Ecart de caisse important et répétitif

Bonjour,

Je suis débutante dans le métier de comptable et j'ai un petit soucis d'écart de caisse.

En effet, depuis le début de mon embauche (début mars 2016), j'ai constaté des erreurs de caisse plus ou moins important ( cela va de 8 euros à 149.71 euros ) aussi bien en positif qu'en négatif. 

J'ai demandé des explications au gérant, mais ce dernier ne comprend pas non plus ces écarts.

Je sais que normalement les petits écarts sont comptabilisé dans les comptes 658 et 758. Mais vu l'importance des sommes, ne faut il pas faire une comptabilisation différence. 

Faut-il que le gérant me fasse un courrier pour me signaler qu'il est au courant de ces écarts ou il y a t'il un courrier type à leur transmettre dans ce cas?

J'aimerais vraiment que ma comptabilité soit irréprochable vis à vis des éventuels contrôleur du fisc.

Merci pour vos réponses.

Bonjour,

Je comprends tout à fait votre position et surtout ne vous en faites pas. Le problème vient de l'organisation de l'entreprise.

Pourriez-vous me préciser le secteur d'activité concerné (restaurant, bar-tabac,...).

A mon avis, si selon vos propos les écarts se répètent trop, c'est que quelqu'un vole probablement de l'argent liquide de la caisse.

Toutefois, afin d'en confirmer les propos, vous devez contrôler sur un jour, puis une semaine, puis un mois donné les recettes générées par l'activité avec la répartition par mode de règlement (chq, esp, cb) et contrôler que les espèces reportées dans votre livre de caisse sont les mêmes.

Ensuite, vous devez contrôler arithmétiquement le solde initial + recettes esp - dépenses esp = solde final esp = esp présents dans la caisse.

N'hésitez pas à discuter avec le gérant et encore mieux avec l'expert-comptable de ces anomalies pour revoir le contrôle interne réalisé sur les espèces. Ce dernier (expert-comptable) est souvent le mieux placé pour vous aider.

Cordialement,

Merci beaucoup pour votre réponse.

Malheureusement je n'est pas d'expert comptable vers qui me rapprocher. Je dois faire tout toute seule de A à Z ( de l'écriture comptable jusqu'à la liasse ) et en tant que débutante ce n'est pas toujours facile.

L'activité de la société est la restauration.

Les caisses ont déjà été contrôlé plusieurs avec le gérant. On retrouve toujours les mêmes erreurs. Je l'ai sensibilisé sur ces erreurs répétitives et il a changé son mode de fonctionnement. Depuis, les erreurs se sont atténuées.

Mais les erreurs des mois précédents demeurent toujours présentes. Pouvez-vous me dire ce que, selon vous, je devrais faire?

Bonjour,

Les erreurs même atténuées doivent cesser si celles-ci dépassent les quelques euros (priorité).

Normalement la société a une caisse enregistreuse qui émet un ticket récapitulatif des ventes et recettes de la journée avec une répartition par mode de règlement.

Il convient de vérifier dans un 1er temps si les espèces présents dans la caisse à la fin de la journée correspondent bien au montant indiqué sur le ticket récapitulatif (et cela sur plusieurs jours idéalement).

Si cela coïncide, vous devez rapprocher ce montant de celui indiqué dans le livre de caisse.

Il est possible que les erreurs s'expliquent par des changements de mode de règlement (un client prétend régler en espèces puis se ravisse et règle par carte bancaire alors que le salarié indique dans la caisse enregistreuse un règlement par espèce).

Si cette situation arrive, vous devez absolument indiquer au dirigeant ou à défaut à la personne en charge de la caisse de noter sur le ticket récapitulatif ces changements.

Rappel : il ne peut y avoir des erreurs et le gérant est seul responsable de ces anomalies.

N'hésitez pas à me mettre un exemple rencontré pour + de clarté.

Cordialement,

Bonjour,

Merci, je vais lui faire signer un document stipulant les caisses où les erreurs sont importantes ( il n'y a pas de ticket récapitulatif des ventes de la journée puisqu'il n'avait de caisse enregistreuse à cette époque).

Par contre, je peux laisser le montant de ces écarts sur les comptes 658 et 758 ou faut il les mettre dans un compte spécifique.

A titre d'exemple, au mois de mai, j'ai un écart de caisses de +43€. Un autre jour, -24€. Tout ces écarts cumulés depuis le début d'exercice sont de +423€ dans le compte 758, et de -634€ dans le compte 658. 

Bonjour,

Vous pouvez laisser en 658 et 758 les écarts constatés. Votre rôle n'est que de constater les anomalies dans la comptabilité. Il ne vous reste plus qu'à continuer en surveillant les nouveaux écarts.

Par ailleurs, je vous invite à proposer au gérant les services d'un expert-comptable qui pourra certainement l'aider sur ce point et d'autres (fiscaux par exemple).

Cordialement.

Merci pour votre réponse