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Différence importante solde réel / théorique (caisse)



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Posté dans le forum Forum Comptabilité générale
Message écrit le: 07/03/2007 11:37
Natcompta

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Afin d'établir un bilan qui corresponde cette fois-ci à la réalité, il faut que je régularise une différence de caisse qui date de plusieurs années. En effet, la caisse n'a jamais été vraiment contrôlée.

Je pense enregistrer dans le compte 671 - Charges exceptionnelles sur opérations de gestion la différence de - 540 € environ au 31/12/2006.

Cette différence est certainement un cumul de retraits divers qui n'ont pas étaient inscrit sur le cahier de caisse. Par exemple, retraits au débit du compte courant, restaurant, déplacements (sans ticket, perdu) …

En outre, quelle est la conséquence ou la particularité pour le bilan ? Faut-il un document avec le solde réel et le solde théorique ?

Merci pour votre aide et vos conseils.

Cordialement.

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Message écrit le: 07/03/2007 13:03
Terenceetphilip..

Expert-Comptable salarié en cabinet
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C'est un sujet qui m'interesse aussi, j'aimerais bien que plusieurs intervenants viennent s'exprimer sur ce delicat sujet, que faire des trous de caisse ?

Quelles sont les obligations des comptables ?

Personnellement je passerais cette différence dans le compte de l'exploitant 108 pour un IR ou le compte courant associé 455 si c'est un IS

Message écrit le: 07/03/2007 14:10
Johndoeww

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Bonjour

Concernant les différences de caisses il est communément admis qu'elles doivent être comptabilisées en 671.

Par contre il n'est pas souhaitable de passer via un 108 et et encore moins dans les c/c associés.

Message écrit le: 07/03/2007 16:48
Sebou

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Bonjour,

Ce cas est malheureusement fréquent. Outre le fait qu'il est préférable de rappeler à la direction ses obligations, il serait opportun qu'un inventaire de la caisse soit réalisé et signé par la direction pour comptabiliser l'écart constaté entre le solde théorique résultant du journal de caisse (le journal physique tenue sur place et non la comptabilité) et le solde réel.

Ensuite, j'opterais pour une charge sur exercices antérieures réintrégrée fiscalement.

Cordialement.

sebou

Message écrit le: 07/03/2007 20:05
Terenceetphilip..

Expert-Comptable salarié en cabinet
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Un solde theorique superieur à la realité traduit souvent des ponctions non declarées par le gerant. Dans la mesure où il ne fournit pas d'explications, n'est-il pas logique de considerer cette difference comme des prelevements perso et les enregistrer en 108 ou 455 ?

Message écrit le: 07/03/2007 20:56
Fifi2

Employé en comptabilité
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Bonjour,

j'ai le souci inverse, j'ai un solde réel supérieur au solde théorique, je me demande s'il n'y a pas d'erreur dans le comptage réel de la caisse car les chèques et les CB sont pointés et il ne peut pas y avoir des erreurs d'imputations de compte.

Que dois je faire?

merci

Message écrit le: 07/03/2007 21:34
Terenceetphilip..

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Bonsoir.

N' y aurait il pas des recettes especes non comptabilisées ?

Message écrit le: 07/03/2007 21:58
Fifi2

Employé en comptabilité
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Ben j'ai pensé à cette solution mais les recettes de la journée sont informatisées et il n'y a pas de moyen de se tromper ou d'oublier des recettes .

arf!

Message écrit le: 08/03/2007 10:05
Natcompta

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Merci vivement pour vos réponses. Je ne pensais pas voir autant de réponses !!

Pour faire le point, si j'ai bien compris, il y a :

- les comptes 671 et 711 sont utilisés fréquemment pour enregistrer des différences de caisse.
Le compte 711 (Produits exceptionnels sur opérations de gestion) est utilisé dans le cas de Fifi2 c'est-à-dire quand la différence est positive et qu'elle est « inexplicable »

- le compte 672charges sur exercices antérieurs, proposé par sebou.
Il serait utilisé comme dans mon cas où la différence ne date pas de cette année. Cette charge ne serait donc pas déductible fiscalement.

- le compte courant 455 (ou 108) :
Au départ, j'avais aussi pensé au 455 ou 108 comme terenceetphilippe.
Mais, en ce qui me concerne, je ne pense pas que le gérant soit d'accord pour le passer dans son compte courant. Il le seras moins pour signer un papier comme le suggère seboubien que ce soit une bonne idée et un élément important.
Néanmoins, mes collègues et moi-même ne serions pas étonnés que le gérant ai pris cet argent pour ses besoins personnels sans l'avoir noté. Mais ça c'est un autre problème, en dehors de la comptabilité.
Deplus, Johndoewwne nous le conseille pas !

Que dois-je faire ?
Peut-être, une lettre au gérant qui indique :
- l'état de la caisse au 31/12/2006, les différents soldes, la différence
- les différents choix : soit un compte de charges, soit le compte courant, soit pas de régularisation (comme les années précédentes).
N'ayant pas d'expert comptable, il est préférable certainement que le gérant me complète et me signe ce document. Car je sais qu'il est capable de mettre la faute sur mon dos sans rancunes ! ( et s'il n'y avait que ça ...)
Qu'en pensez-vous ?

Pour ce qui concerne la différence positive de Fifi2, il peut s'agir d'une vente non enregistrée ou d'une erreur de paiement d'un client (erreur de billets, ...) ou du vendeur quand il rend la monnaie... Sinon, je ne vois pas ?!?

Re Merci beaucoup !

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Message écrit le: 08/03/2007 12:57
Terenceetphilip..

Expert-Comptable salarié en cabinet
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Bon résumé. Je maintiens cependant ma position pour le compte courant car ca me choque que l'on puisse considerer ces trous comme une charge deductible. S'il y a eu un vol, il me semble qu'il faut le prouver mais je ne veux pas polémiquer, je laisse les autres s'exprimer sur ce sujet.

Fifi, je pense aussi à une erreur d'inventaire. Soit il n'a pas été fait à la date de cloture soit le comptage est faux. L'ecart est important ?
Si tu n'avais pas été sur du pointage des recettes, j'aurais proposé de le mettre en recettes omises avec TVA collectée, au moins le fisc n'aurait rien à dire.


Message écrit le: 08/03/2007 13:10
Fifi2

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Merci pour vos réponses.

Euh ca depend mais ce n'est pas excessif, tous les mois j'ai environ un ecart entre 70 euros et 120 euros.

Message écrit le: 12/03/2007 10:14
Johndoeww

Contrôleur de gestion en entreprise
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Surtout s'il y a eu vol la charge est considérée comme déductible. En effet le vol est au détriment de l'entreprise => charge déductible.

Si le vol est le fait du dirigeant, on passe du côté de l'ABS et là on change de registre...

Message écrit le: 12/03/2007 10:23
Fifi2

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Moi dans mon cas, j'ai plus d'argent en caisse, lool!

Message écrit le: 12/03/2007 14:42
Natcompta

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Le dirigeant peut discrètement prendre cet argent quand il veut.
Puis dire qu'il s'agit d'un vol (d'une autre personne) et donc d'une charge à déduire ?!
Ce n'est pas trop facile ?!
Cela dépend de l'honnêteté du gérant, et comme s'est lui qui gère, c'est à lui à dire comment gérer cette différence.
Le salarié-comptable n'est pas là pour faire le gendarme ...

Citation
Si le vol est le fait du dirigeant, on passe du côté de l'ABS et là on change de registre...


Johndoeww, merci de m'indiquer ce que veut dire ABS ?

Pour ce qui concerne Fifi2,

Quelles sont les suggestions que peut faire un contrôleur suite à une différence de caisse positive ?
- Qu'il s'agit d'une vente non déclarée donc TVA non déclarée
A moins de le convaincre que cela n'est pas possible.

Je l'enregistrerai en 711 ou en 471 compte d'attente qui seras régularisé à la clôture de l'exercice.

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Message écrit le: 12/03/2007 15:43
Johndoeww

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ABS = abus de biens sociaux

Message écrit le: 12/03/2007 16:46
Natcompta

Comptable en entreprise
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Citation
Johndoeww
ABS = abus de biens sociaux

OK, je comprend ! Merci

Je suis bien d'accord avec :

Citation
Si le vol est le fait du dirigeant, on passe du côté de l'ABS et là on change de registre...


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Message écrit le: 12/03/2007 17:00
Emmanuel

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Bonjour,

Je suis loin d'être un spécialiste en droit pénal, mais pour moi l'ABS c'est l'usage d'une chose contraire à l'intérêt de la société au profit d'un dirigeant.

En volant de l'argent dans une caisse le dirigeant ne retire pas l'usage à la société mais carrément la propriété.

Ainsi à mon avis cela ne peut être considéré que comme un vol et non comme un ABS.


Message écrit le: 12/03/2007 17:08
Nasdack

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Citation : emmanuel @ 12.03.2007 à 18:00
Bonjour,

Je suis loin d'être un spécialiste en droit pénal, mais pour moi l'ABS c'est l'usage d'une chose contraire à l'intérêt de la société au profit d'un dirigeant.

En volant de l'argent dans une caisse le dirigeant ne retire pas l'usage à la société mais carrément la propriété.

Ainsi à mon avis cela ne peut être considéré que comme un vol et non comme un ABS.

bonjour,

Le fait d'utiliser les biens de la société à des fins personnels, est considéré comme un abus de biens sociaux. Ici, le dirigeant utiliserait la caisse comme son propre portefeuille...

Vol, pas vol, caisse en plus, en moins, il faut régulariser tout ca, et mettre en place une procédure.

Il n'est pas normal d'avoir de l'argent en plus, et il n'est pas non plus normal d'avoir de l'argent en moins !! (s'il y a des soucis, déjà dans le fonds de caisse, j'imagine le reste des comptes...)

Pour revenir au salarié comptable, il n'est pas là pour faire le gendarme, mais sa responsabilité peut etre mis en cause, l'excuse du : "le patron m'a dit de faire..." n'est pas valable. (Dans cette jungle, il faut savoir dire non, et à l'extreme, démissionner ...)

Cordialement,

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Message écrit le: 12/03/2007 17:22
Natcompta

Comptable en entreprise
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Bonjour Nasdack,

Votre dernier message m'a beaucoup intéressé.

Je sais qu'il faut régulariser ces différences, c'est pourquoi j'ai lancé ce forum car je ne savais pas comment faire.

Citation
Pour revenir au salarié comptable, il n'est pas là pour faire le gendarme, mais sa responsabilité peut etre mis en cause, l'excuse du : "le patron m'a dit de faire..." n'est pas valable. (Dans cette jungle, il faut savoir dire non, et à l'extreme, démissionner ...)


Je ne souhaite ni perdre mon emploi, ni mettre ma responsabilité en cause.
Je vais faire un document, comme je l'ai dit plus haut, avec la situation (la différence) et ce qu'il faudrais faire (normalement). Si mon patron veut faire autrement, il complète ce document en donnant les directives et en le signant (avec doubles). Qu'en pensez vous ?

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Message écrit le: 12/03/2007 18:18
Johndoeww

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Le plus simple est de lui faire signer une pièce comptable avec l'écriture à passer.

Message écrit le: 12/03/2007 18:23
Sebou

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Bonjour,

A mon avis, cela ne devrait pas être perçu comme un excès de zèle lorsque le comptable informe la direction d'une irrégularité constatée dans les comptes.

Dans votre document indiquant "ce qu'il faudrait faire", nuancez vos propos :

-Evitez les termes "forts" comme abus de biens social, j'imagine la réaction de votre employeur.

- utilisez le conditionnel du genre "il conviendrait d'imputer l'écart de caisse constaté dans un compte de régularisation...si cette option vous convient, je vous propose de comptabiliser cette opération en date du xxx"

Votre emploi nécessite d'être irréprochable dans la traduction comptable des opérations. Vous avez décelé une irrégularité. Vous devez informer la Direction qui elle seule pourra vous dire comment traiter cette différence.

Il est clair que tout ceci paraît inadapté pour des centimes d'euros quoique à en lire certains commissaires aux comptes...

Maintenant, de votre côté, je me limiterais à informer votre patron de l'irrégularité ... et attendre.

Cordialement.

sebou

Message écrit le: 12/03/2007 18:52
Mariloo

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Citation : Natcompta @ 07.03.2007 à 12:37
Afin d'établir un bilan qui corresponde cette fois-ci à la réalité, il faut que je régularise une différence de caisse qui date de plusieurs années. En effet, la caisse n'a jamais été vraiment contrôlée.

Je pense enregistrer dans le compte 671 - Charges exceptionnelles sur opérations de gestion la différence de - 540 € environ au 31/12/2006..

Je l'enregistrerais plutôt en 672 - Charges exceptionnelles sur exercice antérieur. Non ? Cela fait plusieurs années que l'écart existe ...

Pourquoi ne pas l'avoir régularisé avant ?

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Message écrit le: 12/03/2007 20:16
Johndoeww

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Pour ma part je passerais en 671.

Message écrit le: 13/03/2007 09:56
Natcompta

Comptable en entreprise
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Merci beaucoup pour vos réponses.

Je prend note de vos conseils de formulation, sebou. Je les ajouterai avec l'écriture à passer comme me le suggère Johndoeww.

Maintenant, j'ésite entre le 671 et le 672 !
Johndoeww le passerai en 671 et sebou et Mariloo en 672.
J'opterai plus pour le 672, car, comme je l'ai dit plus haut, cette différence importante (-540€) s'agit certainement d'un cumul de différences de chaque années comme la caisse n'a jamais été controlée.

A mon arrivée dans l'entreprise, personne ne controlait la caisse. Pour mes premiers bilan, j'avais énormement à faire (et à découvrir) donc j'ai fait comme mes précédents. Aujourd'hui, c'est mon troisième bilan, et à chaque fois j'essai de le faire au mieu. C'est pas facile, n'ayant pas le niveau ni la présence d'un expert.

Mais heureusement, il y a ce forum et des membres sympatiques qui m'aident !

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Message écrit le: 13/03/2007 14:09
Johndoeww

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Comme je l'ai déjà indiqué (et comme nous en avons longuement débattus), je n'utilise jamais le 672 car devant être soldé au 31/12.

Message écrit le: 13/03/2007 14:32
Nad64

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Bonjour,

D'accord avec Johndoeww, en 671 puisque le 672 doit être soldé en fin d'exercice.

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Message écrit le: 13/03/2007 16:11
Brabra

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Bonjour à tous,

je me permet de rentrer dans votre conversation car j ai le meme probleme.

Mais natcompta tu t es trompé sur un compte : ce n est pas le compte 711 mais 771.

Moi j ai une difference de caisse positive, vous me conseillé de la mettre dans le compte 771?

merci pour vos réponses!

Message écrit le: 14/03/2007 09:08
Natcompta

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Citation
Johndoeww Ecrit le 13.03.2007 à 14:09
Comme je l'ai déjà indiqué (et comme nous en avons longuement débattus), je n'utilise jamais le 672 car devant être soldé au 31/12.


Citation
Nad64 Ecrit le 13.03.2007 à 14:32
Bonjour, D'accord avec Johndoeww, ...


Je l'ignorai, merci de me l'avoir annoncer.

Citation
Brabra Ecrit le 13.03.2007 à 16:11
...Mais natcompta tu t es trompé sur un compte : ce n est pas le compte 711 mais 771...


Merci pour votre remarque, il s'agit d'une erreur de frappe c'est bien le 771, veuillez m'excuser.

Donc, pour des différences de caisse il faut enregistrer :
- Au débit du 671 - Charges exceptionnelles sur opérations de gestion par le crédit de 530
Lorsque le solde réel est inférieur au solde théorique
- Au crédit du 711 - Produits exceptionnels sur opérations de gestion par le débit de 530
Lorsque le solde réel est supérieur au solde théorique.

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Message écrit le: 24/10/2007 08:56
Natcompta

Comptable en entreprise
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Bonjour à tous !

Je donne des nouvelles et une nouvelle question …

Pour 2006, j'ai fait un document très simple indiquant les principes de la comptabilité (dont l'image fidèle du patrimoine), la différence du solde et les possibilités de régularisation. Le gérant me l'a signé en indiquant de ne faire aucune correction.

Donc, j'ai toujours un solde théorique différent du solde réel. En 2007, j'ai contrôlé si cette différence restait la même, et c'était le cas.

Cependant, nous avons été cambriolé la semaine dernière. Donc, j'ai réellement 0 en caisse et 563 € en comptabilité (soit 23 € volé et 540 € de différence « reportée » de 2006). Nous avons contacté la police et, concernant la caisse, nous leur avons dit qu'il y avait 23 €.

Que dois-je alors faire ??

Merci pour vos conseils.

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Message écrit le: 24/10/2007 09:23
Fred_13

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Région: 13 - bouches-du-rhône


Bonjour.

Je prends le post en route mais l'écriture est la suivante :

D 671 Charges exceptionnelles pour 23
D 455 C/C pour 540
C 530 Caisse pour 563

Je ne vois même pas où est le débat concernant le 455 : si c'est sorti de la caisse, c'est qu'il y a eu prélèvement ou alors qu'il manque des factures payées par caisse. Sans ces factures, vous n'avez pas le droit de déduire fiscalement une charge (même exceptionnelle : les charges exceptionnelles ça doit se justifier dans la liasse, et "erreur de caisse" en libellé ça fait un peu désordre sur une liasse fiscale, sauf si votre contrôleur préféré vous manque...). Il n'y a donc pas d'option : c'est dans le 455 que ça se passe.

Je vous rappelle qu'en cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de justifier le solde de la caisse. Ca serait quand même dommage de s'attirer les foudres de l'administration pour 563 €...

Cordialement.

Message écrit le: 19/11/2007 16:36
Natcompta

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Merci Fred_13 pour votre réponse (remerciement un peu tardif, je m'en excuse).

Citation
D 671 Charges exceptionnelles pour 23
D 455 C/C pour 540
C 530 Caisse pour 563

Au jour du cambriolage, je vais saisir l'écriture charge/caisse pour 23 €. Néanmoins, pour la différence de 540 €, je préfère attendre la fin de l'année et refaire un document à mon patron en prenant également compte de vos remarques.

Cordialement.

--------------------


Message écrit le: 26/03/2008 17:38
Natcompta

Comptable en entreprise
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Région: 82 - tarn-et-garonne


Bonjour,

Finalement j'ai fait ce document signé par mon patron qui m'a indiqué de saisir ces 540 ¤ de différence en 671 Charges exeptionnelles.

Je vous remercie encore pour l'aide que vous m'avez apportée.

Cordialement.

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