La notion de compte de tiers vient par opposition aux comptes dits « généraux ». La création de comptes de tiers permet d'identifier, et de suivre, précisément chaque tiers avec qui l'entreprise est en relation.
Quels sont les tiers de l'entreprise ?
Pour commencer, nous pouvons identifier ce qu'est un « tiers » pour une entreprise. On peut dire que sous cette appellation on fait référence aux différents partenaires et parties prenantes de l'entreprise qui sont principalement :
- les clients ;
- les fournisseurs ;
- les banques ;
- les salariés.
En comptabilité, on utilise quasi systématiquement les comptes de tiers pour les comptes clients et fournisseurs. C'est cette partie que nous étudierons plus précisément. Cette utilisation est moins répandue pour les salariés par exemple car plus fastidieuse à gérer.
Différence entre un compte général et un compte de tiers
Par principe, en comptabilité, il existe des comptes généraux permettant de regrouper toute une même catégorie de tiers. C'est le cas notamment des comptes clients (411) ou fournisseurs (401).
Toutefois, dans la pratique, il est nécessaire de créer des comptes de tiers, également appelés comptes auxiliaires, permettant d'identifier nommément chaque tiers clients ou fournisseurs de l'entreprise. Ainsi, pour un compte client, le compte général sera le compte 411 et le compte de tiers (auxiliaire) sera une subdivision du compte 411 suivant les choix de nommage effectués par l'entreprise. En effet, la codification peut être alphanumérique, numérique ou alphabétique. Cela dépend des logiciels et de la volonté de la société.
Exemple
Pour le client ALBERT on pourrait créer un compte de tiers 411ALB ou encore 411654 (s'il s'agit du 654ème de l'entreprise) ou encore 411AL68. Les codifications prévues par l'entreprise devant être respectées.
Les objectifs de la création de comptes tiers
Nous pouvons avancer que la création de comptes auxiliaires pour gérer les comptes clients et fournisseurs est indispensable au bon suivi de ces comptes et s'avère utile au fil de l'exercice comptable dans un objectif de présentation des comptes annuels donnant une image fidèle.
Le lettrage des comptes
Cette opération de lettrage qui consiste à rapprocher les factures émises ou reçues avec les paiements correspondants est nécessaire pour s'assurer du bon suivi des comptes clients et fournisseurs. Le lettrage permet alors d'identifier les dysfonctionnements présents sur ces comptes tels que :
- des factures clients non encaissées : après des contrôles réalisés, cela peut déclencher une procédure de relance des impayés ;
- des factures fournisseurs non réglées : oubli de règlement, litige...Après investigations, la procédure de gestion pourra être confiée aux personnes concernées ;
- des paiements réalisés sans facture comptabilisée : erreur de compte, facture égarée...après vérification, il sera possible de poursuivre les investigations et notamment de contacter le fournisseur ;
- des encaissements sans facture de vente : erreur de compte ou facture non émise ;
- des écarts dans les règlements : pour des écarts de centimes, il sera possible de constater comptablement ces écarts afin de solder les comptes de tiers concernés.
La préparation des comptes annuels
Le lettrage préalablement abordé est une étape dans la préparation des comptes annuels. A cela s'ajoute, grâce à l'existence des comptes de tiers, la possibilité d'éditer une balance âgée des comptes clients et fournisseurs pour identifier les factures dont l'échéance pourrait être dépassée. Ce travail peut aussi se réaliser à partir d'un grand livre des tiers.
Dans le cadre de la préparation des comptes annuels, cela permet d'identifier les éventuels litiges avec des clients et fournisseurs induisant alors la nécessité de constater des clients douteux ou une provision pour litige. Dans des situations plus critiques, cela peut aussi permettre de déceler des situations de cessations de paiement lorsque l'entreprise ne règle pas ses factures et n'a pas les moyens financiers pour le faire. Enfin, la balance âgée peut aussi permettre de découvrir des erreurs de comptabilisation (erreur sur les montants, doublons de facture, erreur de compte utilisé...) qui seront directement rectifiées en comptabilité.
Gestion des comptes de tiers : quelques erreurs à éviter
Dans un souci (idée reçue !) de gain de temps, le collaborateur débutant ou celui qui ne connaît pas particulièrement le dossier à traiter peut être tenté de :
- comptabiliser tous les règlements dans un compte de tiers unique, un compte fournisseur ou client divers ;
- créer systématiquement un compte pour tout nouveau tiers qui se présente en comptabilité ;
- mettre certains paiements en compte d'attente.
Cette façon de traiter les opérations est en réalité génératrice de sources d'erreurs et d'une perte de temps. En effet, à la suite de cette saisie, il sera nécessaire de reprendre les comptes de tiers afin de supprimer les doublons créés et de regrouper les opérations en réaffectant comptablement les montants concernés. Il faudra également procéder à l'apurement du compte d'attente. Il est donc nécessaire, au fur et à mesure de la saisie comptable, de procéder à des recherches pour identifier le tiers concerné.