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Reprise de comptabilité par importation des FEC



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Posté dans le forum Forum Comptabilité générale
Message écrit le: 25/06/2017 06:48
Pyanepsion

Trésorier d'une association
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Message édité par Pyanepsion le 25/06/2017 07:07

Bonjour à tous.

Je reprends la comptabilité d'une association et pour cela, à la différence du précédent trésorier, j'utilise un logiciel de comptabilité. J'ai donc demandé à notre expert-comptable de me fournir les fichiers FEC des dernières années en pensant que ce format normé obligatoire permettrait une meilleure compatibilité.

Il utilise CEGID. J'utilise Oxygène.

La retouche des FEC

Les fichiers créés par CEGID ne respectent pas tout à fait le format DGFIP 2014. Son outil décide d'une longueur de champ et comble la longueur manquante par des espaces à droite dans le cas d'un champ alphanumérique, et à gauche dans le cas d'un champ numérique. La numérotation des écritures n'est pas séquentielle. Le fichier produit par l'expert-comptable est par ailleurs le fichier minimal correspondant à notre structure, c'est-à-dire à 18 champs, tandis qu'Oxygène utilise un fichier à 23 champs. Tout cela peut se corriger.

Je rencontre un autre problème plus important. Notre expert-comptable utilise les comptes 890 dans son journal de report alors que ce type de journal ne va en principe que des classes 1 à 5. Oxygène refuse donc catégoriquement dans ce type de journal l'importation des comptes allant en dehors de ces classes.

J'ai donc essayé de modifier le type de journal en le remplaçant par un journal d'OD, mais apparemment ce n'est pas la bonne solution. Oxygène me dit qu'il faut utiliser un journal d'OD spécial. OD, je vois bien, mais spécial, je ne trouve pas. Dès lors, l'importation est déséquilibrée et le fichier ne s'importe pas.

Les lignes 890 ?

Il reste alors une solution : récrire les lignes concernées, mais par quoi dois-je les remplacer ? Voici l'une des écritures. Il y en a une de ce genre dans chaque fichier fourni.

Compte
Libellé
Débit
Crédit
102100Valeur du patrimoine intégré 24875,97
120000
Bénéfice

4226,60
271800
Souscription
12550,75

370000
Stock de marchandise
700,00

408100
Fournisseur - fact. non parvenues

480,00
486000
Charges constatées d'avance
3304,70

512000
Banque
1020,00

512200
Crédit Coopératif
593,02

512400
La Poste
1870,73

512500
Livret A
9543,37
 
890000Compte de bilan29582,57 
890000Compte de bilan 29582,57
01-01-N - Report à nouveau

Merci pour vos explications.



Message écrit le: 25/06/2017 09:21
Mozo

Comptable expérimenté en entreprise.
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Bonjour,

- Numérotation des lignes du fichier FEC, vous ne devez pas les importer se chrono concerne que celle du logiciel où est produit le fichier FEC,  votre logiciel comptable Oxygène va attribuer son numéro chronologique selon sa propre normalisation,  ce numéro est en principe invisible pour l'utilisateur.

- Comment voyez vous qu'il y a des espaces ajoutés au numéro de compte ?

Si vous ouvrez votre fichier avec Excel c'est peut être excel qui en est le responsable, ou bien le paramétrage d'Oxygène.

Un fichier FEC s'ouvre avec un éditeur de texte comme Wordpad ou mieux avec notepad++.

- Pour vos compte 89 vous les supprimez tout simplement

Vous reprenez la suite d'un précédent trésorier d'une association qui a recours à un expert comptable pour ses établir ses comptes annuels,  en principe le plus simple c'est de partir à partir d'une balance d'ouverture qui est fourni par l'expert comptable ayant en principe passé les dernières écritures.

Reprendre le détail des années précédentes n'est pas indispensable.

Cordialement

Christian



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Modérateur Compta Online


Message écrit le: 26/06/2017 11:51
Pyanepsion

Trésorier d'une association
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Message édité par Pyanepsion le 26/06/2017 12:23

Bonjour, Monsieur Mozo, et merci pour votre réponse.

Elle m'a permis de comprendre que la suppression des lignes comprenant le compte 890 était la bonne solution et que s'il y avait encore un message d'erreurs, c'était non pas parce que je m'étais trompé lorsque je l'avais essayée, mais parce qu'il y avait d'autres erreurs.

J'ai passé tout une journée à déboguer. Cela peut être utile à d'autres alors voici les erreurs rencontrées et comment les rectifier. Elles résultent d'insuffisances de CEGID et d'Oxygène. Je précise toutefois que je ne possède pas CEGID, et je me fie donc aux propos de l'expert-comptable en ce qui concerne CEGID.

La principale difficulté vient ici surtout du fait qu'Oxygène ne guide absolument pas sur les erreurs rencontrées et comment les corriger, un peu comme autrefois sur les vieux logiciels des années 90. Il dit uniquement qu'il y a une incohérence sur le fichier alors qu'une information plus précise et un éditeur d'importation intégré auraient été plus utiles.

LES JOURNAUX

Le mode d'emploi précise qu'il est nécessaire de créer manuellement les mêmes codes de journaux que ceux qui doivent être importés. Il aurait sans doute été plus judicieux qu'Oxygène propose au fur et à mesure la première fois pour chaque journal rencontré dans l'importation soit de choisir l'utilisation d'un autre journal déjà existant dans la liste des journaux, soit d'en créer un autre en proposant le type de journal à priori le plus pertinent.

LES FORMATS FEC

La routine d'importation du Fichier des Écritures Comptables du logiciel Oxygène semble avoir été faite à la va-vite. Elle ne connait pas complètement la législation et elle utilise une version très personnelle à 23 champs et obligatoirement avec une colonne débit et une colonne crédit. Dans le champ 23, Oxygène ajoute la mention IMPORT quand on importe des écritures.

CEGID ne proposerait que la version à 18 champs pour notre association, et avec les colonnes Montant et Sens.

Pour mémoire, la norme connait des fichiers à 18, 21 ou ou 22 champs avec les colonnes Montant puis sens, ou les colonnes débit puis Crédit.

JournalCode JournalLib EcritureNum EcritureDate CompteNum CompteLib CompAuxNum CompAuxLib PieceRef PieceDate EcritureLib Debit Credit EcritureLet DateLet ValidDate Montantdevise Idevise DateRglt ModeRglt NatOp IdClient IdOrigine

LA NUMÉROTATION DES ÉCRITURES

La numérotation des écritures (champs 3) devrait normalement suivre une séquence continue selon le Livre des procédures fiscales A47 A-1. Ce n'est pas le cas avec le fichier fourni depuis CEGID, et les numéros dans les FEC étaient également trop grands pour Excel, par exemple 2015030000000100002. Si c'est le cas, il faut les réduire sous Notepad++ avant de coller le fichier dans Excel si l'on souhaite retravailler le fichier.

LES ESPACES INUTILES

Le fichier ne doit pas contenir d'espaces inutiles, c'est-à-dire d'espace avant ou après les tabulations à voir sous Notepad++ en mode remplacer avec le mode étendu. Ces espaces peuvent provenir soit d'un logiciel comptable qui a ajouté des espaces à droite des champs alphanumériques ou à gauche des champs numériques pour obtenir des champs de longueur constante. C'était le cas avec les fichiers produits par CEGID.

Cette erreur a peu d'importance sur un champ alphanumérique sauf d'alourdir inutilement le fichier de la comptabilité, mais cela peut amener des difficultés d'interprétation avec les nombres. Oxygène n'aimait pas.

LES DATES

Elles doivent être au format AAAAMMJJ. Oxygène ne reconnait ce format que si vous utilisez le menu menu spécifique importation du FEC.

Oxygène n'autorise pas la création d'un fichier d'exportation ou d'importation manuellement avec ce format de date administratif. On aurait aimé que dès lors que l'on a acheté l'extension Exports normalisés d'Oxygène, ce format de date soit disponible au moins pour les importations et les exportations en plus du menu d'importation du FEC.

À propos du format du FEC, Oxygène explique bien comment le créer manuellement sans utiliser le module FEC, mais il donne les champs dans le désordre, et, il faut aussi remarquer que si les fichiers sont désormais habituellement encodés en UTF8 sans BOM, Oxygène utilise pour le FEC le format ANSI.

LES COMPTES INTERDITS

Certains comptes sont interdits sans raison apparente dans Oxygène. J'ignore pourquoi je ne pouvais pas importer un fichier avec le compte 890 et consorts. Je n'ai pas obtenu de réponse et je n'ai pas trouvé pourquoi je ne peux pas créer un journal avec ces comptes spéciaux.

LES ÉCRITURES INTERDITES

Certaines écritures ne sont normalement pas autorisées en dehors de certaines dates. Les opérations correspondant au journal indiqué pour les opérations diverses de l'expert-comptable doivent en principe être datées du dernier jour de l'exercice. CEGID autorisait un horodatage différent.

Reprendre le détail des années précédentes n'est pas indispensable.

Il m'a en fait été demandé de vérifier la comptabilité sinon je n'aurais bien sûr repris que la balance d'ouverture. J'ai effectivement trouvé des loups dans les fichiers Excel en les comparant au Grand livre. La saisie complète permet aussi des comparaisons plus fines d'un exercice à l'autre.

Et cette saisie est surtout, normalement, très rapide à faire. Voilà qui devrait permettre à d'autres de corriger les problèmes rencontrés.

Cordialement.



Message écrit le: 26/06/2017 19:50
Mozo

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Le numéro chronologique n'est pas à importer il est opaque pour les utiliateurs.

La séquence dans votre fichier FEC appartient au logiciel parent, en important dans un second logiciel il y a eu une nouvelle numérotation propre à votre logiciel.

Cordialement

Christian



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Message écrit le: 27/06/2017 10:05
Pyanepsion

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Bonjour,

Le logiciel Oxygène ne laisse guère de choix. Si l'on utilise la routine FEC pour l'importation, il faut importer les 23 champs demandés.

Mon propos était plutôt sur la rupture de séquence de CEGID, car le lien officiel que j'ai indiqué dit que la séquence doit être continue. Cela dit, cela ne semble pas interférer avec l'importation du moment que chaque écriture possède un numéro différent. Il semble aussi qu'il y ait pour l'instant une certaine tolérance administrative sur le format FEC.

Cordialement.



Message écrit le: 27/06/2017 19:53
Mozo

Comptable expérimenté en entreprise.
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Message édité par Mozo le 27/06/2017 19:54

Bonjour,

 

Il arrive régulièrement d'importer des écritures à plusieurs reprises dans un logiciel provenant d'autre application.

Imaginons avoir saisi une partie des mouvements du début de l'année puis importé des écritures d'autres programmes ou bien celle de la révision de l'expert comptable, si l'importation reprenait un chrono extérieur cela ne permettrait plus de constater la suite des écritures.  Je n'ai pas oxygène et ne connais pas plus mais si vous voyez un numéro je ne pense pas qu'il s'agit pas du numéro d'ordre chronologique que l'on doit retrouver dans l'item [EcritureNum], ce numéro est en principe caché.  

Dans un grand nombre de société il y a des importations d'écritures très souvent, quotidienne voir plusieurs fois par jour, parfois par plusieurs personnes différentes au cours de la journée.

 

Ce numéro d'écriture existe sur Sage ligne 100 depuis plusieurs 10aine d'années mais l'utilisateur lambda ne pouvait pas le voir.

 

pour le n° chronologique il doit se suivre non sur tout le fichier mais par journal comme l'indique le Bofip article 100

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9028-PGP.html

Cordialement

Christian



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