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Temps moyen pour 220 factures founisseurs

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Kinna
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Ecrit le: 27/10/2008 07:06
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Bonjour à tous,

Pour les comptables fournisseurs, merci de bien vouloir me communiquer le temps moyen que vous mettez pour traiter 220 factures en moyenne par mois.

Je sais qu'il y a des personnes plus rapides que d'autres, mais c'est une moyenne !

En comptant le temps de codification, de saisie, d'édition des chèques ou traites de règlement, ainsi que le classement dans les dossiers fournisseurs.

Sachant qu'il y a deux sociétés à traiter, donc la moitié environ des 220 factures pour chaque société, ce qui veut dire vérification assez minutieuse pour ne pas enregistrer une facture sur une société au lieu de l'autre.

Merci d'avance pour votre participation

Cordialement.
Muki
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 27/10/2008 13:31
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Bonjour,

Ce n'est pas si facile de répondre à cette question je trouve, cela dépend du dossier, si ce sont des factures de fournisseurs "classiques" (type facture téléphonique), français ou non, et qu'on a l'habitude de traiter (les mêmes tous les mois). De plus, préparer les chèques, en faire des copies, etc, peut être assez long et fastidieux, c'est peut-être même cela qui prend le plus de temps.

Tu poses cette question car ton employeur pense que tu mets trop de temps ?

Cordialement.


--------------------
Nad64
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 27/10/2008 15:50
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Bonjour,

Il est très difficile de répondre à ce genre de question.
J'ai passé un audit du service comptabilité, il y a quelques années.
Pour le préparer, on nous avait demandé de marquer, pour plusieurs jours, toutes les opérations effectuées ainsi que les heures de début et de fin de chacune. (il fallait que ce soit très détaillé: par exemple, interruption au téléphone, d'un salarié, temps d'ouverture des logiciels...)
Ceci permet en extrapolant les résultats de voir le temps passé pour chaque activité.

Cet audit qui se rapproche de l'analyse "lean" (pour ceux qui connaissent) nous a permis de quantifier notre travail, mais au delà de ça, de voir les différents gaspillages (en temps, en papier, en informations inutiles, en circuit de documents...) et d'améliorer notre productivité.

Cordialement,


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Kinna
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 27/10/2008 20:02
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Citation : Muki @ 27.10.2008 à 13:31
Bonjour,

Ce n'est pas si facile de répondre à cette question je trouve, cela dépend du dossier, si ce sont des factures de fournisseurs "classiques" (type facture téléphonique), français ou non, et qu'on a l'habitude de traiter (les mêmes tous les mois). De plus, préparer les chèques, en faire des copies, etc, peut être assez long et fastidieux, c'est peut-être même cela qui prend le plus de temps.

Tu poses cette question car ton employeur pense que tu mets trop de temps ?

Cordialement.

Bonsoir et merci de ta participation Muki,

Je pose cette question car actuellement je travaille 3 jours semaine sur la gestion de la paie et sur la gestion du personnel. Mon nouveau directeur envisage de me faire faire une journée de plus par semaine.

Comme ma collègue comptable est tous les mois en dépassement d'horaire, il souhaiterait qu'elle prenne ses récupérations, ce qui fait qu'elle ne pourra plus assumer tout son travail et c'est sans doute moi qui devrait le prendre la partie "fournisseurs."

Pour cela, il faut que j'arrive à savoir combien de temps cela prend en moyenne de faire ces 220 factures + les règlements. C'est vrai qu'il y a facture et facture (1 ligne ou 10 lignes ce n'est pas la même chose). Mais bon, il faut bien partir de quelque part .....

Une précision, les chèques sont fait sur le logiciel comptable, pas à la main. Les factures sont traitées en compta analytique (2 ou 3 axes).

Cordialement
Kinna
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 27/10/2008 20:10
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Citation : Nad64 @ 27.10.2008 à 15:50
Bonjour,

Il est très difficile de répondre à ce genre de question.
J'ai passé un audit du service comptabilité, il y a quelques années.
Pour le préparer, on nous avait demander de marquer, pour plusieurs jours, toutes les opérations effectuées ainsi que les heures de début et de fin de chacune. (il fallait que ce soit très détaillé: par exemple, interruption au téléphone, d'un salarié, temps d'ouverture des logiciels...)
Ceci permet en extrapolant les résultats de voir le temps passé pour chaque activité.

Cet audit qui se rapproche de l'analyse "lean" (pour ceux qui connaissent) nous a permis de quantifier notre travail, mais au delà de ça, de voir les différents gaspillages (en temps, en papier, en informations inutiles, en circuit de documents...) et d'améliorer notre productivité.

Cordialement,

Bonsoir Nad64,

Te souviens-tu du temps passé pour le service comptable fournisseurs lors de l'audit ?

Cette information serait utile afin de pouvoir donner un ordre d'idée à mon nouveau directeur, car l'enregistrement des factures fournisseurs, pour l'instant, je ne le fais qu'occasionnellement, donc je n'ai pas beaucoup de visibilité.

Bonne soirée

Cordialement.
Nad64
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 27/10/2008 20:29
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Message édité par Nad64 le 27/10/2008 20:30
Bonsoir Kinna,

Non, vraiment, je ne me souviens pas.
Mais je pense que la meilleure méthode pour vous, est de mesurer concrètement la tâche sur quelques heures ou quelques jours. Vous aurez une moyenne à laquelle il faudra rajouter les impondérables dont les relances fournisseurs par exemple.
Il faudra peut être rajouter (si c'est vous qui vous en chargez) le lettrage, la vérification des comptes de fin d'exercice (charges et fournisseurs),...

Bon courage,


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Muki
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 28/10/2008 12:58
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Bonjour Kinna

Comme Nad64, je pense qu'il ne serait pas une bonne idée de vouloir fixer trop tôt une estimation de durée mais de se donner un peu de temps pour évaluer le temps nécessaire.

Quelques remarques :

- L'enregistrement en analytique prend du temps, surtout si c'est vous qui codifiez. Ex : vérification des prorata par centres de coût, calcul, éventuellement aller voir les différents services pour connaître le % d'affectation, etc.
- Comme le disait Nad64 : le lettrage prend du temps. Est-ce vous qui en aurez la responsabilité ?

Je pense également que votre collègue pourrait être d'une aide précieuse pour évaluer le temps nécessaire. Il est aussi utile, même si cela semble pénible et rébarbatif, de bien décortiquer chaque étape du processus, par écrit, et voir ensuite le temps nécessaire à chaque étape.

Bonne journée.


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Richard.E
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 29/10/2008 12:32
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Message édité par Claudusaix le 29/10/2008 15:24
Citation
Je pose cette question car actuellement je travaille 3 jours semaine sur la gestion de la paie et sur la gestion du personnel. Mon nouveau directeur envisage de me faire faire une journée de plus par semaine.

1 journée par semaine me paraît être un délai largement raisonnable pour réaliser l'ensemble des opérations évoquées. Tout dépend, à mon sens, de la fréquence de réception des factures (étalée sur le mois / très importante fin de mois) et de la complexité du traitement analytique. Qualité d'organisation (interne) importante également, évidemment.

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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 30/10/2008 11:09
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Citation : Richard.E @ 29.10.2008 à 12:32

Citation
Je pose cette question car actuellement je travaille 3 jours semaine sur la gestion de la paie et sur la gestion du personnel. Mon nouveau directeur envisage de me faire faire une journée de plus par semaine.

1 journée par semaine me paraît être un délai largement raisonnable pour réaliser l'ensemble des opérations évoquées. Tout dépend, à mon sens, de la fréquence de réception des factures (étalée sur le mois / très importante fin de mois) et de la complexité du traitement analytique. Qualité d'organisation (interne) importante également, évidemment.

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Bonjour Richard,

Merci de la participation. Comme c'est moi qui en principe récupérera ce travail et sachant que je travaille 3 jours par semaine pour la gestion du personnel et les salaires, il me reste 1 journée à consacrer éventuellement à la compta fournisseurs. Je veux garder au moins 1 jour en plus du week-end.

En revanche, tous les trimestres j'ai un peu plus de travail de déclarations de charges à faire, donc se sera "chaud" au niveau du temps.

Au final, c'est pour que ma collègue qui effectue déjà cette partie et qui elle a 35 ans de "boîte",
récupère ses heures supplémentaires avant qu'elle ne parte en retraite dans 2 ou 2 ans 1/2.

Comme je le disais plus haut, elle connait pratiquement tous les comptes fournisseurs et tout l'analytique par coeur et moi pas du tout.

Merci

Kinna
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Re: Temps moyen pour 220 factures founisseurs
Ecrit le: 02/11/2008 20:43
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Citation : Kinna @ 27.10.2008 à 07:06
Bonjour à tous,

Pour les comptables fournisseurs, merci de bien vouloir me communiquer le temps moyen que vous mettez pour traiter 220 factures en moyenne par mois.

Je sais qu'il y a des personnes plus rapides que d'autres, mais c'est une moyenne !

En comptant le temps de codification, de saisie, d'édition des chèques ou traites de règlement, ainsi que le classement dans les dossiers fournisseurs.

Sachant qu'il y a deux sociétés à traiter, donc la moitié environ des 220 factures pour chaque société, ce qui veut dire vérification assez minutieuse pour ne pas enregistrer une facture sur une société au lieu de l'autre.

Merci d'avance pour votre participation

Cordialement.

Merci Nad64, Muli et Richard pour vos renseignements.

Cordialement.
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