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Conseils :

Comptabiliser un livre de caisse



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Posté dans le forum Forum Comptabilité générale
Message écrit le: 07/03/2008 20:14

Collaborateur comptable en cabinet
Messages: 2759
Inscrit le: 22/02/2007
Région: 69 - rhône


Bonjour,

Je n'utilise pas ciel compta mais le principe que je vais vous indiquer est valable pour tous les logiciels !

Vous devrez créer un journal que vous nommerez par exemple CA. Journal de trésorerie.

Vous devrez, bien sûr, tenir un livre de caisse (agenda perpétuel que vous trouverez en papeterie, mais vous pouvez le tenir sur un tableur genre excel) qui retracera l'ensemble de vos opérations de caisse.

Sur chaque journée de travail, sur votre agenda (ou tableur) vous devrez indiquer les recettes journalières. Puisque vous avez deux taux de Tva vous indiquerez sur une ligne les recettes TTC 19.60 % et les recettes TTC 5.50 %. Peu importe que ces recettes soient des recettes "chèques", "espèces" ou "CB" (ou tickets restaurants). Sur l'agenda perpétuel ces recettes figureront sur la partie gauche de la page du jour. Ensuite vous additionnez vos deux recettes (19.60 + 5.50) et vous indiquez en bas de page le total des recettes. Vous comptabiliserez ces recettes dans deux comptes, distincts, de la classe 7. Un compte pour le CA 19.60 % et un compte pour le CA 5.50 %.

Sans doute, le premier jour de votre début d'activité aurez vous fait un apport personnel (fonds de caisse). Lors de la comptabilisation, cet apport est comptabilisé au compte 108000 (ou 455 000 si vous êtes en SARL).

Les dépenses (paiement de factures en espèces...évitez cependant les paiements en espèces ! préférez toujours un paiement par chèque car un paiement par chèque ou CB d'une dépense apparaitra toujours sur votre relevé de banque alors que si vous omettez d'indiquer un paiement en espèces sur votre agenda de caisse, cela est gênant !).
Donc chaque jour vous additionnez vos recettes et vous reportez chaque jour suivant le solde de la journée précédente.

Au bout de quelques jours, votre tiroir caisse débordera d'espèces et de chèques. Vous allez donc faire des dépôt d'espèces, de chèques (voire tickets restaurants) à votre banque. Le jour où vous faites ces opérations de dépôts, vous devrez inscrire sur votre agenda de caisse dans la colonne "dépenses", le montant des sommes que vous sortez de votre caisse pour les apportez à la banque. Votre solde journalier sera donc constitué de :

Exemple :
Jour n°1
+ votre apport de départ ==> 300
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 100
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 50
= solde fin de journée n°1 : 450

Jour n°2
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 200
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 300
+ solde fin de journée n°1 ==> + 450
- dépenses du jour : timbres postaux : 20
= solde fin de journée n°2 : 930 euros

Jour n°3
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 300 (en progrès !)
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 200
+ solde fin de journée n°2 ==> + 530
- dépenses du jour : versement espèces à la banque ==> 500
- dépenses du jour : remise de chèques à la banque ==> 120
= solde fin de journée n°3 : 810 euros (que vous reporterez le jour n°4)

etc.. etc...

Concernant les paiements en CB :
si paiement de 150 euros (total des CB du jour) le jour n°2 alors ce même jour vous indiquez une "sortie" de 150 euros car c'est le TPE (appareil CB) qui va faire automatiquement le virement sur votre compte bancaire. Donc vous sortez le même jour le montant de la recette que vous avez eu en CB.
Exemple à partir de la journée n°2, ci-dessus :
Jour n°2
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 200 (dont 50 euros en CB)
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 300
- vos "dépenses" (sortie) en CB ==> - 50
+ solde fin de journée n°1 ==> + 450
- dépenses du jour : timbres postaux : 20
= solde fin de journée n°2 : 880 euros

Au niveau de la comptabilisation :
(à partir des mêmes exemples ci-dessus) :
Jour n°1
+ votre apport de départ ==> 300 (compte 108 si vous êtes travailleur indépendant)
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 100 (compte 701 000)
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 50 (compte 701 100)
= solde fin de journée n°1 : 450

Jour n°2
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 200 (compte 701 000)
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 300 (compte 701 100)
+ solde fin de journée n°1 ==> + 450
- dépenses du jour : timbres postaux : 20 (compte 626xxx)
= solde fin de journée n°2 : 930 euros

Jour n°3
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 300 (compte 701 000)
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 200 (compte 701 100)
+ solde fin de journée n°2 ==> + 530
- dépenses du jour : versement espèces à la banque ==> 500 (compte 580 005)
- dépenses du jour : remise de chèques à la banque ==> 120 (compte 580 002)
= solde fin de journée n°3 : 810 euros (que vous reporterez le jour n°4)

et ainsi de suite.
Pour le traitement des CB, le principe est le même.
Exemple à partir de la journée n°2, déjà indiquée précédemment :
Jour n°2
+ vos recettes journalières 19.60 % ==> 200 (dont 50 euros en CB)
+ vos recettes journalières 5.50 % ==> 300
- vos "dépenses" (sortie) en CB ==> - 50 (compte 580 003)
+ solde fin de journée n°1 ==> + 450
- dépenses du jour : timbres postaux : 20
= solde fin de journée n°2 : 880 euros

A la fin du mois vous indiquez au débit du compte 531 000 le total des recettes du mois et au crédit du compte 531 000 le total des dépenses du mois. Le solde de votre compte 531 000 (caisse) doit bien sûr être identique au solde du dernier jour du mois qui figure sur votre agenda.

A la banque :
Vous comptabiliserez les sommes qui "arrivent" de la caisse (vos dépôts de CB, chèques et espèces) dans les mêmes comptes que vous avez utilisé pour les "sorties" de caisse :
580 002 : pour les chèques
580 003 : pour les CB
580 005 : pour les espèces
Ces comptes sont ce qu'on appelle des comptes de virements internes.

Vous pouvez bien sûr utiliser des comptes différents mas la "racine" sera toujours "58".
Vous pouvez utilisez des comptes 580 001 ou 580 002 ou 580 003 ou 580 004 etc etc...
Ainsi vous voyez bien que ces comptes seront soldés.
==> sortie de caisse, supposons 50 euros. Cette somme est au débit du compte 58xxx
==> arrivée de ces 50 euros à la banque. Cette somme est au crédit du compte 58xxx
Le compte 58xxx est donc bien soldé.

Bon, je ne sais pas si j'ai été clair mais ce n'est pas simple d'expliquer la tenue de caisse par écrit !!

Cordialement

PS : Attention ! (même si cela est évident !) mais votre solde de caisse NE DOIT JAMAIS être négatif !!

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