Comptabilité association : caisse et compte d'un membre

Bonjour,

Je viens de prendre en charge le poste de trésorier d'une petite association culturelle, après quelques années d'une gestion bancale du précédent bureau. Aujourd'hui je veux faire les choses proprements et même si je ne suis pas un expert de la compta les activités de l'asso sont sufisament réduites pour que j'espère m'en sortir avec des aides et tutos.

Le problème que j'ai rencontré est assez particulier :

Les activités culturelles de cette association sont en rapport avec l'Iran et certaines de ces activités ont vu de l'argent circuler entre les deux pays (sommes peu importantes, je vous rassure). Ces dernières années avec le régime de sanctions à l'encontre de ce pays les transferts bancaires étaient impossibles et par conséquent tout l'argent a voyagé en liquide. Or la banque chez laquelle est domicilié le compte de l'asso se montrant extrêmement frileuse concernant cet argent liquide (comme toutes les banques de nos jours) l'association n'a jamais pu utiliser son propre compte pour ces activités. Soit l'argent a été utilisé directement en liquide soit, ce qui est le plus fréquent, le bureau a eu recours aux comptes personnels des membres qui empochaient le liquide puis payaient en chèque ou carte bancaire. C'est là mon problème.

Je vous donne un exemple : l'association "vend" un service à un artiste peintre iranien : interprète, location d'une petite salle d'exposition, réservation d'hotel, etc. L'argent arrive en France en liquide. L'interprète est payé en liquide mais pour la location de la salle et la réservation de l'hotel le président de l'association encaisse le liquide et paye avec la carte bancaire de son compte perso.

Ma question est maintenant de savoir comment je puis faire figurer ces sommes dans la comptabilité de l'association, et si seulement c'est possible? Pourriez vous utiliser mon exemple pour me donner l'écriture exacte?

Merci d'avance pour vos réponses.

Bonjour,

La solution est de gérer les liquidités de la même manière que s'il s'agissait d'un compte bancaire.

Si l'association utilise les comptes du plan comptable, les écritures seraient les suivantes :

Dr 5300 Caisse

Cr 7060 Prestations

Encaissement des recettes en espèces

Dr 6250 Frais de déplacement

Cr 4010 Fournisseurs

Paiement des frais engages par le Président (avec des fonds personnels)

Dr 4010 Fournisseurs

Cr 5300 Caisse

Remboursement du Président en espèces

La tenue d'un livre de caisse est nécessaire pour assurer un suivi des transactions.

Le solde du compte 5300 Caisse (qui ne doit pas être créditeur) correspond au solde des liquidités restant dans la caisse de l'association.

En espèrant avoir pu t'éclairer.

Bien cordialement

Bonjour et merci beaucoup pour ton aide Jean Philippe. Je n'avais pas envisagé cette solution élégante. La mauvaise nouvelle maintenant c'est que je vais devoir reconstituer ce journal de caisse avec les quelques justificatifs qui ont survécu et la mémoire du bureau ...

Juste deux questions :

- Si je comprend bien dans ton exemple d'écriture le "fournisseur" est le président. Cela ne pose-t-il pas de problème sur le plan légal vis-à-vis du droit des associations?

- Dans ton exemple tu utilise le compte 625 "déplacement, mission, réception" ce qui marchera pour l'hotel. Mais comment je fais pour les autres formes de dépense (iterprète, location, etc), en d'autres termes est-ce que je peux payer "fournisseur 1" (l'interprète) par "founisseur 2" (le président) puis rembourser "fournisseur 2" avec la caisse?

D 401001 interprète

C 401002 président

puis 

D 401002 président

C 530

Encore merci de prendre le temps de m'éclairer.

L'utilisation du compte 4010 est correcte, car c'est le Président qui a payé pour le fournisseur pour le compte de l'association.

Comme il s'agit d'un compte de transit, l'étape de passer par des comptes 401001 et 401002 n'est pas nécessaire.

Les travaux de traduction peuvent être comptabilisés sur un compte 6226 ; quant à la location du local tu peux utiliser le compte 6132.

Bien cordialement

Jean-Philippe