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Comment numéroter les pièces comptables?



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Posté dans le forum Forum Comptabilité générale
Message écrit le: 27/07/2015 10:23
Stamot06

Entrepreneur
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Bonjour,

pour me mettre aux normes vis à vis des nouvelles obligations nées du FEC, je cherche à savoir comment numéroter de manière pertinente (mais légale), mes pièces comptables.

Je sais que les factures/avoirs que j'émets doivent être numéroté(e)s séquentiellement et sans trous. Quid des factures fournisseur? Puis-je utiliser leurs numéros de factures dans ma comptabilité? Dois-je effectuer une numérotation moi-même? Dans ce cas, est-il possible de prendre en préfixe "année/mois" et de redémarrer à 1 à chaque mois?

Apparemment, le numéro de pièce est obligatoire pour chaque écriture dans le FEC. Et pour les écritures bancaires? Dois-je numéroter chaque ligne de mon relevé de compte et m'en servir comme numéro de pièce?

Merci beaucoup pour vos réponses.

PS: J'aurai certainement d'autres questions relatifs au FEC. Y a-t-il un endroit du forum dédié à ces questions?



Message écrit le: 27/07/2015 12:32
Elo44

Comptable unique en entreprise
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Région: 44 - loire-atlantique


Bonjour,

Il ne faut pas confondre la numérotation des factures clients / fournisseurs et l'enregistrement comptable.

Concernant vos factures clients, vous connaissez déjà la règle de numérotation. Concernant vos factures fournisseurs, c'est eux qui détermine la leur.

Il ne vous reste donc plus qu'à enregistrer comptablement vos pièces.

La question qui se pose est : comment le faites-vous? Par le biais d'un logiciel? Dans un tableur?

Pour ma part, j'utilise un logiciel (CIEL COMPTA) qui, à chaque enregistrement d'écriture, émet un numéro unique (intitulé "numéro de mouvement") . C'est ce numéro que je reporte à chaque fois sur mes factures de vente et mes factures d'achat en le faisant précéder du code du journal dans lequel je les ai saisies.

Par exemple, quand j'enregistre une facture de vente, je vais reporter sur ma facture le code VT18555 (qui correspond à journal de VENTE et au numéro d'enregistrement 18555). Quand le client me paiera cette facture je reporterai BQ18556 (BQ étant le code pour mon journal de banque et 18556 le numéro de saisie).

Ainsi en regardant une pièce comptable (une facture client, pour l'exemple), je sais si elle a été enregistrée (code VT attribué) et si elle a été payée (code BQ attribué).

Idem pour les achats :  HA - BQ

J'enregistre les salaires de même : SA - BQ

etc...

En résumé, mes factures auront 3 "codes" :

- le numéro de facture (client ou fournisseur) que je reporte sur mes enregistrements comptables pour le retrouver plus facilement

- le numéro d'enregistrement comptable de l'achat ou de la vente

- le numéro d'enregistrement comptable du règlement client ou fournisseur

Si vous utilisez un logiciel, le ficher FEC sera automatiquement créé (et au bon format) au fur et à mesure de votre saisie comptable. Sinon, il vous faudra formater votre outil pour qu'il puisse exporter au bon format ce fichier.

En espérant avoir donné des pistes d'info,

Bien cordialement,

Elodie



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Message écrit le: 29/07/2015 01:38
Stamot06

Entrepreneur
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Merci pour vos eclaircissements.

En fait, j'utilise un logiciel comptable "maison" développé par mes soins et qui me convenait bien (mon entreprise est assez petite -300 ecritures/an). Pour  effectuer le suivi des règlements que vous décrivez, je passe par une zone "référence commande" et j'ai une fonctionnalité qui me permet de visualiser toutes les lignes d'écriture associées à cette référence. Mon entreprise faisant de l'achat/vente de pièce d'occasion, cela me permet non seulement de visualiser l'aspect émission facture client/règlement facture client, mais aussi réception facture fournisseur fournisseur/règlement facture fournisseur.

Je ne sais pas si j'ai correctement décrit la cinématique de mon entreprise mais si vous l'avez compris, pensez vous que ma zone "Référence" puisse servir de numérotation de pièce?

Ce qui me gêne un peu dans la cinématique que vous décrivez, c'est que je pensais que le logiciel servait à saisir puis restituer selon des règles de tri différentes les informations comptables, toutes les informations saisies se trouvant sur la pièce comptable. Or là, il y a saisie de l'écriture, génération d'un numéro de mouvement et répercussion de ce mouvement sur le document papier: c'est surprenant.



Message écrit le: 29/07/2015 07:59
Mozo

Comptable en entreprise
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Message édité par Mozo le 29/07/2015 08:05

Bonjour,

Pour rejoindre Elo44, 

Vous voulez vous compliquer la vie inutilement,

Vous n'avez pas besoin de numéroter les factures fournisseurs dans un ordre chronologique, le plus simple c'est d'utiliser dans la zone "référence" ou "numéro" ou "pièce"  le numéro de la facture fournisseur qui vous permet d'identifier la pièce d'origine ou à défaut dans la zone libellé du mouvement.

Il existe aucune règle qui exigerait la numérotation chronologie des factures fournisseurs dans sa comptabilité, en 31 ans de métier je l'ai rencontré qu'une seule fois et je ne trouve pas cela très pertinent.

En revanche

j'utilise un logiciel comptable "maison" développé par mes soins

Si c'est sous excel, votre comptabilité ne sera pas reconnue par le fisc et si c'est une base de donnée avec un programme fait maison, cela veut dire aussi que vous êtes capable de modifier les données par conséquent votre comptabilité ne serai pas reconnue pour la même raison.

A mon avis il est inévitable d'utiliser un programme du commerce

Cordialement

Christian




Message écrit le: 29/07/2015 10:54
Blueharp


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Bonjour,

Confirmation : attention aux logiciels "maison" ! Votre compta pourrait être rejetée (sauf si vous êtes auto-entrepreneur).

Cordialement



Message écrit le: 29/07/2015 14:20
Stamot06

Entrepreneur
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Mozo:

je cherche justement à rester "dans les clous" tout en simplifiant au possible: si la loi ne m'impose pas de renuméroter séquentiellement les pièces fournisseurs, je ne le ferai pas mais je veux être sûr qu'on ne me cherchera pas misère en cas de contrôle.

Concernant les logiciels "maison", certes je pourrais créer un logiciel permettant les modifications dans tous les sens mais si je respecte les règles concernant notamment les clôtures/validations et qu'il n'y a pas de "trous" dans les écritures, bref, si respecte les règles imposées par l'administration fiscale en matière de tenue de comptabilité informatique, quelles justifications pourraient être fournies par les fisc, pour rejeter?

sinon

- le fisc aurait organisé un principe d'agréments (à l'instar de ce qui existe pour les remontées de bilan depuis deux ans) en imposant que seuls les logiciels ayant reçu l'agrément pourraient être utilisés. Or, à ma connaissance, ce principe d'agrément n'existe pas.

- les grandes entreprises (voire certaines PME) utilisant leurs propres chaînes de traitement comptable verraient également leur comptabilité rejetée



Message écrit le: 29/07/2015 14:23
Coc admin

Fondateur de Compta Online


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Bonjour,

Je vous invite à lire l'article suivant sur cette thématique :

Bien cordialement,

Frédéric



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Message écrit le: 29/07/2015 19:38
Mozo

Comptable en entreprise
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Re

Une des plus grande société de diffusion de logiciel de gestion, Sage pour pas le nommer avait été sanctionnée par le fisc en raison de leur méthode de clôture des écritures. 

Les blancs, les ratures, la modifications est en principe interdit dans une comptabilité depuis des décennies.

En principe les logiciels numérotes en interne toutes les lignes de façon que si vous ajoutez une écriture sur l'exercice 2013  elle prendra le numéro chronologique après la dernière écriture de juillet 2015.

Cordialement

Christian



Message écrit le: 29/07/2015 21:47
Stamot06

Entrepreneur
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Je suis un petit peu étonné de ce que vous dites.

En principe, j'ai le droit de changer de logiciel chaque année (voire même plus d'une fois par an en faisant une exportation/importation, mais laissons ce cas il est vrai tortueux de côté). Dans ce cas, en début d'exercice, les données comptables du nouveau logiciel sont vierges. Arrivé, en mai lorsque le bilan de l'année précédente est définitif, on peut saisir les écritures d'à nouveau au 1er de l'année en cours.Si j'ai la mauvaise idée de saisir des données sur une exercice de deux ans antérieur, comment l'ancien logiciel pourrait-il connaître des données appartenant au nouveau logiciel (en l'occurence, le numéro de la dernière ligne d'écriture saisie dans le nouveau logiciel).

Dès lors, pourquoi n'aurai-je pas le droit à chaque début d'année de réinitialiser tout mon environnement comme s'il s'agissait d'un nouveau logiciel?

D'une manière connexe quoiqu'un peu hors sujet, suis-je obligé légalement de clôturer le dernier mois saisi au moment de l'établissement de la déclaration de TVA ou puis-je clôturer seulement en fin d'exercice? (par "clôturer", j'entends "valider les écritures" et donc figer le brouillard de saisi. A ce moment et dès l'instant où j'étais encore en phase de brouillard, j'ai encore le droit avec mon logiciel de renuméroter les écritures. Non?



Message écrit le: 02/08/2015 02:58
Stamot06

Entrepreneur
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pas de réponse?

j'espère que je n'ai vexé personne...



Message écrit le: 02/08/2015 09:14
Mozo

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Il n'existe pas d'obligation ou de procès de l'ANC (autorité des normes comptables) qui implique une numérotation des écritures comptables par l'utilisateur. La seule obligation c'est de pouvoir justifier des écritures

D'autre part,  en principe les logiciels numérotent les écritures validées de façon chronologiques mais en principe cette numérotation n'est pas visible par l'utilisateur, elle permet de démontrer qu'il n'y a pas eu d'écriture supprimée ou insérée.

En principe les factures de ventes doivent comporter un numéro dans une série, afin de déterminer la chronologie mais en ce qui concerne les factures fournisseurs elles comportent le numéro d'ordre dans la comptabilité du cédant il convient donc lors de l'enregistrement dans sa comptabilité de reprendre ce même numéro il est inutile de renuméroter un document déjà numéroter dans une nouvelle séquence.

En 32 ans de métier, j'ai vu une seule fois une entreprise qui renumérote dans une séquence ses factures fournisseurs ce qui alourdi de façon importante la gestion alors que cela apporte rien. 

Double effet indésirable et inutile, cette entreprise lorsqu'elle paye sont fournisseur par virement indique sa référence chronologique dans le motif du paiement ce qui rend plus compliqué au bénéfice d'identifier à quelle facture le règlement se rattache.

Triple effet indésirable,  une entreprise qui renumérote ses factures fournisseurs  peut comptabiliser très facilement une même facture puisqu'il n'y a plus de contrôle d'unité par le numéro de pièce d'origine

Pour répondre à votre soucis de brouillard :   le brouillard et la clôture des écritures sont uniquement utilisés par certain logiciel, ce principe n'existe pas sur tous les logiciels.  Lorsqu'elle est présente  il faut impérativement clôturer ses écritures à pire le jour de la déclaration fiscale.

Les logiciels qui n'utiliser pas les brouillards temporaires, la question ne se pose pas puisque toutes les écritures ne sont pas modifiables.

Cordialement

Christian



Message écrit le: 06/02/2016 22:57
Debehaber

Directeur Administratif et financier en entreprise
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Bonjour Elodie,

Dans la continuité de votre message plein de bon sens, pourriez vous m´en dire un peu plus sur vos pratiques de classement et d archivage des documents comptables.

D´avance merci.

Cordialement.

Pierre.



Message écrit le: 07/02/2016 08:23
Mozo

Comptable en entreprise
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Bonjour,

Le plus naturellement par nom de fournisseur,   ainsi pour étudier les dépenses de votre fournisseur d'électricité vous sortez d'un seul coup vos factures de ce fournisseur

Cordialement

Christian



Message écrit le: 08/02/2016 10:20
Elo44

Comptable unique en entreprise
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Bonjour Pierre,

Merci de votre message.

Je ne sais pas si mon classement comptable vous paraitra forcément logique et utile mais il l'est pour moi dans la mesure où il répond à ma pratique et à mes obligations de déclarations.

Je m'explique : Je suis soumise à la TVA sur les encaissements et donc classe mes documents en fonction du mois de paiement afin que l'ensemble de mes documents soient groupés pour faire ma déclaration mensuelle de TVA.

J'ai donc :

- un classeur de factures fournisseurs classés par mois de paiement (puis éventuellement classées par ordre alphabétique)

- un classeur de factures de vente classées également par mois de paiement (puis éventuellement classés par numéro de facture ou type de facture : ventes en France - ventes CE - ventes étranger)

- un classeur concernant les salaires (par mois également)

- et j'isole certains documents comme les charges sociales, les impôts et taxes et les immobilisations.

Ce classement me permet donc de faire chaque mois :

- mon rapprochement bancaire

- ma déclaration de TVA.

En cas de contrôle fiscal, tout est ainsi justifié.

Et j'ai d'ailleurs subi un contrôle fiscal (contrôle TVA , entre autres) il y a deux ans : le contrôleur était plutôt étonné de mon classement (inhabituel) mais il se trouve qu'il a apprécié de retrouver facilement les documents correspondants (en plus d'avoir pu obtenir un fichier FEC conforme).

Quant il s'agit de retrouver ensuite une facture (client ou fournisseur), je tape dans mon logiciel comptable le nom du client ou fournisseur, repère la facture en question et sa date de paiement et peux aller la récupérer dans le classeur du mois en question.

Quant à faire une analyse des dépenses par fournisseurs ou ventes par clients, il suffit alors de faire des exports de comptes clients ou comptes fournisseurs ou d'imputer des codes analytiques sur vos ventes ou achats, etc...

Je suis consciente que mon  classement n'est peut être pas adapté pour tout le monde, mais pour ma part (PME de 20 salariés), il me convient parfaitement, mon expert comptable n'a pas l'air de s'en plaindre et semble plutôt bien s'y retrouver également.

En espérant avoir pu vous donner des pistes.

Je suis également toujours curieuse et à l'écoute d'autres formes de fonctionnement car ce qui convient un temps peut ne plus convenir au fur et à mesure de l'évolution de l'activité de sa société (pour tout vous dire, il y a 7 années de cela, je travaillais uniquement sur Excel, sans logiciel comptable ni logiciel de paye...)

Au plaisir de vous lire,

Bien cordialement,



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Message écrit le: 09/02/2016 20:15
Debehaber

Directeur Administratif et financier en entreprise
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Région: Es - espagne


Bonjour Elodie, 

Merci pour votre réponse.

Moi aussi, à mes débuts, j´avais commencé par tenir ma comptabilité sur XL. Et l´administration fiscale espagnole, à l´époque, n´avait rien trouvé à redire...malgré 2 contrôles fiscaux plutôt serrés.

J´ai trouvé votre procédure...brillante et très adaptée à votre activité/contrainte administrative. L´enchainement trésorerie (rapprochement bancaire) - déclaration de TVA mensuelle est tout simplement bien vu.

On pourra toujours s´interroger effectivement si dans le cadre d´activités comme le BTP (TVA sur les débits) avec des contrats à long terme, un archivage par fournisseurs ou par lot/contrat n´est pas plus judicieux...Tout dépend de l´ERP de gestion utilisé et des options de numérisation des pièces affectées à la saisie comptable.

En ce qui me concerne, ma comptable range ses factures par nom de fournisseurs dans une armoire prévue à cet effet et qui se trouve dans son bureau. Et une fois le paiements effectué/reçu, les grands comptes sont archivés séparément et les petits comptes rassemblés chroniquement dans un même carton dans les archives...ce qui ne l´a pas empêché, d´ailleurs, de payer une grosse facture fournisseur 2 fois...

L´enjeu étant peut être de mieux penser le classement des bons de commande, bons de réception et leur rapprochement avec la facture...

Bien à vous.

Pierre.



Message écrit le: 12/02/2016 11:06
Pyxelle

En année Sabbatique
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Région: 33 - gironde


Bonjour Stamo,

Je ne vais pas rebondir que les différents sujets abordés, mais juste vous donner la méthodes employée dans mon cabinet.

Comme il y a un grand nombre de factures à traiter par client, nous avons mis en place une numérotation spécifique. Ainsi, toutes les factures du mois de janvier 2015 commencent ainsi : 1501xxx (1501001/1501002/...), pour février 2016, cela donnera donc 1602xxx (1602001/1602002/...)

Cela permet d'avoir une référence commune avec nos clients (qui se chargent en général de cette renumérotation), et cela facilite donc les échanges.

Nous faisons de même pour les factures de ventes. Chez le client, tout est dans un classeur (papier), et tout est également numérisé depuis l'an dernier, ce qui permet au cabinet de retrouver facilement un document sans être obligé de le redemander au client.

Seul bémol à cette méthode : les débuts sont souvent laborieux, avec des doublons de numérotations, ou des erreurs dans le numéro attribué (une facture daté du 25/02/2015, reçue le 05/03/2015 a tendance à être numérotée en 1503xxx au lieu de 1502xxx). Dans ce cas, nous corrigeons en l'indiquant au client, qui corrige de son côté sur la facture papier. Mais ce petit désagrément disparait généralement dès le 2ème ou 3ème mois.

Vous faites actuellement votre comptabilité vous-même si j'ai bien compris, donc vous n'avez pas forcément besoin de renuméroter les pièces si vous n'en avez pas beaucoup. En effet, vous pourrez vous y retrouver facilement, et une personne extérieure aussi. Ceci dit, si vous dépasser la 30aine de factures par mois (ventes ou achats), je vous invite à mettre en place ce type de méthode. En cas de contrôle, tout sera facilité pour la personne extérieure, et si vous devez faire appel un jour à un expert-comptable, vous serez déjà habitué à le faire.

Cordialement,



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