Dans le cadre de l'établissement des comptes annuels mais également lors d'un audit, le terme de piste d'audit fiable est largement utilisé. Aussi appelé chemin de révision comptable, cette technique mise en ½uvre par les professionnels de la comptabilité s'inscrit dans une obligation de contrôle des pièces émises : justificatifs et respect de la chronologie.
Les textes de référence
La piste d'audit fiable en matière de factures électroniques est issue d'une directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010. C'est l'une des 3 méthodes de sécurisation des factures avec l'EDI et la signature électronique qualifiée. Elle permet de satisfaire aux critères de conformité des factures électroniques :
- intégrité du contenu ;
- authenticité de l'origine de la facture ;
- lisibilité.
L'article 289 du Code Général des Impôts ainsi que le Bulletin officiel des Finances Publiques dans son texte BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20, au point numéro II intitulé « Objectifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable et caractéristiques de la piste d'audit fiable ».
Piste d'audit fiable : de quoi s'agit-il ?
La piste d'audit fiable est une technique consistant à contrôler le processus de facturation de l'entreprise. Le principe est de se documenter afin d'obtenir suffisamment de justificatifs permettant de certifier conforme le processus de facturation d'une entreprise.
Les entreprises doivent alors être en mesure de reconstituer les flux de facturation dans l'ordre des étapes de réalisation. La fiabilisation des tâches est régulièrement validée par la mise en place d'un contrôle interne au sein de l'entreprise.
Quand mettre en ½uvre la piste d'audit fiable ?
La piste d'audit fiable doit exister entre la facture émise et reçue et la livraison de bien ou la prestation de services. Il faut la mettre en ½uvre lorsque le processus de facturation utilise un autre procédé que l'EDI fiscal et la signature électronique (RGS).
Elle s'applique aux :
- format papier ;
- PDF simple ;
- EDI simple ;
- ou à une facture signée électroniquement selon un autre procédé que le RGS.
Les objectifs de la piste d'audit fiable
La mise en ½uvre de cette technique de contrôle a pour objectif de s'assurer de la conformité des documents émis, de leur authenticité et intégrité : elle garantit la traçabilité des opérations commerciales réalisées en permettant de reconstituer leur chronologie. Le cycle de vie de la transaction est ainsi sécurisé et permet de s'assurer qu'aucune fraude n'a été commise.
Un des autres objectifs est de s'assurer que les processus de contrôle interne existants (notamment quant à la facturation) sont correctement appliqués et ainsi que les factures émises correspondent bien à des livraisons réellement effectuées.
La documentation peut s'effectuer au travers de tout document justificatif permettant de retracer le processus de facturation de l'entreprise et de faire le lien entre les documents commerciaux en s'assurant d'un enchaînement logique et sans rupture de ceux-ci (devis, bon de livraison, facture).
Ce travail permet de fiabiliser le chiffre d'affaires de l'entreprise mais également les procédures internes mises en ½uvre et de garantir la conformité et réalité des pièces émises.
Documentation des travaux justifiant la piste d'audit fiable
Le chemin de révision est prévu par l'article 911-3 du PCG 2014 qui précise que :
L'organisation du système de traitement permet de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives.
La piste d'audit fiable doit être documentée et les sanctions encourues sont :
- le rejet de la déduction de la TVA pour les factures reçues ;
- et une pénalité de 50% du montant de l'opération pour les factures émises.
La technique mise en ½uvre au quotidien
Dans certains cabinets, il s'agira simplement de reporter un numéro de pièce donné par le logiciel de comptabilité, sur une facture (ou une pièce justificative) en même temps que la mention « comptabilisé ».
Cette technique permettra, sous réserve de maintenir le classement des pièces dans l'ordre des numéros ainsi fournis, de toujours retrouver une pièce comptable à partir de son enregistrement (le numéro de pièce figurant dans le grand livre) et inversement.
On peut ainsi partir du solde ou d'un montant anormal apparaissant dans la balance ou le grand livre et retrouver, à partir des enregistrements et surtout du numéro de pièce, la pièce justificative d'origine.
Une amélioration avec les nouveaux outils du numérique
Contrairement à une idée reçue, la piste d'audit fiable ne disparaîtra pas avec la généralisation de la facturation électronique ! En pratique, elle devrait être plus facile à justifier compte tenu de la traçabilité apportée par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
Avec les logiciels de dématérialisation, de plus en plus, les factures sont scannées, comptabilisées de manière automatique et classées dans un système de gestion électronique des données (GED) facilitant la sécurisation des données et leur traçabilité.
Le professionnel a ainsi accès à la facture directement sur son logiciel comptable car celle-ci est reliée à l'écriture comptable générée. La facture au format PDF s'affiche pour permettre la vérification des montants, numéros de comptes, nom du fournisseur et de tous les éléments importants qui permettent l'affectation dans le compte adéquat.
C'est une nouvelle manière d'assurer la fiabilité et la permanence du chemin de révision (ou piste d'audit) et de l'automatiser. Elle permet aussi de prévenir de l'effacement de l'encre sur certains petits tickets (notamment les tickets carburant ou issus de supermarchés).
Par ailleurs, l'émission des pièces comptables au travers de plateformes dédiées à la facturation électronique va permettre de générer des factures en PDF, plus difficilement modifiables.
Enfin, ajoutons que ces dernières années, notamment avec l'apparition du Fichier des Écritures Comptables (FEC), les logiciels sont dotés de paramètres empêchant la suppression ou la modification de la numérotation de pièces déjà émises. Ainsi, la chronologie des pièces est assurée et leur doublon évité.
Le chemin de révision ou piste d'audit dans le cadre d'un contrôle des comptabilités informatisées
Mais si le but est surtout de gagner du temps lors de la révision et du contrôle des comptes, cet aspect n'est pas le seul intérêt du chemin de révision.
L'administration fiscale précise que :
Conformément à l'article 410-3 du plan comptable général, les comptabilités informatisées doivent permettre de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives.
Elle fait aussi référence à l'article 911-3 du PCG dès lors qu'il s'agit de valider une écriture comptable dans un logiciel.
En effet, le contrôle du chemin de révision et de sa permanence occupe une place importante dans le contrôle des comptabilités informatisées par l'administration fiscale.
En cas de doute sur la permanence du chemin de révision, c'est toute la force probante de la comptabilité qui pourra être remise en cause, surtout lorsqu'il existe d'autres éléments qui permettent de douter de la fiabilité des comptes. Cette fiabilité des comptes doit ici être garantie par la traçabilité des informations.