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Note de frais particulière - déménagement de personnel



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Posté dans le forum Forum Droit social
Message écrit le: 31/07/2012 09:56
Compta82

Comptable général en entreprise
Messages: 2
Inscrit le: 31/07/2012
Région: 67 - bas-rhin


Bonjour,

Un personne de notre groupe se voit "muté" à un poste de direction à l'étranger (espagne).
Il a été décidé que ses frais de déménagement seraient supportés par notre entreprise, ce qui est normal. Aprés avoir fait quelques devis pour le déménagement de ses meubles, cette personne considère que le prix est trop élevé, le devis le moins cher s'élevait à 10900¤.
Sur accord du directeur général il a été décidé, plutot que de déplacer les meubles, de racheter de nouveaux meubles sur place. Jusque là pas de problème.
seulement voilà, sur la base du devis le moins cher, ce monsieur me présente une note de frais pour "frais de déménagement" de 10900¤ avec lesquels il veut s'acheter des meubles...
Je ne vois pas comment comptabiliser ceci, c'est vraiment un casse tête, je ne peux pas payer sur la base d'un devis, je ne peux pas payer sur la base des factures de meubles, sinon notre entreprise devient propriétaire des meubles et si on a un controle URSSAF il est clair qu'une telle note de frais sera vérifiée immédiatement...

Est-ce que quelqu'un s'est déjà retrouvé dans cette situation? si oui comment pourrais-je traiter ce cas?

Davance, merci

Cordialement,

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Message écrit le: 31/07/2012 12:40
Jeff84

Expert-Comptable salarié en cabinet
Messages: 1195
Inscrit le: 13/04/2009
Région: 84 - vaucluse


Bonjour,

Et bien, ou ce prix est gonflé artificiellement, ou il a 300 m2 à déménager...

Pour moi, les factures de meubles peuvent être déduites, car avec le devis en appui, on peut justifier qu'il s'agit d'une dépense engagée dans l'intérêt de l'activité. Ils seront la propriété de l'entreprise, qui pourra les revendre lors de la cessation des fonctions du gérant.

Si vous voulez que les meubles lui appartiennent, il faudra verser une prime soumise à charges.

Cordialement,

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Message écrit le: 31/07/2012 13:29
Compta82

Comptable général en entreprise
Messages: 2
Inscrit le: 31/07/2012
Région: 67 - bas-rhin


Bonjour,

Merci pour votre avis.

Les devis ne sont pas sur-estimés, il en avait fait faire 3, le plus élevé chiffrait à 13 200¤... Celui à 10 900¤ étant le plus "raisonnable" .
Effectivement il y aurait eu beaucoup à transporter sur une assez longue distance (1450km). Les devis sont donc justifiés il n'y a pas de débat là dessus.

Cela dit mon problème est de trouver le moyen de donner ces fonds à cette personne et l'imputation comptable que je peux en faire. Ma seule pièce justificative étant le mail du DG accordant le montant du devis le plus faible pour qu'il s'achète ses meubles. Je n'ai aucune facture ou quoi que se soit d'autre pour comptabiliser.
J'ai la possibilité technique de lui faire le virement de ce montant mais je ne vois pas comment comptabiliser cette sortie de fonds.

Il s'avère qu'il a déjà pris les devants et s'est déjà acheté ses meubles là bas. les factures sont à son nom et le total excède largement le montant accordé, il a acheté pour presque 24 000¤ de meubles et équipements.

Donc en gros on compense en partie le fait que l'on ne paye rien du déménagement vu qu'il se rachète presque tout sur place en lui donnant personnellement le montant qu'aurait coûté ce déménagement s'il avait été réalisé.

Passer par une note de frais me parait non conforme, j'aurais plutot parlé d'une "prime de déménagement" comptabilisée dans les frais de personnel, mais ceci doit avoir une incidence fiscale non négligeable... j'ai beau chercher dans le Lefebvre comptable je ne trouve pas de solution

cordialement,

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