des entreprises.

Pour bien préparer sa période fiscale, il faut avant tout l'anticiper sans attendre le 31 décembre 2020 ou le 1er janvier 2021 pour prendre de bonnes résolutions.

 

Crise sanitaire et enjeux pour la prochaine période fiscale

La crise sanitaire a déjà montré aux experts-comptables qu'il était important de se tourner vers les outils de travail collaboratif à distance. Le cloud n'est plus une option.

Pour mieux préparer la prochaine période fiscale, certains ont troqué leurs serveurs contre une solution différente. Peu d'entre eux ont changé leurs processus internes.

Or, cette modification des procédures et de la façon de travailler est probablement le principal enjeu des années à venir. La digitalisation va bien au-delà du changement d'outil et permet déjà de travailler en temps réel avec ses clients. Il s'agit avant tout de travailler avec différents acteurs dans une interface commune.

Certains s'y préparent déjà pour accompagner leurs clients dans les mois à venir.

 

L'état d'avancement des dossiers

Les mois de novembre et décembre précèdent la période fiscale et sont souvent moins chargés. C'est le moment de faire le point pour ne pas se laisser surprendre au dernier moment, surtout sur les petits dossiers qui ne sont pas traités tous les mois.

Des cabinets en profitent parfois pour envoyer ce que l'on appelle la lettre de bilan avec les dernières recommandations, documents à fournir ou procédure à suivre pour l'inventaire etc.

D'autres cabinets vont plus loin et convoquent leurs clients. Un rendez-vous qu'ils considèrent comme nécessaire pour recueillir toutes les informations indispensables à l'établissement des comptes annuels. C'est aussi un bon moyen de se tenir informé des changements qui affectent leur business et leurs projets. Pour ne pas découvrir le 30 avril que le gérant d'une société a changé au cours de l'exercice précédent !

Enfin, voici une idée qui nous vient tout droit des États-Unis pour aider les clients à respecter les délais. Pourquoi ne pas leur imprimer un calendrier de la période fiscale (de janvier à mai avec rappel des délais) aux couleurs du cabinet d'expertise comptable et le leur offrir pour Noël ?

 

Mettre en place un rétro planning de toutes les clôtures jusqu'au 15 avril 2021

La mise en place d'un rétroplanning de toutes les clôtures des comptes d'octobre à mi-avril est une technique employée par des cabinets toujours plus nombreux.

Le rétroplanning s'accompagne d'une vérification des travaux réalisés par jalons, d'actions correctives et de rappels des clients retardataires en cas de besoins.

Le fait de respecter ces objectifs pour tous les dossiers du cabinet diminue le stress des collaborateurs, améliore leurs performances et permet même de mieux accompagner les clients.

 

Tirer les leçons de la période fiscale précédente et repérer les clients difficiles

Entreprises et cabinets d'expertise comptable font l'expérience des périodes fiscales chaque année. Certains s'orientent vers une procédure de fast close pour accélérer le processus de clôture des comptes. Ce n'est pas obligatoire.

Dans tous les cas, il s'agit de tirer parti de son expérience et des périodes fiscales précédentes. Cela concerne autant les procédures internes au cabinet, les problèmes rencontrés que l'organisation.

Quels clients sont les plus difficiles à réagir dans les délais ? Peut-on les faire intervenir plus tôt ? Et s'il n'y a pas de solution, faut-il les laisser rendre la période fiscale plus difficile encore? Il y a peut-être là une décision à prendre.

 

Vérifier la mise à jour des connaissances de ses collaborateurs

Une autre source de perte de temps se trouve parfois dans l'absence de mise à jour des connaissances des collaborateurs qui passent trop de temps à rechercher l'information. Prenez un peu de temps pour faire le point sur vos dossiers et collecter les informations utiles.

Des conférences gratuites sur les lois de finances sont organisées dans de nombreuses régions et souvent à distance.

Une réunion d'information au sein du cabinet peut aussi aider ceux qui n'y sont pas habitués.

 

Informez vos clients plus tôt

On pense souvent que les clients fidèles connaissent les dates limites des déclarations (impôt sur les sociétés, impôt sur le revenu, déclaration annuelle, déclaration des revenus...). Chaque année, ce sont à peu près les mêmes. C'est faux.

Le client attend souvent du cabinet qu'il l'informe en temps et en heure pour ne pas avoir à y penser. Il a son propre business à gérer.

Lui rappeler les dates butoirs qui les concernent dès le mois de décembre peut être une bonne solution pour les préparer et les aider à anticiper les demandes du cabinet.

 

Faire une pré-clôture sur les dossiers importants

La pré clôture ou situation avant la fin de l'exercice est un bon moyen de faire le point sur les dossiers importants. Elle permet d'anticiper les problèmes à venir.

Certains travaux peuvent être réalisés avant la clôture. C'est le cas des :

  • circularisations ;
  • le solde des comptes transitoires ;
  • les virements internes ...

En l'absence d'investissement, passer certaines écritures d'inventaire en avance peut être judicieux. C'est possible pour les amortissements ou les intérêts d'emprunts qui n'auraient pas été comptabilisés.

 

Prévoir un seuil de signification ou interdire les travaux inutiles

Un collaborateur de cabinet est parfois capable de passer beaucoup de temps à corriger une erreur de quelques euros. Doit-on réellement reprendre tout le rapprochement bancaire pour un écart de quelques centimes ?

Le temps passé sur le dossier n'en vaut peut être pas la peine dans ces exemples, au risque de diminuer la rentabilité du cabinet. Penser à la rentabilité des dossiers peut aider à limiter ces travaux inutiles (surqualité).

Fixer un seuil de signification dès le début des travaux, pour chaque dossier permet de gagner beaucoup de temps.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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