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Refacturations de frais et débours : quelle différence ?

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Catégorie : Actualité comptable
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Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1281 articles)
Publié le
Modifié le 28/03/2019

Distinguer les remboursements de frais des débours

Les refacturations de frais et les débours ne doivent pas être confondus. De leur qualification dépend la soumission ou non des opérations à la TVA et à l'impôt. En cas d'erreur, les conséquences fiscales peuvent être lourdes puisque l'administration fiscale pourra appliquer la TVA aux sommes perçues.

Les débours sont des remboursements de frais engagés au nom du client dans le cadre d'un mandat.

Les refacturations de frais complètent la vente ou la prestation de service. L'entreprise supporte alors leur montant hors taxe et le refacture avec ou sans marge, parfois même selon un forfait.

Dans les deux cas, il s'agira de refacturer au client, des sommes payées par l'entreprise.

La différence entre les deux notions apparaît également dans la traduction des refacturations de frais et débours en comptabilité.

 

La notion de remboursement de débours

Ce sont des frais engagés par un tiers agissant au nom et pour le compte de son client. Il dispose d'un mandat préalable et explicite, parfois tacite et rend compte des sommes engagées.

Les débours sont des sommes payées au nom du client, qui serait seul poursuivi en cas de non paiement.

Exemple de débours en pratique

Un avocat vous « refacture » des frais supportés lors de la création de votre société (frais de greffe, de publicité légale...). La facture de ces frais de greffe est au nom de votre société, et non au nom du cabinet d'avocat. Ce dernier garde une photocopie et vous transmet l'original qui vous permet de déduire la TVA.

Pour le cabinet d'avocat, cette avance et son remboursement sont enregistrés en compte de classe 4, compte de tiers ou compte de passage. Ils n'ont donc aucune incidence sur le résultat comptable ou fiscal du cabinet.

De votre coté, vous enregistrez cette facture en charge et déduisez la TVA.

Le remboursement des débours se fait à l'euro près et n'est pas soumis à TVA. Aucun remboursement forfaitaire n'est admis en cas de débours.

Art 622-11 du Plan Comptable Général

Les opérations traitées par l'entité pour le compte de tiers en qualité de mandataire sont comptabilisées dans un compte de tiers. Seule la rémunération de l'entité est comptabilisée dans le résultat.

Les opérations traitées, pour le compte de tiers, au nom de l'entité, sont inscrites selon leur nature dans les charges et les produits de l'entité.

Article 267 II du CGI

2° Les sommes remboursées aux intermédiaires, autres que les agences de voyage et organisateurs de circuits touristiques, qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants dans la mesure où ces intermédiaires rendent compte à leurs commettants portent ces dépenses dans leur comptabilité dans des comptes de passage, et justifient auprès de l'administration des impôts de la nature ou du montant exact de ces débours.

Le débours n'a jamais d'impact sur le résultat comptable ou fiscal de celui qui avance les frais, le fournisseur et n'est pas comptabilisé dans un compte de charge ou de produit chez lui.

Il est en revanche déductible du résultat du client comme n'importe quelle autre facture d'achat à son nom.

 

Qu'est ce qu'une refacturation de frais ?

C'est une dépense engagée pour votre client mais dont la facture est à votre nom. Cela peut être des frais de déplacement, transport, d'hôtel... que vous devez engager dans le cadre de votre relation avec votre client. Mais à la différence du débours, vous agissez en votre nom.

Quand vous vous faites rembourser par votre client, vous devez émettre une facture, parfois en y joignant la photocopie des dépenses mais contrairement au débours, ce n'est pas obligatoire. Vous gardez les originaux.

La dépense constitue une charge et sa refacturation un produit soumis à TVA, qu'une marge soit appliquée ou pas.

La refacturation des frais est alors imposable à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu et soumis à TVA mais la charge est également déductible. Elle augmente le résultat fiscal pour la différence entre le montant refacturé et le montant HT de la facture initiale. Elle apparaît enfin sur la facture de vente qui permet de se faire rembourser.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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