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Frais de repas dans le cadre d'un grand déplacement



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Posté dans le forum Forum Comptabilité générale
Message écrit le: 05/02/2019 11:14

Juriste en cabinet
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Région: 44 - loire-atlantique


Message édité par Adamm le 05/02/2019 11:15

Bonjour,

Pour compléter: extrait droit finance :

"Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire.

Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

Frais réels

La note de frais est obligatoire lorsque le contrat de travail prévoit un remboursement des frais au réel. Le salarié doit ainsi détailler chaque dépense sur sa note : hébergement, repas, déplacement, etc. Pour appuyer sa demande, le salarié doit en outre joindre tous les justificatifs dont il dispose (factures, reçus, etc.).

Forfait

L'employeur peut aussi choisir d'opter pour le versement d'une allocation globale forfaitaire correspondant aux différents frais de logement, de repas et de déplacement. En contrepartie, le salarié conservera la charge de ses frais professionnels " au cas par cas ". Dans ce cas, le salarié n'a donc pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais.

Délai
 Il peut arriver que le salarié tarde à produire ses notes de frais. Il doit pourtant faire preuve de vigilance sur ce point.

La jurisprudence (arrêt N°07-45722 de la chambre sociale de la Cour de Cassation) considère en effet que l'employeur est en droit de lui imposer un délai pour produire ses justificatifs de note de frais. Si le salarié laisse passer ce délai, les frais ne seront pas remboursés. Pour l'employeur, une simple note de service indiquant le délai limite peut suffire pour refuser les remboursements tardifs."

"Choisir le mauvais mode de remboursement

Il faut savoir que le gérant d'une entreprise ne peut bénéficier d'aucun remboursement au forfait. L'ensemble de ses dépenses doivent être scrupuleusement justifiées et remboursées au réel. Les indemnités kilométriques sont soumises au barème de l'administration fiscale. Se tromper de mode de remboursement est passible de redressement, même pour de faibles montants."

 

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réels. C'est notamment le cas des salariés en situation de télétravail, utilisant des outils " issus des nouvelles technologies de l'information et de la télécommunication " (téléphone portable, ordinateur portable, etc.).

Je vous précise, dans deux arrêts de la Cour de Cassation:

"Dans deux arrêts du 20 juin 2013 la Cour de Cassation est venue poser une condition restrictive supplémentaire, protectrice des droits du salarié.

Aussi, la Haute Juridiction impose désormais à ce que l'employeur veille à ce que la clause de forfait ne soit pas disproportionnée avec les frais exposés.

Elle précise : " attendu que les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, doivent être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due, à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et à la condition, d'une part, que cette somme forfaitaire ne soit pas manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés, et, d'autre part, que la rémunération proprement dite du travail reste chaque mois au moins égale au SMIC ".

Si tel était le cas, la clause serait inopposable au salarié.

Par Maitre Virginie LANGLET

Avocat au Barreau de Paris

Sources  : Cass. Soc. 20 juin 2013, n°11-19663 et 11-23071 ; Cass. Soc. 25 mars 2010, n°08-43156 ; Cass. Soc. 25 février 1998, n°95-44096 ; Cass. Soc. 9 janvier 2001, n°98-44833 ; Cass. Soc. 7 mars 2012, n°10-18118"

Prudence donc dans votre choix, plusieurs paramètres entrent en jeu.

 

Hannah

Juriste

 



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