Société à l'IS et frais de véhicules non inscrit au bilan

Bonjour,

Il est possible pour la société de rembourser aux salariés (ou assimilés salariés)  les frais réels ou alors de les rembourser par le biais d'indemnités kilométriques. Cependant, dans les deux cas, il faut pouvoir prouver l'usage professionnel de ces dépenses. ?€ défaut, les remboursements sont considérées comme des salaires avec les conséquences fiscales et sociales (cotisations) qui en résultent.

Il faut donc, en plus de produire en comptabilité les justificatifs de dépense, prouver l'usage professionnel. Le mieux est sans doute de le faire par le biais d'un carnet de bord sur lequel le salarié indique pour chaque déplacement professionnel les lieux de départ et d'arrivée, le kilométrage et la raison du déplacement.

?€ partir du nombre total de kilomètres parcourus et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, vous pourrez calculer un ratio d'usage professionnel  du véhicule à appliquer sur les factures de gazole ou d'entretien pour déterminer leur part professionnelle.

La part privée est à considérer comme un avantage en nature à moins, pour le gérant et s'il est associé, qu'il ne soit possible de l'imputer sur son compte courant dans la société sauf à ce que celui-ci ne devienne débiteur.

Il faudrait donc demander aux personnes concernées si elles tiennent un tel carnet de bord. Sinon, il faut trouver une clé de répartition qui colle au plus près à la réalité. Un minimum pourrait peut-être être une répartition 5/7 (5 jours de travail pour une semaine de travail) ou pour un salarié (365 jours moins 52 x 2 week-ends moins le nombre de jours fériés dans l'année moins le nombre de jours de congés payés (hors week-end)) / 365 jours.

Ce prorata est aussi à utiliser pour calculer la TVA déductible qui ne l'est que sur la partie professionnelle.

La déductibilité de la TVA ne peut par ailleurs se faire que si les règles habituelles sont respectées. Il faut notamment que la facture soit au nom de l'entreprise et non à celui du salarié ou du gérant.

La TVA sur les dépenses d'entretien des véhicules de tourisme n'est pas déductible.

?€ noter aussi : la taxe sur les véhicules de société est a priori due pour ces véhicules bien qu'elle n'en soit pas propriétaire.

Cordialement.