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Quel.s compte.s pour refacturer des frais engagés à un client?

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Kean
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Ecrit le: 15/05/2022 21:58
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Message édité par Kean le 15/05/2022 22:09

Bonsoir!

J'ai un client à qui j'ai envoyé ma facture hier et pour lequel je compte passer l'écriture suivante:

411000 2 000.00 € (débit)

706100 1 666.67 € (crédit)

44587(tva s/encaiss.) 333.33 € (crédit)

Mais je lui ai refacturé des frais engagés (transport, et autres) pour 400 €; frais que j'ai avancés.

Donc, sur ma facture, j'ai ajouté juste en dessous du TTC, le montant net de ces frais.

Ainsi, en pied de facture, j'ai mon 2000 € TTC, et juste en dessous, il y a la ligne portant l'intitulé "Frais divers" pour 400 €.

D'où un net "facturé" de 2 400 €. En attente de règlement.

Et là, je bloque sur mon écriture finale. Si j'utilise un 467 au débit pour les 400 €, quelle sera la contrepartie? Au crédit des comptes de charges par nature? Puisqu'au final je serai remboursé. Mais comme le paiement des 2400 € nets est pour l'instant "en attente".

Là, je sèche!

En plus, je viens de consulter plusieurs posts (très techniques) sur le forum où il est question de refacturation de frais, mais aussi de...débours.

Ces deux notions ne seraient elles pas presque du même ordre? Bref, cela reste un peu confus. D'autant plus que dans certains cas on doit prendre en considération la TVA (éventuelle?) de ces frais.

Dois je m'attendre à devoir refaire ma facture? Ou puis je m'en "sortir" avec les éléments cité plus hauts?

Merci d'avance pour vos conseils.

Bien à vous,

Kean

____________

ps: mon questionnement sur la contrepartie du 467 (débit), trouve en fait sa réponse avec le compte de caisse puisque j'ai payé en espèces ou au crédit de mon compte courant d'associé pour les CB sur mon compte personnel. Je viens de rechecker mes règlements. Ceci dit j'ai l'impression que ceci rentre dans le cadre du débours. Je viens de relire un post sur le forum à ce sujet. Mais bon, les justificatifs de frais ne portent pas tous le nom de mon client (comme notamment les frais de transport, et ou d'essence!).

Quid'

Jmb5
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Re: Quel.s compte.s pour refacturer des frais engagés à un client?
Ecrit le: 16/05/2022 07:06
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Bonjour,

Selon l'article 267 alinéa 2 du CGI, les dépenses professionnelles sont considérées comme des frais accessoires à la prestation principale. Tous les frais facturés par une entreprise à ses clients en supplément du prix normal de ses services ou produits doivent être compris dans la base d'imposition à la TVA, y compris s'ils n'ont pas supporté de TVA à l'origine. C'est le cas des billets de train ou encore de la taxe foncière refacturée à son locataire par un bailleur assujetti à la TVA.

Il en est de même si une facture séparée, dédiée à la refacturation de ces frais, est établie.

Dans le cas général d'une entreprise assujettie à TVA, le montant des frais refacturés dépend de la déductibilité de la TVA afférente à la dépense exposée?€?:

- si la TVA afférente à la dépense engagée est déductible, la refacturation porte sur le montant de la dépense HT. La TVA sur la dépense est en effet récupérable selon les règles de droit commun,

- si la TVA afférente à la dépense n'est pas déductible, la refacturation porte sur le montant TTC.

La refacturation de frais est une opération soumise à la TVA au taux normal d'imposition, sauf si l'entreprise n'y est pas assujettie (cas des entreprises en franchise de TVA).

Dans votre cas votre facture devrait se présenter comme suit :

Prestation

1 666,67

compte 706100

Frais

400,00

compte 708

Total HT

2 066,67

TVA 20%

413,33

compte 44571

Total TTC

2 480,00

compte 411

Si votre client est assujetti à la TVA, la taxation des frais est sans incidence car il va récupérer la TVA afférente.

Dans le cas contraire, pour éviter cette situation, il est possible :

  • d'appliquer la procédure de débours,
  • de demander à l'entreprise cliente de prendre directement en charge les frais.

Je reste à votre disposition pour d'autres informations,

Et vous souhaite une bonne continuation.

Bien à vous

Kean
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Re: Quel.s compte.s pour refacturer des frais engagés à un client?
Ecrit le: 16/05/2022 14:36
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Message édité par Kean le 16/05/2022 14:42

Bonjour Jmb5,

Merci pour votre réponse précise et limpide pour un "néophyte"!

Par contre, un élément d'éclairage semble nécessaire à mon niveau (bien sûr) quand vous terminez votre message par

Dans le cas contraire, pour éviter cette situation, il est possible :

  • d'appliquer la procédure de débours,
  • de demander à l'entreprise cliente de prendre directement en charge les frais.

Si j'ai bien compris, il s'agit là pour moi de choisir entre la "procédure de débours" ou de "demander à mon client qu'il "assume" directement les frais concernés".

Le cas échéant, si mon choix portait sur la "procédure de débours", incidemment, il faut que toutes mes factures soient au nom de l'entreprise cliente.

Mais, en l'espèce j'ai effectué des dépenses (majoritairement de train, carburant, et restaurants) pour lesquelles je n'ai pas de factures au nom de mon client. Je n'ai par exemple que les tickets de transport (tgv, métro, etc.) et les tickets édités par les distributeurs de carburant (avec les tickets de CB). J'ai aussi quelques "facturettes" de restaurants pour les repas du midi. Là aussi, je n'ai pas de factures au nom de mon client pour ces repas qui font l'objet de ces frais "annexes" (et convenus avec mon client que mon entreprise soit remboursée).

Est ce que la présence de ces "seuls" justificatifs est acceptable. Ou faudrait il que je sollicite auprès de la SNCF et des divers restaurateurs, la réédition d'une facture au nom de mon client pour chacune de ces dépenses?

Enfin, une interrogation sur la modalité de "refacturation" de débours. Doit elle faire l'objet d'une facture séparée de la facturation de la prestation proprement dite? Ou peut on les ajouter au TTC de la facture de mes prestations de service?

Encore merci pour vos conseils avisés,

Bien à vous,

Kean

Jmb5
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Re: Quel.s compte.s pour refacturer des frais engagés à un client?
Ecrit le: 16/05/2022 22:38
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Bonjour,

La refacturation de frais correspond à la situation dans laquelle la société prestataire engage des frais (transport, repas, logement...) en son nom, puis les récupère en les refacturant à la société cliente concernée.

Ces dépenses sont considérées comme des frais accessoires à la prestation principale. Elles sont :

  • soit incluses dans la facture de ventes adressée au client et font partie intégrante du prix facturé,
  • soit facturées de manière séparée sur une facture dédiée à la refacturation des frais.

Les débours correspondent au contraire à des frais engagés par la société prestataire au nom et pour le compte de la société cliente. La facture de frais est dans ce cas établie au nom du client.

Les débours ont par nature vocation à être remboursés, tandis que la refacturation de frais n'est que la conséquence d'une négociation entre le client et le prestataire.

Les débours répondent à un régime juridique et comptable plus complexe que les refacturations de frais.

L'application du régime des débours et leur exonération de TVA est conditionnée par le respect de conditions très formelles.

Les intermédiaires n'ont pas à soumettre à la TVA les sommes que leur remboursent leurs commettants dans la mesure où :

- elles correspondent bien à des dépenses qui ont été engagées au nom et pour le compte de leurs mandants en vertu d'un mandat préalable et explicite (et non pas présumé), ce qui exclut toute opération réalisée à la propre initiative de l'intermédiaire ;

- elles ont donné lieu à une reddition de comptes précise ;

- elles sont justifiées dans leur nature ou leur montant exact auprès du service des impôts compétent ;

- elles doivent être portées en comptabilité dans des comptes de passage. En pratique, ces dépenses doivent être inscrites dans des comptes de tiers pour les redevables astreints aux règles de la comptabilité commerciale ou dans des comptes spécifiques pour les autres redevables.

(CGI art. 267, II.2° ; BOFiP-TVA-BASE-10-10-30-§§ 200 à 230-15/01/2014)

En réponse à votre question " Enfin, une interrogation sur la modalité de "refacturation" de débours. Doit elle faire l'objet d'une facture séparée de la facturation de la prestation proprement dite? Ou peut on les ajouter au TTC de la facture de mes prestations de service? ", je précise que les débours ne font pas l'objet de l'émission d'une facture mais d'un simple relevé de compte.

Comptablement, les débours ne sont pas considérés comme des charges enregistrées dans un compte classe 6, mais une créance enregistrée dans un compte de tiers (4671 débiteurs divers).

A mon avis, si votre client est assujetti à la TVA, il est moins contraignant et risqué de choisir la refacturation des frais plutôt que la procédure des débours.

J'espère que ces explications sont suffisamment claires et reste à votre disposition pour d'autres informations,

Bonne continuation.

Bien à vous

Kean
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Re: Quel.s compte.s pour refacturer des frais engagés à un client?
Ecrit le: 17/05/2022 00:25
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Bonsoir Jmb5!

C'est clair, mais....ceci dit, cela reste effectivement moins évident "à digérer intellectuellement" car les notions fiscales et comptables ont des vases communicants parfois (souvent?) impénétrables pour le néophyte même un tant soit peu éclairé!

De facto, je penche pour une nuit de repos. Et relire votre réponse fort détaillée à tête reposée (dans le sens plein du terme!).

Encore merci!

Bien respectueusement,

Kean

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