Le statut de stagiaire en entreprise est un statut particulier qui peut être remis en cause si l'intéressé occupe en réalité un véritable poste de travail. À partir de 2 mois de stage, il bénéficie nécessairement d'une gratification de stage.
Au-delà de cette gratification minimale, l'établissement d'une fiche de paie pour le stagiaire devient obligatoire pour pouvoir le déclarer en DSN (fiche DSN 1332).
Jusqu'au seuil de franchise de cotisations, seul un document écrit qui atteste des sommes versées au stagiaire est obligatoire en vertu des textes.
Le montant de la gratification minimale exonérée a évolué au 1er janvier 2024. Il est resté identique pour 2025.
Les gratifications mensuelles versées à un stagiaire qui effectue un stage dans le cadre de ses études ne sont obligatoires qu'à partir de deux mois, consécutifs ou non, dans l'entreprise.
L'entreprise ne paie pas de cotisations sociales, patronales ou salariales sur la gratification minimale de stage. Le montant de la gratification minimale dépend du plafond horaire de Sécurité sociale (15 % de ce plafond).
Depuis le 1er janvier 2024 (et encore en 2025), le plafond horaire est fixé à 29¤, ce qui donne une gratification minimale de 659,76¤ pour 151,67 heures ou 4,35¤ de l'heure de stage.
Le décret n°2023-765 du 11 août 2023 établit les règles d'attribution et de versement d'une allocation destinée aux lycéens professionnels des établissements relevant du service public de l'éducation.
Cette allocation concerne les périodes de formation en milieu professionnel effectuées par les élèves.
Ce décret est entré en vigueur le 1er septembre 2023. Le versement de l'allocation par l'Agence de services et de paiement (ASP) pour les périodes de formations en milieu professionnel réalisées en 2023 est intervenu à compter du 1er janvier 2024.
Un arrêté complémentaire du même jour précise les montants de cette allocation, les plafonds annuels selon l'année de formation et le cursus suivi, ainsi que la méthode de calcul et le processus de versement.
Les conditions de rémunération et avantages du stagiaire en entreprise
Rémunérer un stagiaire n'est pas obligatoire sauf :
- lorsqu'il effectue un stage de plus de 2 mois, consécutifs ou non, dans la même entreprise ;
- ou occupe en réalité un véritable poste de travail.
Le stagiaire qui reste plus de 2 mois dans l'entreprise bénéficie d'une gratification minimale, entièrement exonérée de cotisations et contributions sociales.
Comment est payé un stagiaire ?
Le stagiaire en entreprise bénéficie d'une gratification minimale de 4,35¤ par heure soit 670¤ par exemple pour 154 heures effectuées à partir de 2 mois de stage. C'est un minimum et la convention de stage peut définir des montants plus élevés.
Comme tous les salariés, le stagiaire bénéficie de la prise en charge de ses frais de transport et des titres-restaurant.
Pour apprécier si le plafond d'exclusion de l'assiette des cotisations et contributions sociales des sommes versées aux stagiaires est atteint, doivent être pris en compte, en plus de la gratification, les éventuels avantages en nature (sauf, par tolérance, les avantages de repas, c'est-à-dire la participation de l'employeur au financement du repas au restaurant d'entreprise ou des titres-restaurant).
Le stagiaire bénéficie d'une convention de stage et non d'un contrat de travail. Il ne paie pas d'impôt sur le revenu sur ses indemnités de stage tant qu'elles ne dépassent pas le montant du SMIC annuel.
Calculer la gratification de stage obligatoire
La gratification de stage se calcule en nombre d'heures réellement effectuées. En fonction des mois et du nombre de jours ouvrés, il sera payé à hauteur de 140 heures pour un mois qui compte 20 jours ou 154 heures pour un mois qui compte 22 jours ouvrés.
La gratification de stage se calcule en heures réellement effectuées
Le montant de la gratification minimale est toujours exonéré, peu importe que l'entreprise ait ou non l'obligation de verser cette gratification minimale.
Ce montant se calcule à partir du plafond de la Sécurité sociale. Il vaut 15% du plafond horaire multiplié par le nombre d'heures réellement effectuées.
Gratification = 29 x 15% x nombre d'heures réelles
La gratification de stage est mensuelle
Quand payer un stagiaire ?
Le stagiaire est en principe payé tous les mois. Pour un versement en fin de stage, il n'est tenu compte que du plafond d'exonération du mois de versement.
Exemple de gratification supérieure au plafond d'exonération
Un stagiaire effectue 147 heures de stage durant le mois concerné. Il perçoit une gratification de 800¤.
Calcul du montant exonéré
147 x 29 x 15% = 639,45¤
Calcul du montant soumis à cotisations de Sécurité sociale
800 - 639,45 = 160,55¤
Fiche de paie et cotisations du stagiaire 2025
Le stagiaire dont la gratification excède le seuil de franchise de cotisations paie des cotisations de Sécurité sociale sur le supplément.
Toutes les cotisations ne sont pas dues et les cotisations suivantes sont exclues :
- retraite complémentaire ;
- prévoyance ;
- assurance chômage ;
- et la contribution destinée aux organisations syndicales.
Le versement transport reste dû lorsque les employeurs y sont assujettis, mais uniquement sur la fraction qui dépasse la gratification minimale.
Enfin, le stagiaire ne bénéficie pas des taux réduits d'assurance maladie ou d'allocations familiales.
Exemple de bulletin de paie du stagiaire
Fiche de paie de mars 2024
Le stagiaire touche une gratification supérieure à la gratification minimale de 800¤ pour 147 heures de stage et bénéficie de 21 titres-restaurant.
La valeur faciale des titres-restaurant est de 12¤. L'employeur prend en charge 60% de cette somme. Dans notre exemple, le montant exonéré est fixé à 7,20¤ en mars 2024.
Pour information, le montant exonéré est fixé à 7,26¤ depuis le 1er janvier 2025.