Un arrêté du 29 juillet 2013 vient préciser les dispositions de l'article 14 de la troisième loi de finances rectificative pour 2012 qui a rendu obligatoire la remise, sous forme dématérialisée, d'un fichier des écritures comptables.
Cette obligation concerne les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés et faisant l'objet d'une vérification de comptabilité. Elle sera effective à partir des avis de vérification adressés à compter du 1er janvier 2014.
L'administration fiscale pourra ainsi s'assurer de la concordance entre les enregistrements comptables et les déclarations fiscales produites par le contribuable. Les copies des fichiers seront restituées au contribuable avant la mise en recouvrement.
L'arrêté donne des informations sur le format et le contenu des fichiers des écritures comptables. Le respect du format et du contenu ainsi spécifiés est obligatoire pour les fichiers des exercices clos à compter du 1er janvier 2013 et facultatif pour les exercices antérieurs.
Le format des fichiers des écritures comptables
Deux formats de fichiers, au choix, sont prévus par l'arrêté.
- un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
- un fichier structuré, codé en XML et respectant la structure du fichier XSD (voir sur le site impôts.gouv.fr).
Les fichiers sont remis au vérificateur sur DVD ou CD, non réiinscriptibles
Le contenu des fichiers des écritures comptables
Le fichier doit contenir des informations listées en respectant un certain ordre, prédéfini par l'arrêté.
Il contient les A-nouveaux de l'exercice précédent et toutes les écritures de l'exercice, par ordre de validation.
Au total ce sont entre 18 et 22 informations différentes qu'il faudra lister pour chaque écriture comptable, selon que l'entreprise relève des bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux, bénéfices agricoles etc.
Parmi ces informations, on retrouvera des éléments biens connus tels que (dans le désordre) les libellés, les numéros de comptes généraux et auxiliaires, montants au débit, crédit, numéros de pièces...
On retrouvera également d'autres informations qui obligeront les entreprises à vérifier la conformité de leurs systèmes à ces nouvelles obligations, assorties tout de même d'une amende minimale de 1 500¤ par exercice.
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