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Rythmes de travail et aménagement de vos locaux : les changements à effectuer en 2017 !

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Catégorie : Ressources humaines
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« Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise »

Plus de liberté.
Voici ce que vous pourriez offrir à vos employés pour les rendre efficaces et heureux au travail.

Simple, vous dites ?
Oui, à condition d'établir un cadre pour leur permettre de vous comprendre et de communiquer efficacement autour des différents changements que vous souhaiteriez mettre en place.

Code vestimentaire, horaires et lieu de travail, implication dans l'entreprise, déplacements dans vos locaux...

Voici sept idées à mettre en place en 2017 pour moderniser votre management et accroître l'intérêt de vos collaborateurs pour votre entreprise.

 

Offrez des libertés à vos employés pour une meilleure collaboration



Proposez des horaires de travail flexibles

Dans les entreprises classiques, le nombre d'heures travaillées est bien entendu imposé, mais les horaires, eux, le sont également. Ainsi, impossible pour les employés de choisir le rythme qui leur convient et d'adapter leurs horaires à leurs contraintes personnelles (enfants à aller chercher à l'école, activités sportives ou culturelles...) ou à leur rythme de travail (certains arrivent plus facilement à travailler avant 9h ou après 18h).

Pour satisfaire vos employés et instaurer un climat de sérénité au sein de votre entreprise : faites leur confiance et permettez-leur au maximum de travailler quand ils le souhaitent. Bien entendu, si des réunions avec des clients ou en interne sont organisées, ou si vous avez besoin d'échanger régulièrement avec vos collaborateurs dans la journée, prévoyez une plage horaire pendant laquelle chacun est tenu d'être présent (de 10h à 12 et de 14h à 16h par exemple). Sachez-le : les libertés que vous accordez à vos employés ne se retourneront pas contre vous, elles permettront au contraire à chacun d'apprécier la flexibilité et l'ouverture d'esprit de votre entreprise et ainsi de se montrer plus impliqués dans les projets du quotidien.

Acceptez des lieux de travail divers et variés

Au delà des horaires, montrez-vous au maximum flexibles sur le lieu de travail. A nouveau, si des contraintes se présentent (réunions, rendez-vous clients...) il est important que vos employés soient présents et disponibles ; mais si certaines parties de la semaine sont dédiées à du travail personnel et solitaire, accordez-leur de travailler de chez eux (home office) ou dans un espace de co-working qui leur semblerait adapté (plus proche de chez eux par exemple).

A nouveau, vous simplifiez la vie de vos salariés et ils vous le rendront bien ! Bien sûr, vous devez en amont établir des règles claires pour ne laisser planer aucun doute sur ce qui est acceptable ou ne l'est pas. Pourquoi ne pas organiser une réunion de brainstorming avec des représentants de chaque département pour connaître leurs envies et leurs besoins ? Ils sont les plus à mêmes de vous guider. Vous pourriez ainsi décider de permettre à vos employés de travailler du lundi au jeudi dans vos locaux et le vendredi depuis leur domicile.

Permettez aux employés de choisir leurs vêtements pour venir travailler

A nouveau, certaines entreprises continuent de mettre en place un code vestimentaire strict, ne laissant que peu d'imagination aux employés. Au delà du manque de libertés alors imposé aux collaborateurs, cela risque également de les mettre mal à l'aise dans certaines circonstances, de les stresser s'ils n'apprécient pas la tenue imposée et ne la trouvent pas suffisamment confortable et ainsi de réduire leur efficacité et leur concentration. A l'inverse, en leur permettant de s'habiller comme ils le souhaitent - à nouveau, à vous d'établir un cadre clair pour permettre à vos employés de ne pas dépasser les limites fixées - vous leur permettez de se sentir à leur aise et de ne pas se focaliser sur leur cravate ou leur tailleur. De plus, cette créativité vestimentaire leur permettra de laisser indirectement libre cours à leur imagination - ce qui peut s'avérer positif pour leurs performances professionnelles ; et d'associer leur lieu de travail à un environnement positif, ouvert et rassurant, dans lequel ils apprécient se rendre et passer du temps.

A titre d'exemple, le cabinet comptable Crowe Horwath LLP a ainsi lancé deux initiatives dans le cadre de sa stratégie d'innovation et de mobilité : « Où travailler » et « Que porter » afin de définir les nouvelles règles associées au lieu de travail et à la tenue. En agissant ainsi, la société a fait partie des dix premières entreprises de son secteur à innover dans ces domaines et a permis à ses employés de se sentir uniques et valorisés : une bonne idée ! Selon les dirigeants de Crowe Horwath LLP, l'épanouissement des salariés est primordial et les retombées ne leur feront pas dire le contraire car l'entreprise a fait partie des 6 meilleures entreprises dans lesquelles il fait bon travailler (Best Places to Work) selon le magazine Fortune et selon l'indicateur Best Places to Work en 2016. Ainsi, sur les 943 salariés du groupe interrogés : 92% estiment que leur entreprise est un endroit idéal pour travailler, 96% que leurs managers et leurs récompenses sont à la hauteur de leurs espérances, 97% que la communication est très bonne, 97% également qu'ils sont fiers de travailler pour une telle société et que l'atmosphère est excellente et 98% affirment que leurs challenges sont très motivants ! Pas de peur à avoir : en travaillant chez eux ou en jeans, vos employés pourront se montrer tout autant motivés et prêts à accomplir de grands challenges, voire encore plus !

Impliquez vos employés et permettez-leur de participer à la vie de l'entreprise

Pour ces différents projets, nous vous suggérons d'échanger en amont avec vos employés. En effet, le changement n'est jamais évident à amorcer et il est important de vérifier le retour de vos collaborateurs. Peut-être auront-ils des idées et des suggestions intéressantes à prendre en considération, peut-être ne seront-ils pas prêts à vous suivre... L'essentiel est de laisser la possibilité à chacun de choisir, dans le respect d'autrui. Ainsi, les nouveautés que vous mettriez en place dans le but de satisfaire certains de vos collaborateurs ne doivent pas aller à l'encontre des souhaits de ceux qui ne souhaitent pas voir votre entreprise évoluer. Tout est alors question d'équilibre. Une chose est sûre : ils se sentiront valorisés et comprendront que leur avis compte si vous les interrogez et communiquez régulièrement avec eux au sujet de ces changements de politique en interne. Lorsque vous lancerez l'un de ces projets, pensez également à les tenir informés à chaque étape pour que le changement soit mieux accompagné.

 

Repensez vos locaux en vous adaptant aux besoins de vos employés



Aménagez différents espaces

Car la flexibilité que vous offrirez à vos employés en suivant les premiers points de cet article doivent également s'accompagner d'une transformation de votre espace, nous vous conseillons de repenser vos bureaux pour permettre à chacun d'organiser son travail comme il le souhaite. Pensez ainsi à créer des espaces de réunion, des lieux de détente, des bureaux privés pour passer des appels professionnels ou se concentrer sur un projet en particulier, des salles de brainstorming adaptées pour laisser libre cours à la créativité de vos employés, des espaces de repos...

Vos locaux ne sont pas simplement un lieu de travail mais aussi et surtout un lieu de vie. Pour motiver vos employés, il ne suffit pas de les autoriser à arriver plus tard, partir plus tôt et travailler en tee-shirt : il est également important de mettre à leur disposition du matériel et des infrastructures adaptées aux différentes étapes de leur journée : réunions, moments de travail personnel...

Pour ce faire, vous pouvez faire appel à un architecte d'intérieur spécialisé en entreprises, ou encore mieux, à un Space Planner (l'un de ces nouveaux métiers en vogue en 2017) qui ira plus loin que le simple aménagement de vos locaux et qui s'attachera également à vérifier l'acoustique, la température, l'éclairage, l'identité de votre entreprise, la structure et le découpage de vos locaux, l'organisation spatiale... De nombreux critères sont à prendre en compte pour vos nouveaux locaux.

Améliorez le confort

Comme nous venons de le voir, un nouvel aménagement de vos locaux n'est pas suffisant, il faut également réfléchir à l'identité que vous souhaitez créer et penser avant tout au confort et à la sécurité de vos salariés.

Comment pourriez-vous réduire le bruit ? Et améliorer la luminosité sans la rendre agressive ? Qu'en-est-il de la réduction des déchets ? Et des couleurs que vous souhaiteriez mettre en valeur dans chaque espace (rouge orangé pour la créativité, bleu ou blanc pour les espaces de calme et de concentration...) ?

Si vous avez le budget suffisant et que vous souhaitez aller au bout du processus pensez également au mobilier : chaises et fauteuils confortables et ergonomiques, ordinateurs légèrement surélevés pour éviter les problèmes de dos, bureaux flexibles et pouvant se relever si vos employés souhaitent travailler debout à certains moments de la journée...

PwC a ainsi repensé entièrement ses locaux. Selon le cabinet, la collaboration est la clé de l'engagement et de la créativité et cet effort doit se ressentir visuellement dans les différents espaces de travail. Ils ont ainsi décloisonné leurs bureaux, apporté une lumière nouvelle, décidé de ne pas attribuer de bureaux nominatifs pour établir un management plus transversal et des projets pluridisciplinaires. Le concept suivi est celui de l'Activity Based Working (travail selon l'activité) où le collaborateur évolue dans les bureaux selon ses besoins et ses différentes missions. Pour PwC, cette transformation physique est avant tout culturelle et incite ainsi à travailler différemment et à mieux collaborer.

Impliquez vos salariés

A nouveau, nous vous conseillons de prendre ces différentes décisions en coordination avec vos employés. Mettez par exemple une boîte à idées à disposition avant réaménagement pour que chacun puisse s'exprimer sans crainte d'être jugé, proposez une journée portes ouvertes après travaux pour que vos salariés soient heureux de présenter le travail à leurs familles et ainsi parler des décisions de leur entreprise. Enfin, bien que ce travail soit avant tout une réflexion interne, communiquez en externe dans la presse et via vos newsletters éventuelles, pour tenir informés vos clients et leur montrer que vous êtes une entreprise ou un cabinet innovant, moderne et résolument tourné vers le bien-être de vos salariés.


Sarah Gillot

Sarah Gillot est Chef de Projet Online Marketing pour Makerist - start-up à Berlin - afin de développer le marché français.


Rythmes de travail et aménagement de vos locaux : les changements à effectuer en 2017 !