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Simplifier la création d'une lettre de mission d'expert-comptable

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Modifié le 06/09/2018

Comment gagner du temps dans la conception d'une lettre de mission ?

La lettre de mission est un document contractuel essentiel dans la relation entre expert-comptable et client. Obligatoire, elle permet à la fois de définir les obligations des parties et de circonscrire la responsabilité de l'expert-comptable.

Le plus souvent, la lettre de mission contient la mission de présentation des comptes avec différentes missions complémentaires comptables, fiscales, sociales, juridiques. C'est pour cette seconde catégorie de missions, qu'il est particulièrement important d'être très précis. La précision permet également de mieux vendre les prestations.

 

Faire signer des lettres de mission : une activité souvent chronophage

L'article 151 du code de déontologie des experts-comptables, rappelle l'obligation de faire signer une lettre de mission à ses clients et de la mettre à jour régulièrement. Une pratique qui prend du temps et oblige parfois les experts-comptables à s'entretenir une ou plusieurs fois avec leurs clients. Les experts-comptables et leurs prospects passent ainsi par différentes étapes pour obtenir une signature finale :

  • entretien de découverte ;
  • présentation de l'offre ;
  • rédaction de la lettre de mission ;
  • relance pour la signature ;
  • signature des mandats.

Ces différents entretiens ont pour but de faire signer la lettre de mission et de récolter les documents et signatures nécessaires à l'établissement des mandats.

Une organisation efficace de la mission passe par le tableau des tâches, ce tableau qui permet de lister les obligations de chacune des parties. Il complète la lettre de mission qui contient le détail du calcul du montant des honoraires.

Pour Alexis Colas, fondateur de Devizen, expert-comptable depuis 20 ans « ces différentes étapes, du rendez-vous avec plusieurs prospects à la signature des mandats peuvent nécessiter jusqu'à 12 heures de travail... alors que deux ou trois heures peuvent suffire pour convaincre un client et le faire signer avec un outil adapté ». Les différentes étapes, de la découverte de la mission à signature finale peuvent être réalisées au cours d'un rendez-vous unique.

 

Gagner du temps en utilisant un deviseur

La proposition commerciale, souvent appelée devis n'est pas obligatoire mais permet de préparer efficacement la lettre de mission. En inversant la logique du tableau de répartition des tâches et en détaillant au maximum les devis, le client peut comprendre la prestation et le prix.

Lorsque le client sait ce qu'il achète et peut ajuster le budget en fonction de ses besoins, il est parfois plus enclin à négocier des missions complémentaires.

Mais cela nécessite aussi « un changement de culture et de mentalité de la part des experts-comptables » estime Alexis Colas. Offrir le choix à son prospect avec une offre claire et compréhensible permet d'éviter l'effondrement de la marge des experts-comptables. Le client en demande souvent plus.

De cette manière, le client qui paie moins sait précisément pourquoi il paie moins : parce qu'il demande moins de travaux à son expert-comptable. Lui donner la possibilité de remplir sa propre grille de travaux et de la valider avant de lui proposer des prestations complémentaires de la mission traditionnelle facilitent la signature d'une lettre de mission.

« Nous proposons cette facilité de choix au prospect de l'expert-comptable qui valide simplement les travaux dont il a besoin sur une tablette tactile en discutant des missions. » Le but est de « permettre aux cabinets de retrouver leurs marges sans avoir l'impression de faire de la vente » explique encore Alexis Colas, fondateur de Devizen.

Les différentes tâches et missions complémentaires qui sont choisies par le client permettent ensuite d'éditer le devis, de le faire signer et valider par mail ou papier imprimé. La transformation en lettre de mission se fait en un clic, avec toutes les mentions obligatoires. L'ensemble des documents et mandats peuvent également être édités automatiquement. Un bon moyen de faire signer son client avant la fin de l'entretien, gage de gain de temps important.

Alexis Colas
Alexis Colas  
Fondateur de DeviZen
Tél : 06 09 79 92 80

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