En vue de réaliser le bilan comptable, il est nécessaire de constater différentes écritures à la clôture des comptes de l'exercice.
Parmi elles figurent les écritures de charges à payer. Leur comptabilisation contribue à respecter l'un des principes majeurs de la comptabilité : le principe d'indépendance des exercices.
Comment comptabiliser les charges à payer ?
Les charges à payer sont des charges rattachées à l'exercice N, mais pas encore comptabilisées. Il convient donc de les constater au moment de l'établissement des comptes à la clôture, afin qu'elles impactent le compte de résultat de l'exercice N.
Il s'agit essentiellement de factures non parvenues : la livraison ou la prestation de service a eu lieu sur l'exercice N, mais la facturation n'interviendra qu'en N+1. Le traitement comptable est alors le suivant :
- le débit du compte 6 Charges ;
- le débit du compte 44586 TVA, factures non parvenues ;
- le crédit du compte 4081 Fournisseurs, factures non parvenues.
Mais il existe d'autres comptes pour les charges à payer en fonction de leur nature : les intérêts courus, les dettes fiscales, les dettes sociales...
Qu'est-ce qu'une charge à payer ?
Les charges à payer sont des consommations ou des marchandises réceptionnées non encore comptabilisées, souvent parce qu'elles n'ont pas encore été facturées. La facturation interviendra en N+1, mais leur constatation dans les comptes lors des travaux d'inventaire permet de les rattacher à l'exercice comptable N.
L'écriture de charges à payer est ensuite extournée en N+1 en créditant le compte de charges. À la réception de la facture, celle-ci sera comptabilisée dans le compte de charges au débit. Par conséquent, cette charge n'impactera pas l'exercice N+1, mais bien uniquement l'exercice N.
Les charges à payer constituent des passifs certains, mais dont le montant définitif n'est pas toujours connu. Celui-ci doit alors faire l'objet d'une estimation.
Cette écriture de régularisation est proche de l'écriture de produits à recevoir qui permet de constater des produits absents des comptes à la date de clôture, mais dont la réalisation est déjà effective et qui doivent donc être rattachés à N.
Comptabiliser les charges à payer
À la clôture des comptes, la comptabilisation des charges à payer doit passer :
par le débit du compte de charges concerné ;
par le débit du compte de TVA sur charges à payer s'il y a lieu ;
par le crédit du compte de tiers (compte 4).
À noter que le chiffre 8 est toujours porté en troisième position du compte à mouvementer au niveau des tiers.
Parmi ces comptes de tiers, voici les principaux comptes que vous pouvez être amené à créditer à la clôture afin de comptabiliser vos charges à payer :
- le compte 408 Fournisseurs, factures non parvenues ;
- le compte 428 Personnel, charges à payer et produits à recevoir ;
- le compte 438 Organismes sociaux, charges à payer et produits à recevoir ;
- le compte 448 État, charges à payer et produits à recevoir ;
- le compte 468 Divers, charges à payer et produits à recevoir.
Évoquons un exemple en particulier : dans le cas de la provision relative à la participation des salariés, le compte de charges utilisé à la clôture de l'exercice est le compte 691 Participation des salariés aux résultats au débit, par le crédit d'une subdivision du compte 428, le compte 4284 Dettes provisionnées pour participation des salariés aux résultats.
Exemple avec les congés à payer
Une entreprise clôt ses comptes au 31 décembre N et doit constater 20 000¤ de congés à payer et 10 000¤ de charges sociales à payer sur ces congés. Voici comment enregistrer une charge à payer :
Numéro de compte | Journal d'inventaire au 31/12/N | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6412 |
| Congés payés | 20000¤ |
|
| 4282 | Dettes provisionnées pour congés à payer |
| 20000¤ |
Numéro de compte | Journal d'inventaire au 31/12/N | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
645 |
| Charges sociales sur congés payés | 10000¤ |
|
| 4382 | Charges sociales sur congés à payer |
| 10000¤ |
De cette manière, la charge constatée dans les comptes est bien intégrée au résultat de l'exercice.
Toutefois, il ne faut pas omettre de contrepasser ces mêmes écritures à l'ouverture de l'exercice suivant.
Attention, ne confondez pas charge à payer et avance ou acompte, ces derniers ayant seulement un impact sur la date de paiement. Par exemple, dans le cas du versement d'un acompte sur salaire, c'est le compte 425 Personnel avances et acompte qui est débité, par le crédit d'un compte de trésorerie, en général le compte 512 Banque.