Révision assistée par ordinateur : la R.A.O.

Bonsoir à tous et à toutes,

Cela fait maintenant quelques temps que j'occupe un poste dans un cabinet. Ce cabinet a cherché a développer sa structure informatique, notamment au niveau de logiciels comptable et produits annexes.
Nous utilisons CEGID PGI que je trouve quand même pas mal du tout comme logiciel professionnel. Il est vrai que je ne connais pas encore toutes les fonctions, mais j'y travaille.
Récemment, nous avons eu une formation sur un module de CEGID qui s'appelle Révision est qui a comme support Excel.
Cela fait donc 2 jours que je l'utilise sur un dossier dont l'exercice se termine au 30/09. Je dois avouer que je galère un peu car je ne connais pas encore toutes les feuilles, mais là aussi j'y travaille. Le principe est simple, vous générez votre dossier en fonction de la comptabilité, autrement dit, le module va analyser toute la balance est la répartir dans les différentes feuilles de travail classées bien évidemment par cycle.
Une fois cette génération faite, vous constituez votre dossier de travail en fonction de vos besoins et hop c'est parti pour la révision.
Le principe des feuilles est le suivant, j'ai un montant en comptabilité(reporté sur la feuille), je dois le justifier, pour arriver à un écart de 0., le principe est le même pour la majorité des feuilles.
Je peux évidemment passer mes CCA, PCA, PAR, CAP directement depuis le module de révision vers le module comptable et ceci en une seule manipulation.
Nous sommes actuellement en période de mise en place et nous débutons dans l'utilisation du produit. Cependant, je suis assez stupéfait par le système en lui même, c'est à mon sens un bon gain de temps à terme et le but est d'arriver au fameux "0 papier" (bon courage....).

Donc voilà, pour la présentation rapide du produit.

Et vous, dans vos cabinets respectifs, disposez-vous d'un produit de ce genre? Comment cela est il appréhendé par les collaborateurs? est-ce que cela marche correctement?

En tout cas, c'est à mon sens une révolution en la matière.

Effectivement, l’utilisation de l’outil informatique, telle que vous la décrivez, semble être la panacée.

Néanmoins, je vais vous faire part d’une expérience un peu différente que j’ai eue par le passé lorsque le cabinet qui m’employait a décidé de mettre en place de zéro papier.

Pour planter le décor, j’étais responsable de mission dans un des ex Big’6 dont la maison mère a décidé, à la fin des années 1990, de mettre en place des dossiers de travail au format informatique avec une architecture commune à tous les pays.

Je ne crois pas utile de rentrer dans le détail du contenu de ces dossiers mais nous devions remplir, dans un outil informatique « made in USA » tout un tas de documents décrivant l’environnement concurrentiel, l’activité, les systèmes d’informations etc.

L’élaboration de ces documents (qui n’étaient d’ailleurs pas totalement inintéressants à préparer) prenait beaucoup de temps et le support informatique mis à notre disposition n’était pas très convivial (écrans de saisie minuscules, instructions disponibles uniquement en langue anglaise, ce qui était source de fréquents malentendus…).

Nous avions par ailleurs une forte pression de la part des équipes centrales non seulement pour nous conformer à ces nouveaux standards de travail mais aussi pour utiliser l’outil mis à notre disposition.

Cette pression se manifestait, dans le cadre des missions référées, par des consignes strictes diffusées dans les instructions d’audit et par le refus de tout autre support de synthèse que celui fourni par l’outil.

Plus curieusement, elle se traduisait également sur des dossiers purement français qui faisaient l’objet d’audits internes de conformité aux nouveaux standards de travail, au même titre que les dossiers référés. J’ai d’ailleurs vu des auditeurs internes, venus nous contrôler, s’offusquer du fait que le français était utilisé comme langue de travail sur ce type de dossiers car cela empêchait leur revue !!!

Mais bon, là n’est pas le plus grave.

Le vrai problème est que les équipes, dont je faisais partie, étaient davantage concentrés sur la compréhension du fonctionnement de l’outil et sur le souci de produire des états de restitution « propres » que sur les problématiques comptables à proprement parler.

Notre formation avait été faite par des directeurs de mission, qui avaient été eux-mêmes formés par les associés français, qui avaient été eux-mêmes formés par des associés étrangers, le tout avec d’importants problèmes de compréhension et déperditions d’informations.

A titre d’illustration, je pourrais parler des revues analytiques, qui n’étaient ni faites, ni à faire compte tenu du temps passé à remplir la trame de bilan et compte de résultat (présentée dans l’outil au format américain !!!) : on était tellement contents de réussir enfin à avoir un beau tableau de comparaison N/N-1 au terme d’heures d’efforts que l’on oubliait l’essentiel, c’est à dire de prendre du recul pour analyser les variations.

Par ailleurs, au delà de cette utilisation forcenée de l’outil, l’accent était mis, dans cette nouvelle méthodologie d’audit, sur les revues de procédures (qui n’étaient d’ailleurs pas toujours faites correctement compte tenu du temps perdu à comprendre comment il fallait alimenter les masques de saisie) et les travaux substantifs étaient traités avec un certain mépris. Résultat : on pouvait arriver à des absurdités telles qu’une certification de comptes au 31 décembre sur la seule base d’une revue de procédures menée au 31 octobre, à l’occasion d’un hard close !!!

Bref, sans avoir la prétention d’être devin, j’avais déjà prédit à l’époque que de telles méthodes de travail allaient nous conduire à de grosses déconvenues sur des dossiers sensibles… Et l’avenir m’a malheureusement donné raison puisque 2 ans plus tard, le réseau (dont les plus perspicaces auront deviné duquel il s’agit) volait en éclats suite à un scandale financier retentissant.

Bien entendu, les scandales financiers récents n’ont certainement pas pour seule cause ces changements de méthodes de travail. Néanmoins, en détournant l’attention des auditeurs de leur travail d’analyse des comptes au profit de l’alimentation fastidieuse de supports informatisés, on perd en qualité d’analyse et de prise de recul.

En conclusion, je dirais que l’informatisation des dossiers peut effectivement être un « plus » important si elle permet des gains de temps effectifs (je pense par exemple à l’élaboration automatique de feuilles maîtresses à partir d’une balance générale récupérée sous format informatique). Par contre, lorsqu’elle est excessive et conduit à passer ses journées à remplir des masques de saisie sur un écran d’ordinateur de la taille d’un confetti, alors je suis persuadé que la qualité des travaux en pâti.

Boris,

Vous nous décrivez avec justesse les limites des Big : des outils standardisées, une liberté d'action et de reflexion limitée, etc...

Je pense que lorsque l'on parle l'on parle de technique de révision ou d'audit assisté par ordinateur, il faut séparer la méthodologie de l'outil.

Une méthodologie, qu'elle soit papier ou informatique, si elle est trop lourde, techniquement inadaptée, il faut la remettre en question.

Par contre, les outils de RAO, utilisés de façon pertinente et adaptée, apporte obligatoirement des améliorations en qualité et en productivité. Une production comptable sans ces outils me parait aller dans le sens contraire de l'évolution de la profession. Le 0 papier se rapproche chaque jour un peu plus...

Bonjour,

Juste une remarque sur le zéro papier :

Mes auditeurs utilisent des outils informatiques performants que j'aurai aimé utiliser lorsque j'étais en cabinet.
...... néanmoins, il me demande quand même des éditions papier .... parce que le papier rassure !! Avoir une balance générale sur papier semble être mieux qu'un simple fichier excel.

Autre point : les outils informatiques ne sont que des outils, c'est à dire qu'ils sont prévus pour aider et non pas pour remplacer le cerveau.
Lorque je faisais les feuilles maîtresses à la main avec les écarts en valeur et %, c'était certainement pénible et long, mais cela permettait néanmoins de "voir" les chiffres de près et de se poser des questions (ne dit - on pas aux enfants qu'en écrivant on apprend ses leçons !).

Voilà un sujet intéressant à développer par les auditeurs et les experts comptables, cela nous changera des sujets pauvres et manquant de qualité ....

A bientôt

Laurent

Bonsoir,

Je suis totalement d'accord avec LJ4 concernant le 0 papier, j'irais même plus loin en disant que tout vouloir mettre sur support informatique ne change pas tellement de chose finalement.

Je donne un exemple concret : Sur le module de révision dont je parlais plus haut, la partie rapprochement de TVA déclarée avec la compta est tellement longue, qu'avant même de commencer à le traiter, nous allons l'imprimer pour voir comment il s'articule et c'est là généralement que l'on voit les difficultés.

Autre exemple, tout bête, le cycle immobilisations : généralement si il y a des acquisitions, je complète mes notes informatiques par une photocopie des factures des immo en question.

Enfin, remarque dépassant le cadre des dossiers de travail : on a dit que les systèmes Intranet et internet étaient censés générer moins de papier. Résultat des courses, les mails jugés important sont imprimés et problèmes tous les mails hormis le spam que l'on reçoit sont importants....

Finalement, ce que je retire de ce genre d'outils :
Points positifs :
- Ils permettent de normaliser les dossiers et donc de les appréhender plus rapidement quand on en hérite
- Ils permettent d'avoir de la rédaction manuscrite parfois illisible
- Ils permettent à terme de gagner un temps précieux sur la remontée des points en suspens et des synthèses puisque automatique

Points Négatifs :
- Je ne suis pas certain que cela soit la meilleure méthode pour apprendre. (cela concerne les débutants comme moi)
- Le fait de travailler sur informatique ne permet pas le recul nécessaire aux traitements de certains points.
- Sur les premiers dossiers.... oulàlà y'a pas trop de productivité.

Cordialement.

Bonsoir

Le débat ainsi lancé vient dans la phase de réflexion que nous avons entrepris avec un associé du cabinet il y a quelques mois et qui nous a conduit à passer en audit du logiciel MCC au portail de la CNCC.
N'ayant pas les moyens des big puisque travaillant dans un cabinet d'une dizaine de collaborateurs, nous essayons du mieux que nous pouvons d'améliorer nos procédures.
C'est pourquoi, je mets en place des dossiers essentiellement informatiques afin d'arriver non pas au 0 papier mais à minimiser la masse de documents et surtout à gagner en efficacité.
Le portail CNCC avec le logiciel associé permet gràce à Excel de générer quasi immédiatement des feuilles maîtresses.
Si l'on couple ces feuilles au programme de travail standard de la CNCC et à des feuilles de travail crées par mes soins, on arrive à un dossier d'audit plutôt complet et relativement exhaustif.
Je conserve malgré tout un dossier papier pour y joindre mes justificatifs; scanner ces derniers prend à mon avis trop de temps et de place sur le disque dur.
L'idée est d'imprimer les feuilles de travail qu'en cas de contrôle anciennement appelé article 66.
C'est pourquoi, je pense que le 0 papier reste pour l'heure une l'utopie même si la GED me semblerait dans un second temps une bonne évolution.

Cordialement

Quelques mots pour rebondir au message que vient d'envoyer Poséidon: les points négatifs relevés (apprentissage et productivité) s'applique plus à l'EC qu'au CAC où les feuilles de travail permettent justement de résoudre le problème de connaissance (pour un système de questions relativement simples); de même, la productivité (une fois évidemment le dossier paramétré) est améliorée (donc la perte de temps n'existe qu'une fois à la création du dossier et encore si l'on crée un dossier type complet, les dossiers en découlant se paramètrent vite).
Quant au manque de recul il peut exister aussi sur des feuilles papiers que l'on appliquerait machinalement et si les fichiers informatiques utilisés (exemple: Excel ou dérivé) sont d'usage courant, les pertes d'analyse sont plus minimes.

Bonsoir,

Pour ma part, je n'apprécie pas ce type de logiciel. Dans le cadre de notre mission d'expertise comptable, les outils de RAO me semble lourd à parametrer et dangereux.

Cet outil ne permet pas au collaborateur d'avoir un certain recul sur le dossier et un esprit critique. L'automatisme nuit à la fiabilité et à la qualité du travail.
Pour preuve, quand vous lancez un calcul de liasse fiscale, beaucoup ne controlent pas les informations comme les immobilisations et amortissements mis automatiquement par le logiciel d'immobilisation. De temps en temps, il peut y avoir des écarts avec la 2050.

Personnellement, je préfère établir mes feuilles de travail sur Excel avec une trame que nous avons mis en place au sein du cabinet. Cela enrichi le dossier annuel, garde un fil conducteur pour l'exercice suivant.

De toute façon, comme il a été dis précédement, cela reste le collaborateur qui fait son bilan. Alors y a t-il vraiment une RAO. N'est ce pas plutôt un guide de révision onéreux.

Cordialement

Je ne suis pas d'accord avec les remarques de gof, si ce n'est l'aspect onéreux mais là il serait bon d'en discuter avec les prestataires informatiques.

D'abord, pour essayer de définir la RAO, des feuilles de travail sur Excel, un module de suivi des immos, des emprunts, etc. c'est de la RAO. Il ne faut pas rester bloqué sur les usines à gaz que peuvent proposer certains progiciels connus du marché. La RAO c'est une démarche où l'on cherche à automatiser des opérations à l'aide de l'informatique.

"L'automatisme nuit à la fiabilité et à la qualité du travail."

Moi, je pense que la RAO doit libérer du temps pour permettre au collaborateur de prendre du recul sur son dossier et se poser d'autres questions.

Une RAO doit répondre à 3 objectifs :
 Améliorer la qualité de tenue des dossiers
 Amener des gains de productivité
 Harmoniser les méthodes de travail

L’outil de Révision Assistée par Ordinateur doit au minimum permettre de répondre aux normes de qualité du travail et de documentation des travaux. L'expérience m'a prouvé que les gains de productivité sont réels (passé la phase d'apprentissage) et quel confort pour la supervision ou pour la personne qui reprend un dossier en N+1 que d'avoir des dossiers où apparait la méthodologie du cabinet et non les habitudes des collaborateurs.

Je pense que la production comptable de demain sera de la récupération de données (import grand-livre - balance, scanbank, EDI ou scan de factures), du paramétrage de logiciels et des contrôles + quelques OD "exotiques".

Et c'est tant mieux, il parait plus interessant d'avoir du temps pour une démarche conseil auprès du client que de comptabiliser un cut-off EDF-GDF...