Correction caisse

Bonsoir,

Vous n'êtes pas sans savoir que les caisses enregistreuses sortant un ticket Z doivent être conformes à la législation fiscale depuis le 1er janvier 2018. Elles doivent répondre à 4 critères :

• l'inaltérabilité ;
• la sécurisation des données ;
• la conservation de toutes les données pendant 6 ans ;
• l'archivage annuel ou par exercice.

Je vous invite à lire deux articles sur le forum :

• Obligation d'utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié ;
• Logiciels de caisse non conformes : quels risques aujourd'hui ?

Le Club fiscal de l'Ordre des Experts-Comptables a envoyé à tous les membres un courriel en date du 6 novembre 2019 pour annoncer que l'administration fiscale réalisera prochainement des contrôles sur les logiciels et systèmes de caisse. La SicNewletter n°460 du 6 novembre 2019 reprend cette information (le lien nécessite une authentification avec Comptexpert).

Outre le respect des 4 critères décrits ci-dessus, il semble important d'indiquer à vos clients l'importance du contrôle de la caisse par un comptage physique de la monnaie mais aussi du pointage avec les doubles des tickets de carte bleue et avec les chèques en portefeuilles.

En effet, si dans le courrier à la profession sur le fichier des écritures comptables (FEC) et Z de caisse du 23 juillet 2019 annonçant que "  le logiciel de caisse est considéré par l'administration fiscale comme un logiciel métier " permettant d'enregistrer les opérations journalières/mensuelles à partir du Z de caisse, il suppose de la part du client de fournir une information fiable et contrôlée pour faire face à toutes demandes de la part de l'administration fiscale en cas de contrôle.

Le Z de caisse doit être vérifié par sondage par l'expert-comptable ou ses collaborateurs au moment où les TVA sont faites. Lorsqu'il existe des mauvaises imputations, il faut le signaler à vos clients et leur souligner le risque fiscal. Nous allons vers une automatisation des contrôles fiscaux et ceci depuis la loi de finance de 1990 (article 103) avec la création du contrôle fiscal des comptabilités informatisées (CFCI). Ne vous détrompez pas l'administration fiscale va utiliser l'intelligence artificielle dans le cadre des CFCI. Dernièrement, vous avez dû entendre parler que l'administration fiscale utilisera les contenus des réseaux sociaux.

Bref, tout cela pour dire qu'il faut probablement enregistrer journalièrement les tickets Z et réaliser un pointage des comptes 511 et 530.

5112 Chèques au débit

5115 Cartes bleues au débit

5116 Virement au débit

5118 Chèques cadeaux au débit

530 Caisse au débit

70 Ventes (à détailler en fonction de l'activité) au crédit

44571 TVA collectée (à détailler en fonction des taux) au crédit

Il faut, autant que faire se peut, automatiser cet enregistrement quotidien. Il existe des outils à la disposition des experts-comptables pour se faire.

L'enregistrement quotidien des caisses a plusieurs vertus même si le temps consacré à un dossier est allongé par rapport à un enregistrement mensuel :

• apprécier le cycle du chiffre d'affaires (jour ou mois) : exemple : vous faites 70 % de votre chiffre d'affaires les vendredi et samedi ;
• pointer aisément les comptes 511 avec les écritures de banque et apprécier les délais et commissions entre banque dont la synthèse sera présentée à votre client ;
• alerter sur les erreurs dans la caisse et les dédramatiser : il est normal qu'il existe des erreurs au niveau des rendus. exemple : le commerçant n'a plus de pièces de 1 et de 2 centimes, il arrondira le rendu en faveur du client mais le prix du produit vendu reste le même. En revanche, les erreurs des moyens de paiement doivent être corrigées à la clôture de la caisse par le client. C'est un travail pas marrant à faire mais s'il ne veut pas le faire, les honoraires de l'expert-comptable doivent être plus élevés par rapport à ses propres risques.
• contrôler les déclarations mensuelles de TVA et réduire les régularisations bilan.
• gagner du temps sur la révision du dossier client au moment d'établir les comptes annuels. Il n'est pas normal qu'il y ait des écarts importants sur le chiffre d'affaires.

Maintenant par rapport à votre dossier, que pouvez-vous faire ?

• retracer tous les chèques et cartes bleues rattachés à l'exercice non encore crédités sur le relevé bancaire de l'exercice suivant (rechercher les EBICS si vous importez les écritures bancaires sur votre logiciel de production comptable) ;
• les comparer avec les tickets Z de chaque jour du dernier mois de clôture que vous avez demandé ;
• analyser les soldes des comptes 511. C'est le principe de l'inventaire. Aussi, il est important de demander au client les chèques qui sont en portefeuille à la demande de leurs clients. Dans ce cas, le compte 5112 doit être viré dans le compte 411 clients dans un journal d'opérations diverses d'extourne. Par exemple, le solde du compte 5112 chèque s'obtient ainsi :

+ Solde du compte 5112 en début d'exercice

+ Mouvements du compte 5112 au débit dans le journal de caisse

- Mouvements du compte 5112 au crédit dans le journal de banque

= Solde du compte 5112 à la clôture de l'exercice

= Somme des chèques remis en banque non crédités à la clôture de l'exercice

Un point important pour les remises de chèques : lorsqu'une remise de chèque ne concerne pas le chiffre d'affaires (par exemple, chèque de remboursement pour le sinistre envoyé par l'assurance), il faut absolument que votre client fasse une remise à part et qu'il vous le signale lors de la transmission des documents à enregistrer pour établir sa comptabilité.

• Après cette analyse, lorsque vous constatez qu'il existe des remises de cartes bleues créditées en banque mais pas débitées au niveau de la caisse, il est probable que des opérations de ventes n'ont pas été enregistrées en caisse. S'il faut prévenir le client pour avoir une explication (je sais, c'est pas forcément facile à en avoir et en plus, le client vous fera remarquer votre demande tardive), il faut très certainement enregistrer un chiffre d'affaires supplémentaires en journal d'opérations diverses d'inventaire (non extournable). Ceci est valable aussi pour les remises de chèques. Il arrive aussi que la non comptabilisation du chiffre d'affaires provienne de l'exercice précédent, d'où la nécessité de faire faire l'inventaire par le client non seulement des immobilisations et des stocks mais également des chèques en portefeuille, des dépôts de chèques cadeau ou ticket restaurant non envoyé ou envoyé mais non traité par l'organisme, du décompte de la monnaie en caisse le soir du jour de la clôture.
• L'utilisation des comptes 658 et 758 est réservée au seul écart de caisse sur le rendu de monnaie. Il doit être dûment justifié.
• Enfin, un écart de caisse conséquent peut aussi venir de l'absence de contrôle d'un employeur et est donc le vol réalisé par un ou plusieurs salariés. D'où l'importance du comptage de la caisse chaque soir dûment rempli soit dans le logiciel de caisse soit dans un fichier excel soit dans un imprimé rempli à la main.

Je rappelle que toutes écritures comptables doivent disposer d'un justificatif y compris les écritures d'inventaires. Pour les comptabilités d'entreprise individuelle, le compte de l'exploitant (108) n'est pas un compte fourre-tout qui permet d'équilibrer les comptes. Rappelons ce que dit l'article 941-10 du Plan Comptable Général :

Les apports ou les retraits personnels de l'exploitant et, le cas échéant, de sa famille sont enregistrés en cours d'exercice dans un compte 108 dénommé "Compte de l'exploitant". En fin d'exercice, le solde de ce compte est viré au compte 101 "Capital individuel".

Enfin, vous avez raison si l'administration fiscale admet les caisses enregistreuses comme des applications métiers, le Z de caisse fait foi et l'archivage est primordial pour respecter le délai de conservation de 6 années plus celle en cours (l'idéal est de faire appel à un tiers-archiveur selon la norme afnor NF Z 42-013), il faut enregistrer le Z de caisse avec les erreurs commises (l'idéal est d'utiliser comme libellé de pièces ou libellé d'opérations [Z + date du jour AAAAMMJJ]) et de saisir dans un journal d'opérations diverses créé à cet effet, les régularisations des virements entre comptes 511 appuyées par un justificatif qui peut être votre contrôle et signé par votre client. En effet, il faut qu'il soit au courant des corrections apportées mais aussi du chiffre d'affaires ajouté en cas d'oubli d'enregistrement sur la caisse qui doit être ajouté dans le journal de caisse avec un libellé différent. 

Il faut donc préciser dans le descriptif du FEC, comment vous enregistrez les Z de caisse et comment vous procédez aux corrections.

Espérant avoir répondu à votre interrogation,

Cordialement,

Re-bonsoir,

J'ai oublié un point important :

S'il existe des erreurs trop importantes et répétées dans les Z, en cas de contrôle fiscal, le risque majeur est un rejet de la comptabilité même si l'expert-comptable a procédé aux corrections, au redressement du chiffre d'affaires.

De plus, les justificatifs de correction et les états de rapprochement de TVA doivent être archivés pendant 6 ans. Si le cabinet dispose d'une GED, il faut que l'archivage soit garanti pour tout ce qui est relatif avec le chiffre d'affaires réalisé avec les non assujettis à la TVA même si cela concerne qu'une opération par vos client.

Cordialement,

Bonsoir,

Tout d'abord merci beaucoup d'avoir pris le temps de me répondre avec ces réponses très complètes.

Je rapproche la caisse avec la banque en intégrant dans notre comptabilité un export Z en .csv que je retravaille par une interface excel et qui me produit une écriture par jour. De cette manière je peux aisément identifier les journées où il y a un écart et le signaler à mon client.

Par exemple, les entrées de chèques au débit d'un compte 580 et la remise de chèques au crédit du 580, contrepartie 511 avec le montant crédité en banque. Une entrée chèque tipée en espèce se verra car il me "manquera" du débit dans le compte 580.

Cependant, ma question serait de savoir maintenant que j'ai identifié mes écarts de caisse. Comment faut-il les régulariser dans une caisse certifiée ? Est-il possible d'imputer les régularisations sur une journée de caisse où le restaurant est fermé ?

Par exemple (illustratif) : nous constatons au moment de la TVA un écart sur les CB, qui ont été tipés sur les espèces :

- de 7 € sur la journée du 14/11/19,

- de 9 € sur la journée du 19/11/19,

- de 4 € sur la journée du 20/11/19

Est-il possible de régulariser cet écart dans la caisse enregistreuse au restaurant (qui est certifiée) en imputant ces 20€ d'écart total sur les CB en plus et sur les espèces en moins (+20 en CB et -20 en espèces) sur la journée du 24/11/19 (jour de fermeture) ?

Merci par avance pour votre aide

Bonsoir,

Les erreurs doivent être normalement corrigées à la clôture journalière. Il faut donc rappeler l'importance de bien tenir sa caisse.

Le solde espèces de la caisse est donc faux par rapport aux pièces et billets réellement dans la caisse.

Le prochain ouverture de caisse doit correspondre au montant réel en caisse. Pour voir si la compensation de 20 € entre les CB et les espèces est possible , il faut connaître le fonctionnement du logiciel d'encaissement. Tous les logiciels ne sont pas aussi simples à modifier après une clôture journalière.

Cordialement,