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Quelques vérifications élémentaires lors de l'enregistrement comptable

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Catégorie : De la saisie au bilan
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A vérifier au moment de la saisie des factures

La saisie est effectuée par le cabinet ou scannée et envoyée par le client. Peu importe la méthode, les vérifications de base sont les mêmes. Ces quelques vérifications tiennent souvent du bon sens et sont parfois oubliées par les débutants.

Leur objectif : éviter la fraude et les erreurs les plus courantes, contrôler ainsi la validité des pièces justificatives et leur vraisemblance.

La réception des pièces justificatives oblige à en contrôler la validité

Le comptable qui tient les comptes d'une entreprise doit obligatoirement vérifier la validité des pièces justificatives. Toutes les factures d'achat ne pourront pas forcément être enregistrées. Une manière de limiter les erreurs dès la comptabilisation des opérations.

On entend par pièce justificative tous les documents, factures d'achat, de vente, compte-rendu d'assemblée générale qui permettent de vérifier les opérations comptables d'un commerçant. Ces pièces peuvent être externes ou émaner de tiers à l'entreprise et internes.

Toute écriture comptable se base sur une pièce justificative. En l'absence de facture, un document signé par le chef d'entreprise permettra d'exonérer l'expert-comptable de sa responsabilité.

La pièce justificative, pour être valable, doit d'abord concerner l'entreprise elle-même. Les pièces qui concernent d'autres entreprises, même des filiales, des sociétés s½urs ou la société mère n'ont pas à figurer en comptabilité. Les factures au nom des dirigeants ne pourront pas non plus être exploitées.

Plus le montant porté sur la facture est élevé, plus il faut faire attention à ce détail, pas toujours bien pris en compte par la personne en charge de la saisie.

Seul inconvénient : le contrôle de validité ne permet pas de détecter les factures fictives, sans livraison réelle. C'est l'objet du contrôle interne qui est théoriquement mis en place dans les structures suffisamment importantes.

 

Le contrôle de la vraisemblance des opérations est souvent une question de bon sens

Ce contrôle permet de détecter certaines fraudes que la validité des factures ne permet pas de détecter.

Différents éléments peuvent alerter le professionnel comme la présence d'une facture qui ne correspond pas aux besoins de l'entreprise, mais plutôt à ceux de ses dirigeants.

Exemple 1
La facture de fioul est adressée à l'entreprise.
Problème : l'entreprise est chauffée à l'électricité et le fioul n'est utilisé dans aucun processus de production. La facture est peut-être une facture personnelle d'un dirigeant.

Exemple 2
L'entreprise achète des bonbonnes de gaz. La personne en charge de la saisie a considéré qu'il s'agissait de factures de gaz non stocké, compte 606xxx.
Problème : l'entreprise revend ces bonbonnes à ses clients.

Exemple 3
Les quantités de matières premières achetées par l'entreprise ont triplé depuis le dernier exercice, pour un chiffre d'affaires stable.
Toutes ces matières premières étaient-elles destinées à l'entreprise ?

Les montants en jeu, la connaissance des processus de production, ou même simplement les lieux de livraison parfois indiqués sur les factures sont autant d'éléments qu'il est intéressant de vérifier.

Ces contrôles peuvent être effectués dès la saisie ou affectation, après scan de factures alors que la révision est souvent effectuée à posteriori.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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