Période fiscale : plutôt marathon bien préparé ou sprint improvisé ?

Sprinter ou marathonien, quel cabinet êtes-vous ?

D'après notre expérience, on rencontre généralement quatre catégories de cabinets face à l'échéance de la période fiscale.

Le sprinter improvisé aborde cette période de plusieurs mois comme un sprint de quelques jours, sans organisation ni anticipation, en donnant tout sur chaque dossier. Équipes stressées et fatiguées, clients mécontents... il est obligé de se concentrer sur la rapidité et l'efficacité à court terme (l'échéance) mais risque de perdre sur la longueur.

Le coureur de demi-fond est plus équilibré, alternant phases rapides et endurance. Il sait qu'en se préparant il gèrera mieux l'effort de la période fiscale : il relance donc régulièrement ses clients et met à jour ses dossiers autant que possible. Pour autant, il n'a pas fait la révolution numérique du cabinet et ses collaborateurs perdent un temps précieux à saisir des factures et à réclamer des pièces. Cette perte de temps doit être régulièrement compensée par des sprints pour tenir les délais.

Le marathonien est parfaitement préparé. Il sait que la période fiscale se gagne bien avant le 1er janvier, et a donc utilisé tous les leviers disponibles pour s'y préparer. La dématérialisation et l'automatisation permettent de mettre les dossiers à jour en flux, tout au long de l'année. La charge de travail est lissée et les collaborateurs moins stressés.

Le traileur polyvalent ne résume pas son activité au marathon annuel de la période fiscale. Tout au long de l'année, il motive ses équipes autour d'autres challenges, capables de gérer leur effort « sur route », avec des missions récurrentes de pilotage et d'accompagnement, mais aussi « hors-piste »^[1], avec des missions plus atypiques, qui répondent aux demandes exceptionnelles des clients. C'est un cabinet qui n'est plus seulement producteur de bilans, mais aussi fournisseur de services et conseil du dirigeant. Il a mené la transformation du cabinet sur les plans technologiques et humains et a repensé son offre de services.

Alors, trailer ou marathonien, sprinter ou coureur de demi-fond ? Quelle que soit votre situation, voici la méthode des cabinets qui courent la période fiscale dans les meilleures conditions.

Comment se préparer à la course fiscale de l'année ?

Évaluer sa condition physique (cartographier les flux)

Difficile de bien se préparer si on ne sait pas d'où on part ! Avant toute chose, il est indispensable de dresser une cartographie des flux du cabinet, sans en omettre aucun : flux bancaires, factures d'achat, de vente, processus de demande de pièces, mise à disposition des bulletins de paie, etc.

Prévoir un renforcement musculaire (faire adhérer les équipes)

Mener une course de fond requiert un minimum de ressources physiques. De la même manière, assurer une production fluide des bilans passe nécessairement par un travail de fond sur les deux jambes du cabinet : la technologie et les compétences. Des solutions d'automatisation de la saisie peuvent permettre de gagner un temps précieux, à condition d'avoir accompagné vos collaborateurs dans cette transformation de leur métier.

Élaborer un plan d'entraînement (remettre à plat les processus)

Ces dernières années, la multiplication des solutions métiers a multiplié les canaux de transmission entre les experts-comptables et leurs clients. Paradoxalement, dans bien des cas, le numérique a compliqué l'environnement des cabinets plus qu'il ne l'a simplifié.

Dans cette configuration, la mise en place d'un point d'entrée digital unique permet de numériser et de rationaliser les flux. Connecté à un logiciel de reconnaissance automatique, il devient possible d'automatiser la saisie indépendamment du mode de collecte. Branché sur le logiciel de paie, la mise à disposition des bulletins de salaire devient automatique. En d'autres termes, en centralisant les flux sur un portail de services unique, c'est tous les processus de collecte et de restitution qui sont transformés.

Mener une course-test (démarrer petit mais déployer vite)

Pour être prêt le jour du départ, rien de mieux que de réaliser un test en conditions réelles ! Commencez à tester votre discours, vos process et la préparation de vos équipes sur quelques clients dont vous connaissez l'enthousiasme et l'ouverture d'esprit. Puis, rapidement, mesurez les retours et adaptez votre plan d'entraînement en conséquence. !

Récupérer et préparer la prochaine course (tirer des leçons)

Quelles que soient les conditions dans lesquelles se déroule votre période fiscale, n'oubliez pas d'en tirer des leçons. Certains cabinets choisissent de revoir leurs méthodes, de changer d'outil, voire de se séparer des clients qui refusent de s'adapter aux nouvelles méthodes de travail ! Ce travail peut être mené collectivement, avec l'ensemble des collaborateurs, pour ne manquer aucun retour terrain et renforcer l'adhésion des équipes.