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Les questions les plus posées sur le Tour de la facture électronique

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Jefacture.com

Depuis le mois de juin, les équipes de jefacture.com rencontrent les experts-comptables de France dans le cadre du Tour de la facture électronique. Ces moments d'échanges, qui témoignent de l'intérêt de la profession pour la réforme à venir, permettent aussi de lever des inquiétudes et de donner des conseils pratiques.

Pourquoi choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), payante, plutôt que le portail public de facturation (PPF), qui offrira un service gratuit ?

Trois types d'acteurs seront en mesure de gérer des factures électroniques :

  • le portail public de facturation (PPF) ;
  • les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ;
  • les opérateurs de dématérialisation (OD). 

Toutefois, ils n'auront pas tous la même mission. Le PPF, bien que gratuit, ne proposera qu'un service minimum. Les PDP pourront, quant à elles, proposer des services étendus aux entreprises : création de factures de vente, règlement des factures fournisseurs, mise à disposition d'un tableau de bord de suivi des échéances clients et fournisseurs, etc.

Un client qui ferait le choix du PPF risque par ailleurs de compliquer le travail des collaborateurs du cabinet de son expert-comptable, car il sera probablement plus difficile de collecter les pièces via ce canal. Le portail public n'apporte en effet aucune garantie d'interopérabilité avec les solutions métier du cabinet.

Tour de la facture électronique

 

Pourquoi passer à la facture électronique dès maintenant ?

La généralisation de la facturation électronique transforme les modes de production des cabinets. Comme tout changement, elle nécessite donc d'être accompagnée : c'est une démarche qui prend du temps, car elle comprend plusieurs volets :

  • sensibilisation des équipes qui ne mesurent pas forcément les conséquences de cette réforme sur leur quotidien ;
  • information et accompagnement des clients, qui seront tous concernés, d'une façon ou d'une autre, dès le 1er juillet 2024 ;
  • réflexion sur l'offre du cabinet et l'utilisation du temps gagné par l'arrivée de la facturation électronique : quelles nouvelles missions proposer ? Qui pourra les réaliser ? Auprès de quels clients ? 
  • remise à plat des modes de production, en intégrant la dématérialisation quasi-totale des flux.

Les réflexions stratégiques au sein du cabinet ne manquent donc pas. En un mot, il n'est pas trop tôt pour se lancer dans la facturation électronique !

 

Quelles sont les actions à mettre en place dès maintenant pour être prêt à temps ?

Au-delà de la gestion du changement à mener au sein du cabinet (voir plus haut « Pourquoi passer à la facture électronique dès maintenant ? »), des actions très concrètes, à plus court terme, doivent aussi être engagées :

  • faire le choix d'une plateforme de factures électroniques ;
  • inscrire les clients sur l'annuaire centralisé, pour leur permettre de récupérer les factures fournisseurs qui seront transmises au format électronique ; 
  • établir un discours client homogène au sein du cabinet ; 
  • s'assurer de la compatibilité de l'ensemble du processus de production avec des flux totalement dématérialisés. 

 

Comment accompagner mes clients dans cette transition ?

Bien accompagner ses clients dans cette transformation à venir, c'est à la fois expliquer et anticiper.

Expliquer que la généralisation de la facturation électronique n'est que l'aboutissement du mouvement de digitalisation amorcé par les cabinets depuis quelques années, et qu'à ce titre elle ne doit pas inquiéter. Expliquer aussi que la facturation électronique ne rendra pas l'expert-comptable inutile, mais plutôt qu'elle lui donnera l'information financière dont il a besoin pour donner un conseil proactif.

Anticiper, pour laisser le temps nécessaire aux TPE/PME pour adapter leurs processus de facturation et de paiement, et basculer dans un schéma zéro papier. Mais anticiper aussi pour occuper l'espace sur ce sujet, alors que les dirigeants d'entreprise vont être de plus en plus sollicités par toutes sortes d'acteurs, plus ou moins sérieux, dans les mois à venir.

Les experts-comptables doivent également être proactifs dans l'accompagnement de leurs clients en vue du choix de leur plateforme de factures électroniques. Il s'agit à la fois de leur expliquer les bénéfices de la facture électronique et de les orienter vers une plateforme adaptée à leurs besoins. 

 

Quels arguments mettre en avant pour sensibiliser mes clients ?

Les avantages liés à la facturation électronique sont nombreux pour les entreprises, mais on peut citer au moins 3 :

  • traçabilité des factures et des flux de paiement : les entreprises sauront en temps réel si les factures émises ont été reçues, acceptées, ou payées. Le suivi des échéances sera donc plus simple et plus fiable ;
  • gain de temps significatif : une fois la facturation électronique généralisée, toutes les factures transiteront automatiquement du fournisseur au client. Il ne sera donc plus nécessaire de classer des factures papier, de collecter des pièces sur le site d'un fournisseur ou de les chercher dans ses archives mails. La facturation électronique libère les dirigeants de tâches administratives pour leur permettre de se concentrer sur leur c½ur de métier ;
  • accès à de nouveaux services : les dirigeants de TPE/PME réclament depuis de nombreuses années un accompagnement renforcé de leur expert-comptable. La facturation électronique apporte une matière première fraîche et fiable répondant à ce besoin. 

 

Pourquoi conseiller une plateforme plutôt qu'une autre à mon client ?

Le choix de la plateforme de facture électronique est un enjeu stratégique pour les cabinets d'expertise comptable. S'ils ne sont pas conseillés, les dirigeants s'orienteront probablement, par défaut, vers le portail public de facturation. Or ce portail proposera uniquement un « service minimum de la facturation électronique ». Concrètement, cela signifie moins de valeur ajoutée pour le dirigeant d'entreprise et un traitement plus complexe pour les cabinets, l'interopérabilité avec les solutions métier du cabinet n'étant pas garantie.

Les experts-comptables ont donc tout intérêt à recommander à leurs clients une plateforme qui apporte à la fois des services complémentaires à l'entrepreneur et des gains de productivité au cabinet. Voici quelques questions à se poser lors du choix de la plateforme :

  • la plateforme retenue permet-elle la gestion complète de la chaîne de facturation, jusqu'à la distribution des factures électroniques « aux clients du client » ? 
  • un accès via un smartphone est-il prévu, notamment pour le suivi des paiements ? 
  • en cas de difficulté, le dirigeant de l'entreprise doit-il contacter le cabinet ou peut-il joindre directement le service d'assistance de la plateforme ?
  • la plateforme permet-elle au cabinet de proposer de nouvelles missions « full service » grâce à des fonctionnalités techniques de gestion de paiement ? 
  • permet-elle de traiter de l'information enrichie des fichiers Factur-X, et donc d'automatiser la tenue d'une comptabilité analytique ?
  • où sont hébergées les données ? avec quelles conditions d'archivage ? 

 

Si mon fournisseur est étranger, suis-je concerné par l'obligation ? Qu'en est-il si je facture un client à l'étranger ?

L'obligation de recours à la facturation électronique s'applique aux opérations réalisées entre deux assujettis établis en France pour lesquels les règles de facturation françaises s'appliquent. Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, l'opération n'entre pas dans le champ de la facturation électronique obligatoire.

Les fournisseurs étrangers ne sont pas soumis à l'obligation d'émission de factures au format électronique prévue par la loi française, et ils conservent donc la liberté de choisir leur mode de transmission des factures. Par contre, les données relatives aux acquisitions intra-communautaires devront faire l'objet d'une transmission de données (et non de facture), à l'administration : c'est ce qu'on appelle le e-reporting.

 

Comment seront traités les tickets de caisse dans le cadre d'un achat professionnel ?

Le traitement des tickets de caisse fait actuellement l'objet de discussions dans les groupes de travail pilotés par l'administration fiscale, avec un objectif affiché : obtenir une normalisation de ces pièces et de leur mode de transmission au format électronique, pour permettre leur traitement automatisé.

Le Tour de la facture électronique continue sa tournée jusqu'au 18 novembre en France métropolitaine et en Outre-mer.

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