Dépôt des comptes annuels en mode « expert » : les dernières précisions de l'INPI

Cécile de Saint-Michel, présidente du Conseil national de l'Ordre des experts-comptables (CNOEC), a introduit ces deux webinaires.

Lors de ces deux webinaires sont intervenus : François Xavier de Beaufort, directeur de l'Action Économique, INPI, Godefroy Lemenager, chef de projet pour le guichet unique, INPI, Louis Saguez, chargé de mission juridique pôle guichet unique du département des entreprises chez INPI France, Morgane Lastapis, chargée d'études, CNOEC et Thomas Sillas, chargé de mission entreprises et professions libérales, CNOEC.

Premier webinaire : qu'est ce que le mode expert pour déposer les comptes annuels ?

L'INPI a tenu compte des besoins des professionnels en proposant, depuis le 27 avril 2023, un dépôt simplifié des comptes annuels sur le site du guichet unique.

Ce mode expert s'adresse aux professionnels du droit ayant l'habitude de déposer des comptes. Les contrôles juridiques et l'accompagnement effectués par le guichet unique sont plus restreints ce qui implique une plus grande responsabilité des professionnels.

Comment ça marche ?

1ère étape

Après s'être connecté au guichet unique, le professionnel commence par saisir le numéro de SIREN de son client. Une fois l'entreprise rapatriée, un choix est proposé au professionnel, le mode classique ou le mode expert. 

2ème étape 

Après avoir sélectionné « Déposer des comptes annuels en mode expert », le professionnel a accès au formulaire de dépôt.

Les différents contrôles effectués par le guichet unique dans le cadre du mode expert sont ensuite présentés :

• Type de dépôt : le professionnel a le choix entre comptes sociaux et comptes consolidés. Ce choix modifiera ensuite les pièces jointes qu'il devra fournir.
• Dépôt des comptes rectificatifs : cette fonctionnalité permet de modifier une erreur commise lors d'un dépôt des comptes initialement soumis. Attention, la réponse à cette question est par défaut négative.
• Information comptable : dans cette partie, le professionnel est invité à renseigner la date de début et de clôture de l'exercice comptable.
• Diffusion : cette partie concerne la confidentialité souhaitée des comptes déposés. 

La suite de la procédure s'intéresse aux documents à joindre dans le cadre du dépôt sélectionné en amont (comptes sociaux ou comptes consolidés).

Enfin, un récapitulatif du dépôt des comptes est proposé. Il permet de relire et de contrôler les informations du dépôt.

Le dépôt peut ensuite être finalisé. Il passe alors en attente de signature. Les pièces déposées peuvent être contrôlées dans la partie « Dossier ».

Il est possible de télécharger une synthèse PDF du dépôt afin de contrôler les informations reprises.

Le professionnel peut signer le dépôt en cliquant sur « Signer les comptes annuels ».

Une fois le dépôt signé et payé, il est reçu par le greffe du tribunal de commerce qui le traite. Si le greffe a besoin d'éléments complémentaires il enverra une notification d'irrégularité permettant d'apporter des éléments complémentaires. 

Les spécialistes de l'INPI répondent aux questions des experts-comptables

Les questions reprises dans le cadre de ce webinaire portaient principalement sur :

• la signature et l'authentification ; 
• les documents joints ;
• la confidentialité ;
• les factures et les remboursements.

Exemple : quelles signatures électroniques utiliser pour valider les dépôts de comptes annuels ? Pouvez-vous nous indiquer les signatures électroniques acceptées ?

Godefroy Leménager, chef de projet pour le guichet unique, rappelle que les signatures électroniques acceptées sont définies par la loi (dernièrement par le décret n°2022-1620 du 23 décembre 2022).

Pour les petites formalités, une signature simple suffit (juste la case à cocher).

Pour les formalités de cessation, de modification et de dépôt des comptes annuels, il faut une signature avancée reposant sur un certificat qualifiée. 

En pratique, il faut télécharger la synthèse PDF et la signer sur son ordinateur. Le guichet unique va simplement vérifier le niveau de signature. Si la signature utilisée n'a pas le certificat nécessaire, le guichet unique rejettera la demande.

Attention, l'identité de la personne et le mandat sont vérifiés par le valideur, non pas par le guichet unique.

Second webinaire : retour sur les bonnes pratiques et les nouveautés 2024

Lors de ce second webinaire du 11 juin dernier, Cécile de Saint-Michel a souligné l'importance croissante du guichet unique pour le dépôt des comptes annuels, maintenant en place pour la deuxième année consécutive.

Elle a évoqué les nouveautés, telles que la suppression du mode classique en faveur d'un mode simplifié, généralisé depuis novembre 2023.

De plus, depuis le 1er janvier 2024, il est désormais possible de déposer les comptes annuels sur Infogreffe.

Godefroy Lemenager est ensuite revenu sur le processus de dépôt pour cette année.

Connexion et Initialisation - les experts-comptables doivent se connecter sur le site du guichet unique, renseigner le numéro SIREN de l'entreprise concernée, et vérifier l'exactitude des informations.

Sélection et téléversement des documents - les documents doivent être séparés (bilan, compte de résultat, annexes) et correctement catégorisés avant le téléversement.

Signature et paiement - la signature électronique avancée est requise, utilisant FranceConnect+. Les frais peuvent être payés par carte bancaire, compte client, ou nouveauté 2024, par virement instantané.

Quelques exemples de questions/réponses

Comme l'année dernière, à la fin de ce second webinaire, les experts-comptables ont pu poser leurs questions aux intervenants. Voici quelques exemples.

Est-il toujours possible de déposer des comptes annuels par voie papier ?

Oui, le dépôt papier reste possible auprès des greffes des tribunaux de commerce et des CMA pour les activités artisanales. Cette procédure est pérenne.

Quels sont les délais de traitement pour les dépôts de comptes annuels ?

Les délais de traitement peuvent varier en fonction des partenaires valideurs. Le traitement est généralement rapide, mais il est conseillé de vérifier régulièrement l'état des formalités via le tableau de bord du guichet unique.

Peut-on déposer les comptes d'une société étrangère ayant une succursale en France ?

Oui, les sociétés étrangères doivent déposer les comptes publiés à l'étranger. Le guichet unique propose des catégories adaptées pour ces dépôts, mais il est en constante amélioration pour mieux répondre à ces spécificités.

Comment gérer les erreurs dans les informations de l'entreprise avant le dépôt ?

Il est important de vérifier et corriger les informations de l'entreprise avant le dépôt des comptes pour éviter des rejets. En cas de besoin, une formalité de correction peut être effectuée préalablement.

Pourquoi certains dépôts sont-ils rejetés par les greffes ?

Les rejets peuvent survenir en raison d'erreurs dans les documents ou les informations fournies. Il est important de suivre les directives du guichet unique et de contacter le support en cas de problème persistant.

Quelles sont les options de paiement pour les frais de dépôt ?

Les frais peuvent être payés par carte bancaire, compte client, ou virement instantané. Le virement instantané est une nouveauté permettant un règlement rapide et sécurisé.

Quels documents sont nécessaires pour le dépôt des comptes annuels ?

Les documents requis incluent le bilan, le compte de résultat, et les annexes. Ils doivent être séparés et correctement catégorisés pour faciliter le traitement par les partenaires valideurs.

Guichet unique : les nouveautés 2025

Le 28 novembre 2024, le ministre de l'Économie, Antoine Armand, a confirmé lors du salon « Impact PME », que la procédure de secours permettant de déposer des formalités d'entreprise via Infogreffe prendra fin le 31 décembre 2024.

Depuis le 1er janvier 2025, le Guichet unique est le seul portail dédié à ces démarches.

Le ministre a également fait deux annonces supplémentaires :

• une cellule sera chargée de récriminations faites par les utilisateurs. Elle s'occupera de corriger les bugs en temps réel ;
• le directeur de l'INPI fera, tous les 2 mois, un point public sur l'état d'avancement du guichet unique.

Un arrêté du 20 décembre 2024 encadre la délivrance de récépissés en cas de dysfonctionnement grave du guichet unique, à compter du 1er janvier 2025. Ce récépissé permettra aux entreprises de prouver qu'elles ont rempli leurs obligations administratives, même si le dépôt effectif des formalités a été temporairement impossible.

En cas d'indisponibilité générale ou de blocage des déclarations, l'INPI délivrera ce document daté, reconnu comme preuve par les autorités et organismes concernés. Une fois le problème résolu, les entreprises auront jusqu'à 15 jours pour finaliser leurs démarches.

Enfin, pour répondre aux éventuelles difficultés rencontrées dans la gestion de certaines formalités complexes, le CNOEC met à disposition de la profession une nouvelle plateforme de signalement.

Ce dispositif permet de transmettre directement les dossiers nécessitant une assistance avancée à une équipe dédiée de l'INPI. Une fois le dossier déposé sur la plateforme, les spécialistes de l'INPI prennent contact avec le déclarant pour apporter une réponse personnalisée (CNOEC, lettre à la profession, 6 janvier 2025).