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Quand doit-on valider les comptes?

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Philippedu62
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Ecrit le: 04/03/2017 20:02
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Bonjour,

Mon expert-comptable m'indique que je peux les valider (clôture informatique) après la liasse fiscale.

Le chef de mission du commissaire aux comptes me dit que c'est après l'assemblée générale....

Pourrais je avoir un retour d'expérience s'il vous plaît.

(l'expert comptable souhaite que je lui envoie un fichier FEC qui ne peut être émis qu'après cette fameuse validation ,l'AG doit se tenir fin mars...)

Merci

Mozo
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Re: Quand doit-on valider les comptes?
Ecrit le: 05/03/2017 08:23
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Message édité par Mozo le 05/03/2017 08:25

Bonjour,


En principe on devrait clôturer ses écritures à chaque période, à chaque mois, il y a même des logiciels avec lesquels les écritures sont closes à chaque saisie de pièce.

Souvent les logiciels avec lesquels il faut clôturer les écritures c'est actionné qu'au dernier moment.


Si vos clôturez vos écritures vous ne pourrez plus les modifier il faudrait passer une OD et pour cela il faut ne pas avoir clôturé complètement le journal OD mais seulement partiellement.


Il ne m'est jamais arrivé de devoir ajouter des écritures sur un exercice après l'assemblée générale......

Vaut mieux par prudence attente le rapport du commissaire au compte dans l'hypothèse après son audit il y aurait une dernière écriture à passer, clôturez tous les journaux totalement sauf OD de façon partielle.


Informez l'expert comptable, il patientera


Faites une sauvegarde de la base avant la clôture.

Cordialement

Christian










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Philippedu62
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Re: Quand doit-on valider les comptes?
Ecrit le: 05/03/2017 08:50
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Bonjour,

Merci Christian pour cette réponse.

Heureusement que je ne clôture pas tous les mois, je sais que je le devrais.

mais le journal d'od serait bien rempli, (et ce n'est pas normal, j'en conviens)

D'ailleurs je ne clôture l'exercice qu'au bout de 5 ans, puisqu'en cas de réouverture le logiciel demande

de supprimer le premier exercice créé en n-5

Je devrais recevoir le rapport du cac la semaine prochaine.

HapyFree
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Re: Quand doit-on valider les comptes?
Ecrit le: 05/03/2017 12:56
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Bonjour,

En théorie depuis les obligations liées au FEC, on devrait passer directement des écritures validées ou les validées rapidement en raison des TVA.

A noter que valider une écriture n'emporte pas forcément clôture de l'exercice comptable. Par ailleurs en cas de contrôle de l'administration fiscale sur un exercice en cours (cela arrive pour les contrôle de TVA), vous devrez valider la période contrôlée pour éditer le FEC.

Je pense qu''il convient de clôturer au plus près de l'envoi de la liasse fiscale comme il est recommandé par l'Ordre, afin que le FEC ne puisse être remise en cause.

En tout état de cause, effectivement, des écritures pourraient être passées suite au passage du CAC ou après l'AG, mais rien n'empêche de ré-ouvrir un exercice pour passer les OD nécessaires (vous aurez 36.000 lignes à ajouter c'est peu probable...). Rien n'empêche d'éditer un second FEC rectificatif rattachée à la liasse rectificative : en gros l'idéale = 1 FEC / 1 Liasse fiscale.

En principe après une AG, l'exercice ne peut plus être modifié, car cela reviendrait à remettre en cause la décision des associés, sauf s'ils n'approuvent pas les comptes et demandent une rectification pour une prochaine AG.

From Salons des Entrepreneurs de PARIS Le 5 février 2015 / NOUVEAU CONTR?"LE FISCAL INFORMATISE : RETOURS D'EXPERIENCE ET CONSEILS PRATIQUES / CSOEC

Confère un caractère définitif aux écritures comptables :

  • La procédure informatique interdisant toute modification postérieure de l'écriture ou suppression de l'enregistrement :

PCG 420-5 >> Art. 921-3 (ANC 2017)

Le caractère définitif des enregistrements du livre-journal et du livre d'inventaire est assuré :
1. pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, par une procédure de validation,
qui interdit toute modification ou suppression de l'enregistrement,
2. pour les autres comptabilités, par l'absence de tout blanc ou altération.

BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 n° 80 et 120

1° Principe du caractère intangible ou de l'irréversibilité des écritures

80

L'obligation d'absence de tout blanc ou altération imposée aux comptabilités manuelles par l'article 420-5 du plan comptable général, s'applique aux comptabilités informatisées sous forme d'une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression.

Il y a lieu de distinguer trois phases dans le processus de validation d'une écriture comptable :

a° Avant la validation comptable d'une écriture (saisie en mode dit brouillard)

90

L'utilisateur peut modifier tout élément de l'écriture comptable. En effet, tant que la validation n'est pas demandée par l'utilisateur, les écritures en mode brouillard présentent un caractère tangible de la comptabilité.

Les éditions faites à partir de ce mode de saisie constituent simplement des listes de contrôle appelées couramment brouillard de saisie, procès-verbal d'entrée, accusé de réception de saisie, etc.

b° La validation comptable proprement dite

100

Il s'agit d'une phase de traitement informatique volontaire, activé grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l'écriture de façon telle que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments soit impossible.

L'article 420-4 du plan comptable général précise que les écritures des journaux doivent être récapitulées au livre-journal au jour le jour ou à défaut une fois par mois.

c° Après la validation comptable d'une écriture

110

Le livre-journal d'une comptabilité informatisée ne présente un caractère régulier, sincère et probant qu'après validation des écritures comptables.

Les fonctions d'un logiciel qui permettent la suppression d'une écriture validée ou sa modification s'opposent au principe d'irréversibilité de l'enregistrement des écritures comptables. A ce titre, l'utilisation de telles fonctions est prohibée.

Un logiciel comptable qui ne garantit pas l'irréversibilité et l'intangibilité des écritures validées, conformément à l'article 420-5 du plan comptable général, pourra constituer un élément conduisant à s'interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité.

Le caractère explicite de la validation pourra se traduire, pour l'utilisateur du logiciel, par un message d'avertissement relatif au caractère irréversible de cette procédure.

120

La validation implique de respecter plusieurs conditions essentielles au regard des principes comptables :

- associer à chaque écriture la date de valeur comptable ou la date de validation, ainsi que la référence à la pièce justificative qui l'appuie (article 420-2 du plan comptable général) ;

- permettre d'assurer la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et la comptabilité (article 410-3 du plan comptable général) ;

- rendre irréversible le contenu d'une écriture comptable validée en interdisant toute modification ou suppression (article 420-5 du plan comptable général).

  • Une comptabilité établie à l'aide d'un logiciel permettant de modifier à posteriori, malgré la validation, les écritures initiales n'a aucun caractère probant (CAA Marseille 13 avril 2012, n° 09MA01619).

o Question : périodicité de la validation ?

Théorie :

  • Règles du PCG et du Code de commerce :
    • Enregistrement des écritures dans le livre-journal au jour le jour (C. com art. R 123-174, al. 1 et PCG art. 420-4)
  • système informatique muni de la fonction " brouillard" : les écritures deviennent définitive à la date de validation, soit au plus tard au moment de la déclaration fiscale
  • Système centralisateur :
    • Centralisation mensuelle des enregistrements dans le livrejournal des totaux des opérations figurant dans les journaux auxiliaires (C. com. art. R. 123-176 ; PCG, art. 410-7 et art. 420-4)
    • Dérogation pour les commerçants placés sous le régime réel simplifié d'imposition (centralisation tous les 3 mois : C. com. art. R. 123-204).
    • La centralisation suppose la validation des écritures (qui dit enregistrement définitif (PCG art. 420-5)... dit validation, sans quoi pas d'écriture comptable probante)

En pratique :

  • Validation au plus tard lors de la Liasse Fiscale (15 mai si exercice coïncide avec l'année civile)
  • Clôture des comptes : possibilité de passer des écritures jusqu'à l'AG (pas plus de 2 exercices ouverts en même
    temps) si de nouvelles écritures : LF rectificative et nouveau FEC
  • Toutefois, si le TVA calculée à partir des écritures comptables (débits ou utilisation des fonctions du logiciel), validation au moment de la CA 3 (sinon TVA sur encaissement calculée à partir des relevés de banque extra comptablement - possibilité de maintenir le brouillard)
  • système informatique muni de la fonction " brouillard" : les écritures deviennent définitive à la date de validation ( soit au plus tard lors de l'établissement de la liasse fiscale)

Cordialement,



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HapyFree :)

On embauche ! > me contacter en MP pour la région Champagne-Ardenne > http://urlz.fr/60Eq (comptable expérimenté(e)) & http://urlz.fr/60Es (assistant(e) juridique)

Si ma réponse vous satisfait n'oubliez pas de voter "pour", à défaut je m'engage à essayer !!!
merci ;)

[DSCG/DCSG, DESS CCA IAE Dijon...DEC]
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