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Conseils :

Frais de repas dans le cadre d'un grand déplacement



7 réponses
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Posté dans le forum Forum Comptabilité générale
Message écrit le: 03/02/2019 23:08
Normans

En recherche d'emploi
Messages: 3
Inscrit le: 03/02/2019
Région: 92 - hauts-de-seine


Bonjour à tous,

J'ai cherché la réponse un peu partout mais je n'ai pas trouvé de réponse alors je viens vers vous.

Je vais essayer d'être précis:

Mon cas concerne un salarié fiscalement domicilié à Paris.

L'employeur l'engage pour une mission de 2 mois à Marseille.

Nous sommes dans le cas d'un grand déplacement tel que défini par l'URSSAF.

L'employeur se charge du logement (location d'un deux pieces). 

L'employeur ne souhaite pas de remboursement de facture. Nous reste donc le forfait.

Concernant les repas en grand déplacement, le barème de l'URSSAF stipule 18,80 euro par repas.(2019)

Ma question est la suivant:

Est-ce un forfait légal ou ces 18,80 euros sont-ils un maximum ? ie: L'employeur peut-il allouer sans risque une somme moindre (exemple: 8 euros par repas) ?

Ces frais de repas sont-ils obligatoires ? L'employeur peut-il ne pas payer de frais de repas en estimant que le logement a une cuisine et donc que les repas (du soir) peuvent ne pas être pris au restaurant? 

Merci pour votre réponse. Bien à vous.

Normans



Message écrit le: 04/02/2019 08:05
Cazadeccafcac

Responsable comptable en entreprise
Messages: 5
Inscrit le: 25/08/2012
Région: 83 - var


Bonjour,

Voici un lien utile qui peut vous être utile.

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels/lindemnite-de-grand-deplacement.html

Bonne Journée

Cordialement



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JLC


Message écrit le: 04/02/2019 21:01
Normans

En recherche d'emploi
Messages: 3
Inscrit le: 03/02/2019
Région: 92 - hauts-de-seine


Bonsoir et merci pour votre réponse. 

J'ai déjà consulté le lien que vous me proposez et vous en remercie.

Cependant l'URSSAF indique dans ce document que la somme de 18,80 euros (barème) est un maximum pour l'exoneration. La question de savoir si on peut on non(?) proposer une somme moindre reste vague.

A moins que je lise mal ce document?

Cordialement,

Normans



Message écrit le: 04/02/2019 21:18
Philippedu62

Comptable en entreprise
Messages: 740
Inscrit le: 29/11/2006
Région: 62 - pas-de-calais


Bonsoir

Bien sûr que vous pouvez attribuer un montant moins important.

Au delà du plafond,il faudra le soumettre à charge.



Message écrit le: 05/02/2019 06:59
Cazadeccafcac

Responsable comptable en entreprise
Messages: 5
Inscrit le: 25/08/2012
Région: 83 - var


Bonjour,

Voyez dans la convention collective (site Légifrance) si rien n'est prévu en terme d'indemnisation obligatoire de frais de repas et de montant.

Bonne journée

Cordialement



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JLC


Message écrit le: 05/02/2019 11:14
Adamm

Juriste en cabinet
Messages: 5
Inscrit le: 31/01/2019
Région: 44 - loire-atlantique


Message édité par Adamm le 05/02/2019 11:15

Bonjour,

Pour compléter: extrait droit finance :

"Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire.

Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

Frais réels

La note de frais est obligatoire lorsque le contrat de travail prévoit un remboursement des frais au réel. Le salarié doit ainsi détailler chaque dépense sur sa note : hébergement, repas, déplacement, etc. Pour appuyer sa demande, le salarié doit en outre joindre tous les justificatifs dont il dispose (factures, reçus, etc.).

Forfait

L'employeur peut aussi choisir d'opter pour le versement d'une allocation globale forfaitaire correspondant aux différents frais de logement, de repas et de déplacement. En contrepartie, le salarié conservera la charge de ses frais professionnels " au cas par cas ". Dans ce cas, le salarié n'a donc pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais.

Délai
 Il peut arriver que le salarié tarde à produire ses notes de frais. Il doit pourtant faire preuve de vigilance sur ce point.

La jurisprudence (arrêt N°07-45722 de la chambre sociale de la Cour de Cassation) considère en effet que l'employeur est en droit de lui imposer un délai pour produire ses justificatifs de note de frais. Si le salarié laisse passer ce délai, les frais ne seront pas remboursés. Pour l'employeur, une simple note de service indiquant le délai limite peut suffire pour refuser les remboursements tardifs."

"Choisir le mauvais mode de remboursement

Il faut savoir que le gérant d'une entreprise ne peut bénéficier d'aucun remboursement au forfait. L'ensemble de ses dépenses doivent être scrupuleusement justifiées et remboursées au réel. Les indemnités kilométriques sont soumises au barème de l'administration fiscale. Se tromper de mode de remboursement est passible de redressement, même pour de faibles montants."

 

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réels. C'est notamment le cas des salariés en situation de télétravail, utilisant des outils " issus des nouvelles technologies de l'information et de la télécommunication " (téléphone portable, ordinateur portable, etc.).

Je vous précise, dans deux arrêts de la Cour de Cassation:

"Dans deux arrêts du 20 juin 2013 la Cour de Cassation est venue poser une condition restrictive supplémentaire, protectrice des droits du salarié.

Aussi, la Haute Juridiction impose désormais à ce que l'employeur veille à ce que la clause de forfait ne soit pas disproportionnée avec les frais exposés.

Elle précise : " attendu que les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, doivent être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due, à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et à la condition, d'une part, que cette somme forfaitaire ne soit pas manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés, et, d'autre part, que la rémunération proprement dite du travail reste chaque mois au moins égale au SMIC ".

Si tel était le cas, la clause serait inopposable au salarié.

Par Maitre Virginie LANGLET

Avocat au Barreau de Paris

Sources  : Cass. Soc. 20 juin 2013, n°11-19663 et 11-23071 ; Cass. Soc. 25 mars 2010, n°08-43156 ; Cass. Soc. 25 février 1998, n°95-44096 ; Cass. Soc. 9 janvier 2001, n°98-44833 ; Cass. Soc. 7 mars 2012, n°10-18118"

Prudence donc dans votre choix, plusieurs paramètres entrent en jeu.

 

Hannah

Juriste

 



Message écrit le: 06/02/2019 09:39
Normans

En recherche d'emploi
Messages: 3
Inscrit le: 03/02/2019
Région: 92 - hauts-de-seine


Message édité par Normans le 06/02/2019 09:51

Bonjour à tous et encore merci pour vos réponses.

Donc si je résume bien, dans le cadre d'un grand déplacement, et si on exclue le remboursement au réel sur facture:

Les textes "obligent" légalement l'employeur à la prise en charge: d'une part du logement et d'autre part des frais de repas. https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels/lindemnite-de-grand-deplacement.html

Cependant ce forfait repas est un maximum avant charge mais l'employeur n'est pas tenu à un minimum.(Philippedu62)

Un question se pose:

Peut-on imaginer un forfait repas particulièrement bas en considérant qu'un logement loué par l'employeur serait équipé d'une cuisine ? (type appart-hôtel) Il n'y aurait alors aucune obligation de prendre ces repas du soir au restaurant. 

Si les frais de repas sont remboursés sur une base forfaitaire de 5 euros par repas. Sur un déplacement de 5 jours: 60 euros de courses pour prendre ses repas en appart-hôtel est une somme réaliste et raisonnable. Mais nous serions alors plus proche d'un forfait hors entreprise (ticket restaurant) que de celui du statut de grand déplacement (sans possibilité de rejoindre son domicile) ? 

Le terme remboursement au FORFAIT qui me questionne dans ces textes. Un Forfait est un forfait non? (ni plus, ni moins)

L'obligation de remboursement des frais de repas opposé à l'absence de minimum du forfait selon le statut (petit/grand déplacement ) me pose un problème (légal) et je ne trouve la réponse nul part (et ce n'est pas faute de chercher ;-)

 

Merci à tous ceux qui m'apportent leur attention et à celui ou celle qui trouvera.

 

Normans.

 

 

 

 

 

 



Message écrit le: 06/02/2019 09:56
Cazadeccafcac

Responsable comptable en entreprise
Messages: 5
Inscrit le: 25/08/2012
Région: 83 - var


Bonjour,

Vous pourriez tenter d'interroger le "service public" en appelant le 3939 (renseignement gratuit mais coût 15 cts la minute téléphonique).

Bonne journée 

Cordialement,



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JLC


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