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La RPA (Robotic Process Automation) en comptabilité : approche pratique à destination des experts-comptables

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Robotic Process Automation

Depuis le second semestre de 2023, l'intelligence artificielle (IA), notamment à travers les modèles de langage génératif, s'est rapidement affirmée comme un outil digital incontournable.

À l'ère du numérique et de la capacité de l'IA générative à apporter une réponse probante à certaines difficultés rencontrées par la RPA (Robotic Process Automation), il apparait intéressant de s'interroger (à nouveau) sur la RPA, ses composantes et sur ses apports potentiels au sein d'un cabinet comptable.

Dans l'univers de l'expertise comptable et de l'audit, où l'efficacité et la précision sont primordiales, la RPA (Robotic Process Automation) revêt une importance particulière. À l'ère du numérique, la capacité de l'IA générative à pallier certaines limites de la RPA ouvre de nouvelles perspectives pour optimiser les processus comptables et d'audit.

Dans cet article, nous allons explorer la RPA, ses composants clés, et surtout, ses implications potentielles pour faire évoluer les pratiques au sein des cabinets comptables.

 

Qu'est-ce que la RPA ?

La Robotic Process Automation (RPA) représente une avancée significative dans l'automatisation des processus, en permettant la création de « robots logiciels » capables de reproduire les actions d'un utilisateur sur une interface graphique. Cette technologie se distingue par sa capacité à exécuter des tâches routinières et répétitives, traditionnellement effectuées par des collaborateurs, avec une précision et une rapidité accrue.

Dans sa version simple, la RPA permet de « mimer » les opérations réalisées par un collaborateur du cabinet.

La mise en place de la RPA ne requiert pas nécessairement une expertise approfondie en programmation, grâce à des plateformes :

  • no-code, accessibles sans compétence en codage, favorisant une adoption aisée par tout collaborateur ;
  • low-code, demandant une compréhension basique de la logique de programmation, elles ouvrent la porte à une personnalisation plus poussée tout en restant abordables ;
  • développement informatique, pour des solutions entièrement sur mesure, utilisant des langages comme Python et des librairies spécialisées. Nous partagerons, plus loin dans cet article, un lien vers un exemple de code source disponible sur Github, illustrant comment les cabinets comptables peuvent développer et intégrer leur propre solution de RPA.

Avec l'apparition de l'IA, il convient de refaire le point sur l'utilisation de la RPA au sein du cabinet.

 

A quel moment faut-il s'interroger sur l'intégration d'un processus de RPA au sein du cabinet ?

Si le cabinet ne dispose pas des compétences internes, l'intégration de la RPA passera par le recours à des prestataires tiers dont le coût variera en fonction de la complexité du processus à automatiser et des exigences du cabinet.

Il convient de noter des caractéristiques préalables à une tâche/processus pour laquelle la RPA aura un intérêt.

Des processus répétitifs, commun aux dossiers du cabinet

Le développement d'un module spécifique (hors hypothèse de refacturation) pour un ou quelques clients du portefeuille est à proscrire. Dans un premier temps, il convient d'automatiser des tâches pour lesquels la majorité des dossiers sera concernée. Par exemple :

  • récupération des ventes sur un outil de facturation tiers ;
  • récupération des écritures de paie puis intégration dans l'outil de production comptable ;
  • récupération de documents sur le site impots.gouv professionnel : mandat SEPA, bordereau de CFE, récupération des attestations de régularité fiscale ;
  • récupération de documents sur le site des URSSAF : attestation de déductibilité de CSG/CRDS, attestation de paiement de charges sociales, etc. ;
  • récupération de données (relevé PDF pour cadrer le solde comptable) liés à des paiements/encaissements : Stripe, Go Card Less, relevé American Express, etc.

 

Des processus à faible valeur ajoutée et non critique

Le processus doit avoir une valeur ajoutée faible. Comprendre ici, qu'en cas de dysfonctionnement/bug :

  • que la récupération tardive des éléments de quelques jours n'engage pas la responsabilité du cabinet ;
  • le processus peut être repris en main par une personne au sein du cabinet avec peu ou pas de qualification comptable.

 

Un cas d'usage concret de la RPA en cabinet d'expertise-comptable : la récupération des avis de Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) 

Les avis de CFE sont disponibles sur l'espace impots.gouv professionnel du client. Pour les récupérer, il est nécessaire d'effectuer manuellement différentes manipulations sur le site depuis un navigateur web afin de récupérer le PDF de chacun des établissements de nos clients.

Cette récupération manuelle (par hypothèse, nous supposons que le cabinet bénéficie d'un accès en tant qu'administrateur suppléant ou bénéficie des délégations suffisantes) ne comporte pas de valeurs ajoutées de manière intrinsèque mais s'avère nécessaire pour documenter le dossier de travail annuel de l'expert-comptable.

À partir du moment où cette tâche est requise pour tous les dossiers (exception des cas d'exonération), il convient de s'interroger sur le développement d'un processus automatisé qui permet de :

  • de renseigner les SIREN des clients dans un fichier txt que le robot va parcourir ;
  • d'indiquer au robot de connecter à impots.gouv avec les codes propres du cabinet, puis de naviguer jusqu'au avis de CFE ;
  • de lancer l'impression de l'avis de CFE au format PDF ;
  • de récupérer le PDF généré sur le site impots.gouv (ce qui est plus complexe, compte tenu de l'UX/interface utilisateur plus que discutable pour un site professionnel...) ;

Nous proposerons sur notre compte Github un code Python qui effectue les tâches détaillées ci-dessus. Lien vers la page Github.

 

Anticipation des problèmes liés à la RPA

La RPA peut s'avérer sensible :

  • au navigateur utilisé ;
  • aux modifications de l'interface du site internet (en cas de robot qui se connecte à des sites tiers) ;
  • à l'évolution du logiciel de RPA ou du langage de programmation.

L'évolution et les corrections d'erreurs du code peut s'avérer problématique lorsque le langage de programmation est maîtrisé par une seule personne au sein du cabinet.

À l'heure de l'IA, il est intéressant d'ouvrir à nouveau de (re)découvrir la RPA – que nous avons peut-être fermée et remisée à tort au placard des processus à mettre en place au sein du cabinet. Avec les difficultés de recrutement, de la défiance des éditeurs vis-à-vis de notre profession, de l'augmentation des coûts logiciels et de la contraction de nos marges, la RPA apporte un début de solution pour automatiser des tâches que nos collaborateurs ne voudront plus faire dans quelques années.

Fabrice Heuvrard

Fabrice Heuvrard, expert-comptable et commissaire aux comptes.

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