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Tenue comptable automatisée : comment mesurer votre productivité ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Tenue comptable : découvrez 5 étapes clés pour améliorer votre productivité

Les solutions d'automatisation transforment les pratiques des cabinets d'expertise comptable. Vous envisagez de mettre en place un logiciel d'automatisation mais n'êtes pas encore familier avec les bénéfices que vous pouvez en tirer ?

Vous devrez réévaluer la façon dont vous pensez la productivité de votre service de tenue comptable en ligne.

Passer de la méthode manuelle à des systèmes automatisés, cela signifie trouver de nouvelles façons de suivre, de revoir et d'analyser votre productivité. Le fait de ne plus avoir à traiter une pile de dossiers papier n'est pas le seul critère à prendre en compte. Il s'agit surtout de mesurer l'efficacité de vos process afin de tirer pleinement profit des bénéfices d'une tenue comptable automatisée.

Pour vous aider à démarrer et à faire décoller votre productivité, nous avons défini 5 étapes-clés.

 

La qualité des données au centre de vos préoccupations   

L'erreur humaine et les données incorrectes sont un problème omniprésent dans les process manuels. Mais avec l'approche automatisée, le taux d'erreur diminue sensiblement et la qualité de la donnée augmente.

Cette amélioration est clé pour accroître la valeur du service délivré aux clients.

Des données fiables reçues en temps réel rendent vos services à valeur ajoutée (comme les rapports de gestion et les prévisions de bénéfices) plus rentables. Suivre de près la qualité des données est essentiel, et cela commence par une visibilité sur la rapidité de collecte et de traitement des éléments.

Voici les 2 indicateurs qui vous permettent de contrôler la récence de vos données.

Le temps de collecte, ou délai client : combien de temps vos clients attendent-ils avant de vous envoyer leurs documents comptables ? Les informations recueillies par Receipt Bank montrent que, par rapport aux clients qui envoient des documents papier, ceux qui les soumettent via une application mobile le font 4 fois plus vite. Le délai client moyen est donc de 3 jours au lieu de 12 jours, pour les utilisateurs d'une application mobile.

Le temps de traitement : une fois les éléments reçus, combien de temps vous faut-il pour traiter les données et les saisir en comptabilité ? Le logiciel d'extraction de données Receipt Bank vous aide à automatiser cette tâche, en la rendant quasi-instantanée.

Moins vous passerez de temps sur ces tâches, plus la comptabilité de vos clients reflète leur activité en temps réel.

 

Passez à des prestations centrées sur le service client

Un service de comptabilité en ligne offre plus de flexibilité et de valeur à vos clients. Au final, l'objectif de la tenue comptable est bien de leur fournir un service ponctuel et efficace. Cela signifie mettre le service et les attentes de vos clients au centre de votre proposition de valeur.

Présentez vos services dès le début de votre relation et établissez de manière claire des lettres de mission qui peuvent être suivies et révisées dans le temps. Ainsi, vous rendez vos process transparents, tout en définissant les attentes des deux parties et les objectifs mensuels à atteindre.

Par exemple, vos contrats doivent définir :

  • Les services comptables que votre client attend de vous,
  • Le type de livrables qu'il doit vous envoyer (factures, dépenses, reçus papier, etc.),
  • Les délais et dates limites d'envoi de ces documents,
  • Les dates de finalisation et de mise à jour des comptes.

 

Suivez la mise en place de vos nouveaux systèmes

Une tenue comptable en ligne apporte de la valeur si le logiciel fonctionne correctement... et si votre client sait utiliser la nouvelle application comptable.

Mettez-vous d'accord sur un process de mise en place et vérifiez que chaque étape a bien été complétée avant de lancer la solution auprès de vos clients.

Autre considération importante : commencez petit. Si vous basculez toutes les données d'un coup, vous risquez de brûler certaines étapes-clés. Une approche recommandée consiste à suivre les améliorations de votre cabinet de manière progressive, par exemple en ayant 10 % des éléments soumis via l'application Receipt Bank le premier mois, puis en augmentant les objectifs.

 

Une fois le système en place, traquez les indicateurs de performance

Avec le logiciel de tenue comptable Receipt Bank, vos équipes gagneront plusieurs heures de travail par semaine. Une fois le travail comptable débuté, mesurez votre performance par rapport à vos contrats de services et délais d'exécution pré-négociés.

Cela signifie :

  • Définir des indicateurs pour suivre le respect des contrats et délais négociés,
  • Suivre ces indicateurs de performance dans vos reportings et tableaux de bord afin de mesurer continuellement votre efficacité,
  • Évaluer la satisfaction de vos clients grâce à des indicateurs précis comme le nombre de recommandations qu'ils ont fait pour vous chaque mois.

 

Vérifiez la bonne utilisation de la solution par votre équipe

Assurez-vous que votre équipe a bien intégré le fonctionnement de votre nouvelle solution.

Automatiser la tenue comptable n'aboutit pas seulement à plus de rapidité dans la réalisation des bilans. Avec un système automatisé, votre équipe peut désormais gérer un plus grand nombre de clients. Un vrai boost pour votre chiffre d'affaires !

Votre ratio client/collaborateur est un indicateur-clé de la productivité de votre cabinet. Si l'un de vos collaborateurs suit désormais 40 clients, alors qu'auparavant il aurait mis le même temps pour saisir manuellement les données de 20 clients, vous sentirez la différence !

 

Boostez votre performance comptable

En suivant les bons indicateurs de performance, vous aurez une vue détaillée de votre productivité.

Mais les bénéfices ne s'arrêtent pas là. Grâce à ces indicateurs, vous pouvez renforcer la performance de votre équipe, améliorer l'efficacité de vos systèmes et vous assurez que vos clients profitent du meilleur de vos services.

Vous souhaitez renforcer la valeur de votre tenue comptable ? Il est temps de vous plonger dans ces indicateurs de performance afin d'offrir à vos clients et collaborateurs une expérience optimale.

Tenue comptable automatisée : comment mesurer votre productivité ?