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Préparer la prochaine période fiscale en cabinet d'expertise comptable

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Période fiscale : pensez à anticiper !

La période fiscale est la période la plus chaude de l'année pour les comptables. C'est une période qui commence pour certains en janvier, pour d'autres dès l'automne. Elle se termine en mai, lorsque toutes les déclarations de résultats ont été envoyées.

C'est une période pas toujours bien vécue et qui peut être difficile pour tous les acteurs. C'est aussi une période d'échange avec les clients que les cabinets peuvent transformer en opportunités.

Pour bien préparer sa période fiscale, il faut avant tout l'anticiper.

 

Faire le point le plus tôt possible sur l'état d'avancement des dossiers

Les mois de novembre et décembre précèdent la période fiscale et sont souvent moins chargés. C'est le moment d'en profiter pour préparer la saison chaude si ce n'est pas déjà fait.

A cette période de l'année, lorsque le cabinet n'utilise pas les portails collaboratifs, il peut être en retard dans la tenue de nombreux dossiers. Les dossiers professions libérales et les sociétés civiles n'ont souvent pas été rapatriés.

C'est le moment de faire le point pour ne pas se laisser surprendre au dernier moment, surtout sur les petits dossiers qui ne sont pas traités tous les mois.

Des cabinets en profitent parfois pour envoyer ce que l'on appelle la lettre de bilan : les dernières recommandations aux clients avant la clôture des comptes. La lettre de bilan contiendra les derniers documents à fournir, la procédure à suivre pour l'inventaire etc.

D'autres cabinets vont plus loin et convoquent leurs clients. Un rendez-vous qu'ils considèrent comme nécessaire pour recueillir toutes les informations indispensables à l'établissement des comptes annuels. C'est aussi un bon moyen de se tenir informé des changements qui affectent leur business et de leurs projets pour 2018. Pour ne pas découvrir le 30 avril qu'il y a eu cession de parts sociales ou que le gérant d'une société a changé au cours de l'exercice précédent !

 

Tirer les leçons de la période fiscale précédente et repérer les clients difficiles

Entreprises et cabinets d'expertise comptable font l'expérience des périodes fiscales chaque année. Certains s'orientent vers une procédure de fast close pour accélérer le processus de clôture des comptes. Ce n'est pas obligatoire.

Même en l'absence de volonté d'accélérer le processus de clôture des comptes, il est possible de tirer parti de son expérience et des périodes fiscales précédentes.

Quels clients sont les plus difficiles à faire réagir dans les délais ? Peut-on les faire intervenir plus tôt ? Et s'il n'y a pas de solution, faut-il les laisser rendre la période fiscale plus difficile encore? Il y a peut être là une décision à prendre.

De la même manière, il peut être intéressant de jeter un oeil aux procédures internes du cabinet et de mettre en lumière les points qui ont posé problème au cours de la période précédente. Il s'agira alors de réfléchir à la meilleure manière d'améliorer l'organisation.

 

Vérifier la mise à jour des connaissances de ses collaborateurs

Une autre source de perte de temps, se trouve parfois dans l'absence de mise à jour des connaissances des collaborateurs. Qui n'a jamais perdu du temps en période fiscale pour vérifier une information ou découvrir une nouveauté sur un dossier parce que la loi de finances a tout changé ? Prenez un peu de temps pour faire le point sur vos dossiers et collecter les informations utiles.

Former ses collaborateurs et vérifier qu'ils ont tous les atouts pour faire leur travail correctement dès le mois de décembre peut donc être une bonne solution. Des conférences gratuites sur les lois de finances sont organisées dans de nombreuses régions.

Une réunion d'information au sein du cabinet peut aider ceux qui n'y sont pas habitués.

 

Informez vos clients plus tôt

On pense souvent que les clients fidèles connaissent les dates limites de déclarations. Chaque année, ce sont à peu près les mêmes. C'est faux.

Le client attend souvent du cabinet qu'il l'informe en temps et en heure pour ne pas avoir à y penser. Les clients ont leur propre business à gérer.

Leur rappeler les dates butoir qui les concernent dès le mois de décembre peut être une bonne solution pour les préparer et les aider à anticiper les demandes du cabinet.

 

Faire une pré-cloture sur les dossiers importants

La pré clôture ou situation avant la fin de l'exercice est un bon moyen de faire le point sur les dossiers importants. Elle permet d'anticiper les problèmes à venir.

Au mois de novembre et décembre, il est ainsi possible de circulariser les principaux fournisseurs pour commencer à justifier ses comptes, solder les comptes transitoires et les comptes de virement interne.

En l'absence d'investissement, passer certaines écritures d'inventaire en avance peut être judicieux. C'est possible pour les amortissements ou les intérêts d'emprunts qui n'auraient pas été comptabilisés.

 

Prévoir un seuil de signification ou interdire les travaux inutiles

Un collaborateur de cabinet est parfois capable de passer beaucoup de temps pour corriger une erreur de quelques euros. Doit-on réellement reprendre tout le rapprochement bancaire pour un écart de quelques centimes ?

Et lorsque le contrôle de TVA fait apparaître un écart de 10¤, doit-on consacrer du temps à rechercher les erreurs ?

Le temps passé sur le dossier n'en vaut peut être pas la peine dans ces exemples et cette surqualité risque fort de diminuer la rentabilité du cabinet. Penser à la rentabilité des dossiers peut aider à limiter ces travaux inutiles.


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online


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