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Revue Fiduciaire

Validation paiement facture fournisseur

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Fab312
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Ecrit le: 28/03/2018 08:35
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Bonjour,

Je n'arrive pas à trouver une réponse à une interrogation.

Dans le processus de validation des factures fournisseurs, est-il obligatoire au chef d'entreprise de signe toutes les factures ?

La facture fournisseur est contrôlée par l'acheteur et celui qui a réceptionné le produit.

Le nombre de facture étant important, la validation des factures fournisseurs par le chef d'entreprise crée un goulot d'étranglement. Nous nous retrouvons avec des délais de paiement des fournisseurs importants. Cela engendre donc des relances et des frais administratifs.

Est-ce qu'il ne serait pas possible de faire une délégation de signature ?

Mettre en place une règle de validation du type : à partir de tel montant c'est le chef d'entreprise qui valide...

Les commissaires aux comptes nous imposent ce fonctionnement qui pénalise l'entreprise. Je me dit que les chefs d'entreprises des grandes sociétés ne doivent pas passer des journées à valider des factures...

Debitcredit
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Re: Validation paiement facture fournisseur
Ecrit le: 28/03/2018 10:38
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Bonjour,

on peut supposer que les CAC n'ont pas conseillé à l'aveuglette ce mode de fonctionnement interne à l'entreprise.

Vous évoquez le goulot d'étranglement au niveau du chef d'entreprise, mais vous ne dites pas si il existe une hiérarchie intermédiaire qui puisse recevoir une délégation sachant qu'une bonne délégation nécessite un contrôle.
La séparation des tâches et des intervenants vise à l'amélioration de la sécurité. Exemple : celui qui passe la commande n'est pas celui qui réceptionne, celui qui valide la facture n'est pas celui qui a passé la commande et celui qui procède au paiement est encore quelqu'un d'autre.
Puis, il est possible d'imaginer des limites de délégation sur le montant des commandes ou des marchés ou encore des paiements.
Dans les entreprises plus importantes on peut aussi installer des systèmes internes de contrôle de tout cet édifice.

L'arsenal est vaste, lié à la taille, au métier et aux besoins de l'entreprise.
Le coût de ces différentes structures est à prendre en considération : c'est une partie du travail du chef d'entreprise que de mettre tout cela en place.
Que souhaite vraiment votre patron ?

Cordialement,

Fab312
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Re: Validation paiement facture fournisseur
Ecrit le: 28/03/2018 11:37
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Les CAC ont dit que le chef d'entreprise avait obligation de signer toutes les factures.

Je ne vois pas le patron de EDF en train de signer toutes les factures...

Je pense qu'il y a des factures qui pourrait être validés par une autre personne (ex : achat de fourniture de bureau...).

Nous sommes une PME de 60 personnes dans le service (maintenance industrielle) et le chef d'entreprise a beaucoup de casquettes.

J'ai du mal à comprendre que celui qui passe commande ne soit pas celui qui valide la facture. Pour moi, c'est le seul qui c'est ce qu'il a commandé et donc qui peut dire si cela correspond...

Je commande des pièces détachées. Elles sont réceptionnées par une personne qui valide par rapport à la commande informatique.

La comptabilité rapproche facture et bon de commande. Je valide alors que le produit correspond et je valide la facture du fournisseur pour être sur qu'il n'y ait pas d'anomalies.

Le chef d'entreprise doit signer la facture pour valider le paiement.

Nous souhaitons améliorer le processus pour raccourcir nos temps de paiement. Ceci pour ne pas se trouver bloquer chez nos fournisseurs.

Thierrymolle
ProfilThierrymolle
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Expert-comptable mémorialiste 



Re: Validation paiement facture fournisseur
Ecrit le: 28/03/2018 12:07
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Monsieur,

Si les commissaires aux comptes souhaitent que la gouvernance applique cette procédure, c'est qu'ils ont relevé au cours de leur intervention des faiblesses dans votre contrôle interne.

Ces failles ont été communiquées à vos dirigeants qui ont la possibilité de mettre en oeuvre des actions correctives.

Ainsi faire viser les documents comptables pour votre direction et vos commissaires aux comptes constitue la mesure appropriée leur permettant d'atténuer le risque d'anomalies significations susceptibles d'être contenues dans vos états financiers.

A votre place, je me rapprocherai de ma direction pour voir ce qu'il en est.

Sincèrement.



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T.MOLLE

Ancien premier correcteur de France des examens de l'expertise comptable


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