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Remboursement avance de frais et nom sur la facture ?



3 réponses
8221 lectures
Posté dans le forum Forum Comptabilité générale
Message écrit le: 01/11/2014 14:38
Ant1

Cadre du secteur privé
Messages: 10
Inscrit le: 01/11/2014
Région: 33 - gironde


Bonjour,

Je gère une association culturelle (réalisation d'exposition) en mode collectif : 15 dirigeants=administrateurs=artistes.

Dans le cadre de la réalisation d'exposition, certaines personnes sont amenées à avancer des frais de matériel ou autres eux-mêmes. Nous ne payons donc pas toujours directement avec le chéquier de l'association mais chacun individuellement.

Mes recherches me montrent que je peux rembourser ces personnes contre facture :

- au nom de l'association

- et également contre facture au nom de la personne (car certains ne pensent pas toujours à faire une facture au nom de l'asso) + signature d'une " note de frais " (La note de frais regroupant ainsi des frais de matériel et des frais divers de missions ou déplacement)

Est-ce correct ?

En vous remerciant par avance

Ant1



Message écrit le: 01/11/2014 17:20
Maradhino

Expert-Comptable salarié en cabinet
Messages: 362
Inscrit le: 25/09/2011
Région: 75 - paris


Message édité par Maradhino le 01/11/2014 17:22

Bonjour,

Effectivement votre raisonnement est correct.

Mais il faut faire une distinction entre les éléments qui sont achetés pour servir à l'association et les frais de déplacement propres à l'activité des salariés.

- Eléments achetés par un salarié pour les besoins de l'association (ex : fournitures administratives)

Le remboursement ne peut (ou doit) se faire que si la facture est faite au nom de l'association. Cette règle répond entre autre à une exigence fiscale. Une charge n'est déductible que si elle a été engagée pour les besoins de l'entreprise. La mention du mon de la société est un élément de preuve.

- frais de déplacement lors d'une mission.

Il est nécessaire que le salarié indique sur la facture non seulement le nom des personnes salariées concernées par le repas +signatures, mais également la nature de la mission. Par contre il n'est pas nécessaire que figure le nom de l'association.

Si vos association est fiscalisée attention aux règles de TVA sur les factures de frais de déplacement.

Bien cordialement.



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Message écrit le: 03/11/2014 10:44
Ant1

Cadre du secteur privé
Messages: 10
Inscrit le: 01/11/2014
Région: 33 - gironde


Bonjour Maradhino,

Merci pour votre réponse. Je fais bien de poser la question car j'ai déjà accepté des factures de matériel pour faire les expositions au nom des personnes....du coup, je leur dirai que ça marche plus mais est ce problématique pour celle déjà accepté et donc rembourser ?

Merci par avance

Ant1



Message écrit le: 03/11/2014 11:12
Maradhino

Expert-Comptable salarié en cabinet
Messages: 362
Inscrit le: 25/09/2011
Région: 75 - paris


Message édité par Maradhino le 03/11/2014 11:16

Bonjour,

Je ne connais pas le régime fiscal de votre association. Si votre association est soumise à l'IS la réglementation demande que vous réintégrez ces charges.

Cordialement.



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