Le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte constituent deux documents de fin de contrat. Ils doivent obligatoirement être remis au salarié au moment de la rupture de son contrat de travail.
En effet, quel que soit le type de contrat (CDD, CDI, etc.) ou le mode de rupture (cas de démission, etc.), plusieurs documents sont à remettre au salarié :
- le certificat de travail ;
- le reçu pour solde de tout compte ;
- l'attestation France Travail (ex Pôle emploi) ;
- l'état récapitulatif d'épargne salariale.
En présence d'une caisse de congés payés (dans le secteur du BTP, par exemple), l'employeur doit également remettre au salarié un certificat de congés payés. Une version imprimée est fournie par la Caisse de congés payés.
Comment établir un certificat de travail ?
Les mentions obligatoires du certificat de travail
Le contenu d'un certificat de travail est réglementé. En effet, des mentions obligatoires doivent figurer :
- la mention « certificat de travail » ;
- l'identité du salarié ;
- l'identité de l'employeur (nom, siège social, etc.) ;
- la fonction du salarié ;
- la durée du contrat de travail avec les dates d'entrée et de sortie du salarié ;
- le maintien (temporaire et gratuit) de la mutuelle et de la prévoyance ;
- la date de remise du certificat de travail et le lieu de sa rédaction ;
- la signature de l'employeur.
Il est possible d'ajouter des mentions facultatives, sous réserve de l'accord du salarié.
Par ailleurs, les mentions discriminatoires ou qui pourraient porter préjudice au salarié sont interdites. C'est le cas de l'existence d'une clause de non-concurrence ou du motif de la rupture du contrat de travail.
Afin de vous aider dans votre rédaction, vous pouvez vous inspirer d'un modèle de certificat de travail disponible sur le site officiel de l'administration française. Veillez, cependant, à bien l'adapter à la situation de votre salarié.
Les modalités de remise du certificat de travail
Concernant le mode de remise du certificat de travail, l'employeur n'est pas tenu d'envoyer le document au domicile du salarié. Le document doit simplement être tenu à la disposition du salarié sur son lieu de travail.
A titre de preuve, il est, toutefois, recommandé de faire signer une décharge au salarié lors de la remise en main propre de son certificat de travail.
Comment établir un reçu pour solde de tout compte ?
Cette attestation pour solde de tout compte est obligatoirement établi par l'employeur, en double exemplaire. Il doit lister toutes les sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture et a un effet libératoire pour l'employeur si le salarié ne le dénonce pas dans le délai de 6 mois.
Les mentions obligatoires du solde de tout compte
Le reçu pour solde de tout compte est un document faisant état de toutes les sommes qui sont perçues par le salarié au moment de la rupture, idéalement même les sommes qui ne sont pas soumises à cotisations sociales.
Le reçu détaille ainsi le salaire et ses accessoires, les primes, l'indemnité de rupture, les éventuelles indemnités compensatrices de congés payés et de préavis...
Ainsi, plusieurs mentions doivent figurer :
- le montant total des sommes dues au salarié à la fin du contrat de travail (salaire, primes, indemnités de rupture du contrat, etc.) ;
- la mention du document établi en double exemplaire.
Le renvoi au bulletin de paie n'est pas suffisant.
Attention
Même si les heures supplémentaires ne sont pas détaillées, elles sont considérées comme étant incluses dans les sommes versées à titre de salaire. Le salarié ne pourra plus réclamer leur paiement au-delà des 6 mois de la signature du reçu pour solde de tout compte.
Les modalités de remise du solde de tout compte
S'agissant d'un document de fin de contrat, le document doit être établi :
- à la date de fin du préavis ;
- en cas de dispense, dès le départ effectif de l'entreprise ;
- dès la notification de licenciement pour faute grave (absence de préavis) ;
- le lendemain de l'homologation de la rupture conventionnelle ;
- à la date de la rupture prévue par les parties à la rupture conventionnelle en cas de date postérieure à l'homologation.
La signature du salarié du reçu pour solde de tout compte
Le Code du travail n'impose pas au salarié de signer le reçu pour solde de tout compte.
Toutefois, la signature du salarié a un impact sur le délai de dénonciation du reçu pour solde de tout compte.
En effet, si le salarié a signé le reçu pour solde de tout compte, il dispose d'un délai de :
- 6 mois dès la date de signature pour le contester ;
- 3 ans si la contestation porte sur des sommes non précisées dans le reçu pour solde de tout compte.
En revanche, en cas d'absence de signature du reçu pour solde de tout compte, le salarié peut le contester dans un délai de :
- 1 an si le montant concerne la rupture du contrat de travail ;
- 2 ans en cas de contestation portant sur l'exécution du contrat de travail ;
- 3 ans si la contestation concerne le salaire.
A noter, l'absence de signature du reçu pour solde de tout compte n'interrompt pas ces délais de prescription (Cour de cassation, chambre sociale, du 14 novembre 2024, pourvoi n° 21-22.540).
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la procédure ?
Concernant la remise tardive du solde de tout compte ou du certificat de travail, elle semble difficile à déterminer.
En effet, la loi ne prévoit pas de délai maximum ou minimum, pour la remise des documents de fin de contrat, même s'il devrait être délivré au terme du préavis s'il en existe ou le jour du départ du salarié de l'entreprise en cas de dispense de préavis.
En cas d'absence de remise du certificat de contrat de travail ou du solde de tout compte, le salarié peut rédiger une lettre de demande de solde de tout compte ou saisir le conseil de prud'hommes en vue d'obtenir réparation de tout préjudice justifié.
L'employeur peut se voir ainsi condamné à :
- une amende de 750¤ ou une amende pouvant aller jusqu'à 3 750¤ pour une personne morale ;
- verser des dommages et intérêts au salarié au titre du préjudice subi.