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Expert-comptable, comment Yooz vous accompagne cette année grâce à sa nouvelle solution Facture électronique ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Yooz portail collaboratif

Dès maintenant, Yooz, acteur pionnier de l'innovation en termes de dématérialisation des factures et d'automatisation des factures électroniques, aide les cabinets d'expertise comptable à anticiper la réforme sereinement et à confirmer leur rôle de conseil et de gestionnaire au centre des flux de leurs clients.

Le portail collaboratif Yooz

La solution Yooz se présente sous la forme d'un portail collaboratif temps réel d'émission et de réception de factures. Ce portail, permettant aussi la consultation et le suivi du cycle de vie des factures, sera disponible en 2023 pour les clients des cabinets d'expertise comptable qui sont déjà utilisateurs de Yooz sans aucune migration, soit bien avant la première échéance de la réforme du 1er juillet 2024.

A partir du 1er juillet 2024, ce portail sera la fondation de la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) de Yooz et permettra donc d'émettre et recevoir les factures en toute conformité, de suivre leur statut et de transmettre leurs flux d'e-invoicing et e-reporting vers le Portail Public de Facturation qui fera le relais avec l'administration fiscale.

Le portail collaboratif Facturation Electronique de Yooz se présente sous la forme d'une fonctionnalité supplémentaire activée simplement dans l'application Yooz actuelle, et permet aux experts-comptables d'inviter au préalable leurs clients à le rejoindre. Les clients seront ensuite eux-mêmes en mesure d'inviter leurs propres clients et fournisseurs à rejoindre le portail.

L'expert-comptable peut également accéder à la vision portail pour chacun de ses clients, afin d'être en mesure de l'accompagner et le conseiller au mieux dans la gestion de son activité. Cela représente un gisement additionnel de services à valeur ajoutée pour le cabinet.

 

Les fonctionnalités du portail collaboratif

Les clients de l'expert-comptable auront accès à plusieurs fonctionnalités.

Tableau de bord

Le portail collaboratif Yooz inclut un tableau de bord d'une sélection d'indicateurs clés majeurs, qui permettent de piloter de façon simple et agile l'activité d'émission et de réception de factures (notamment les volumes, les montants correspondants et leur distribution mois par mois, les top 10 de ses clients et fournisseurs).

Émission de factures

Un espace dédié permet d'émettre des factures de vente de différentes manières :

  • une première option consiste à intégrer les factures créées par un outil de facturation existant type ERP ou CRM. Cela donne la possibilité d'importer automatiquement les factures de vente dans Yooz qui les convertit au format Factur-X, UBL ou CII (formats socles de la réforme) ;
  • la deuxième option consiste à déposer un document de type bureautique. Si un fournisseur a l'habitude de créer ses factures clients sur sa suite bureautique (Word, Excel, PDF ou autre), Yooz lui permet de simplement déposer sa facture une fois créée ;
  • une troisième option permettra de créer une facture de A à Z.

Une fois que la facture est importée, les technologies Yooz basées sur les meilleurs algorithmes d'Intelligence Artificielle du marché extraient automatiquement 100% des données. Au cours de l'extraction, le système détecte instantanément le client destinataire de la facture à envoyer. Cette dernière, ainsi que ses données associées apparaissent automatiquement pour visualisation dans une interface intuitive. Le fournisseur peut également ajouter des données personnalisées comme le code analytique par exemple, ou bien encore attacher une pièce jointe comme un devis ou un bon de livraison.

Dès que tous ces éléments obligatoires sont revus, la facture peut être validée, convertie par Yooz aux formats officiels attendus et envoyée dans l'application Yooz du client final s'il est déjà utilisateur, ou par e-mail dans le cas contraire. A noter que dès le 1er juillet 2024, Yooz déposera les factures soit sur le PPF, soit directement sur une PDP selon le choix du destinataire.

Réception des factures

Dès que le fournisseur a validé et envoyé sa facture client depuis son portail Yooz, elle devient alors disponible au format Factur-X dans le portail Yooz de son client en tant que facture d'achat. Ce dernier peut alors la visualiser et effectuer les vérifications qu'il souhaite avant de l'accepter. Accepter une facture (ou la refuser) devient une action obligatoire attendue dans le cadre de la réforme Facturation Électronique. Yooz a d'ores et déjà intégré cette notion pour permettre à ses utilisateurs d'être prêts avant l'heure.

Cette étape d'acceptation règlementaire obligatoire ne constitue pas une validation métier. Elle peut être complétée par une validation métier beaucoup plus riche intégrant des étapes potentielles d'enrichissement comptable et analytique. Cette fonctionnalité de workflow est disponible dans la Yooz Business Edition, depuis la demande d'achat jusqu'à l'export de paiement, en passant par la validation de factures. Cette édition peut être proposée aux clients finaux des experts-comptables.

Chat collaboratif

Au sein de son portail collaboratif Yooz, le client de l'expert-comptable sera en mesure d'engager une conversation via chat avec différentes parties prenantes, par exemple pour résoudre un litige. Il pourra laisser un message à son client, son fournisseur ou à son cabinet d'expertise comptable et tagger des individus pour faire avancer la situation, d'où l'intérêt d'inviter ses partenaires commerciaux à rejoindre l'écosystème Yooz.

 

Les avantages pour l'expert-comptable

Le portail collaboratif Yooz, qui sera mis à disposition des clients d'experts-comptables déjà utilisateurs de la solution, offrira un avantage considérable pour les experts-comptables eux-mêmes.

Il permettra à tous leurs clients d'être conformes et d'anticiper la réforme de manière sereine via une seule et unique plateforme que certaines entreprises connaissent déjà si leur expert-comptable l'a déjà ouverte à la collaboration. L'expert-comptable n'aura pas à se soucier d'être tributaire des choix hétérogènes de plateformes que pourraient faire ses clients. Avec le portail collaboratif de Yooz, il est assuré d'être au centre des flux de ses clients puisqu'il verra dans son application Yooz Expert, tous les flux, qu'ils soient des factures de vente ou des factures d'achat de tous ses dossiers existants.

Il rentabilise aussi son investissement dans Yooz Expert Edition en transformant une application d'automatisation de la production comptable en une plateforme d'échanges commerciaux opérés par le cabinet.

L'expert-comptable ou le collaborateur n'aura plus qu'à traiter les factures comme il le fait aujourd'hui, en continuant à bénéficier des fonctionnalités actuelles de Yooz Expert Edition. A noter que les cabinets ayant souscrit à la fonctionnalité add-on Payment Yooz, peuvent aussi assurer le paiement des factures fournisseurs pour le compte de leurs clients qui leur ont donné délégation.

 

YOOZ

Yooz propose des solutions logicielles, sous forme de service Internet (en mode SaaS), permettant à toutes les organisations quelle que soit leur taille (entreprises, experts comptables, associations...), de bénéficier des avantages apportés par la dématérialisation et le traitement automatique des documents ; et ce, quels que soient les volumes à traiter.

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