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Scan des frais et factures et autres automatismes, quels bénéfices pour les TPE et les cabinets ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Application notes de frais : pour quels traitements, quels bénéfices

Le cloud, les évolutions réglementaires et les innovations des éditeurs mettent désormais à la portée des TPE des fonctionnalités jusqu'ici réservées aux grandes entreprises.

A l'occasion de la sortie de l'appli Notes de frais de macompta.fr, nous faisons le point sur les automatismes comptables : pour quels traitements, quels bénéfices et ce que ça change dans l'organisation comptable de la TPE.

 

Automatismes comptables, pour quels traitements ?

Les outils proposés aujourd'hui permettent de gérer les journaux d'achat, de vente, de banque et certaines opérations diverses.

Journal d'achat avec le scan des notes de frais et factures fournisseurs

Des outils comme l'appli Note de frais de macompta.fr permettent de scannez notes de frais/factures pour une reconnaissance instantanée des informations essentielles. L'outil reconnait le HT, la TVA, la date, le SIRET du fournisseur, la catégorie de frais. Si certaines informations ne sont pas reconnues, l'utilisateur peut les compléter avant d'enregistrer la note de frais en comptabilité.

L'appli peut également importer des factures en format PDF reçues par mail.

Journal des ventes

La fonctionnalité n'est pas nouvelle. Rappelons simplement que le logiciel de facturation, s'il est intégré avec la comptabilité permet de générer le journal des ventes. Chez macompta.fr, l'écriture est générée au moment de la validation de la facture.

Journal de banque

Avec la directive sur les services de paiement (DSP2) fin 2019, l'arrivée des fintechs, des agrégateurs de comptes, les TPE peuvent désormais récupérer facilement leurs opérations bancaires.

Une fonctionnalité comme la synchronisation bancaire disponible sur macompta.fr permet une connexion quotidienne automatique à la banque, une récupération des mouvements. En fonction des libellés des opérations, le logiciel va également proposer une imputation automatique de l'opération dans un compte. L'utilisateur pourra contrôler l'imputation proposée avant un import définitif en comptabilité.

Journal des OD (opérations diverses)

Là encore les fonctionnalités ne sont pas nouvelles mais leur existence mérite d'être rappelée. L'intégration des logiciels de paie, déclarations fiscales, gestion des immobilisations avec la comptabilité permet de générer OD de paie, de TVA, d'amortissement.

 

Quels bénéfices pour les TPE et les cabinets ?

Certains bénéfices comme le gain de temps, la fiabilisation des écritures sont évidents. D'autres moins visibles sont tout aussi importants comme la mise à jour instantanée de la comptabilité, la génération des écritures par les opérateurs.

Gain de temps et fiabilisation des écritures

La saisie manuelle des opérations courantes est répétitive, fastidieuse et source d'erreur.

L'imputation des achats se fait (chez macompta.fr) d'après le compte de charge et de TVA liés au fournisseur (reconnu par son SIREN). L'imputation de la facture de vente dans les comptes clients, chiffre d'affaires et TVA est liée au compte client et à l'article facturé.

L'imputation des écritures bancaires à l'aide de mots clés recherchés dans le libellé des opérations permet également une pré-imputation de nombreuses écritures.

Ces solutions, si elles ne garantissent pas 100% d'écritures reconnues et correctes, assurent une fiabilité beaucoup plus importante qu'une saisie manuelle. Le temps passé sur le traitement automatisé des achats, ventes et de la banque est très faible par rapport à une saisie manuelle de ces opérations. Rappelons que la saisie manuelle implique transmission des documents à la personne qualifié pour la saisie, saisie proprement dite, classement...

Mise à jour de la comptabilité, Génération des écritures par les opérateurs

Un des principaux bénéfices de l'automatisation de la comptabilité courante est sa mise à jour instantanée par les opérateurs.

Les écritures d'achat sont générées au moment du scan de la facture fournisseurs par l'acheteur, de payer sa note de frais par le commercial en tournée. Les comptes clients et de vente sont mis à jour dès que l'assistant commercial valide une facture. Les écritures de banque sont mises à jour quotidiennement.

L'initiation du traitement comptable par la personne en charge de l'opération, commercial, acheteur, secrétaire commercial, chef d'entreprise permet un traitement au fil de l'eau par des personnes sans qualifications comptable particulières.

 

Quels changements dans l'organisation comptable ?

Plus de trois quarts des TPE sont accompagnées par un expert-comptable, certaines font appel à des comptables en temps partagé, voire un comptable unique pour les plus grosses TPE.

Leur rôle est fortement impacté par ces évolutions.

La saisie des opérations courantes par le comptable interne ou le collaborateur de cabinet se réduit très fortement.

Ils vont passer d'un rôle de teneur de comptes à celui d'organisateur des flux : paramétrage des automatismes, accompagnement des opérateurs, contrôle des opérations, traitement des opérations non gérées.

Ce nouveau rôle exige plus de qualification car le comptable ne traitera que les opérations les plus complexes. Il exige également plus d'aptitude en communication pour accompagner les opérateurs.

Macompta.fr
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Logiciels de facturation, comptabilité, notes de frais, déclarations, immobilisations, paie et déclarations sociales.

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