Tenus de participer pour moitié aux frais de transports publics engagés par leurs salariés au titre du trajet domicile-lieu de travail (régime dit « obligatoire »), les employeurs peuvent également prendre en charge de manière facultative l'excédent, qui fait l'objet d'exonérations fiscales et sociales. D'ailleurs, la loi de finances pour 2025 a prolongé ces exonérations pour la prise en charge facultative des frais de transports publics des salariés en 2025.
De plus, les employeurs peuvent prendre en charge tout ou partie de certains frais de transport personnels (régime dit « facultatif »). Cette prise en charge s'effectue sous la forme d'une prime de transport versée aux salariés ou par le dispositif du forfait mobilité durable.
La prise en charge des frais de transports publics
L'employeur a l'obligation de prendre en charge 50% du prix des titres d'abonnement à des transports publics ou services publics de location de vélo souscrit par ses salariés pour leur déplacement entre leur domicile et leur lieu de travail. Cette prise en charge est exonérée de l'impôt sur le revenu et de cotisations sociales.
La prise en charge facultative, qui correspond à l'excédent, peut aussi être prise en compte par l'employeur. Par principe, cette part ne bénéficie d'aucune exonération. Toutefois, afin de favoriser ces modes de transport, un dispositif d'exonération fiscale et sociale avait été mis en place pour les années 2022 et 2024, dans la limite de 25%, soit une exonération totale maximale de 75%. La loi de finances pour 2025 a prolongé ce dispositif exonératoire pour l'année 2025.
La prise en charge des frais de transports personnel
L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés. Toutefois, il peut décider de les indemniser en tout ou partie à ce titre. Cette prise en charge peut prendre la forme d'une prime, une allocation forfaitaire appelée forfait mobilités durables ou le versement d'indemnité kilométrique selon le barème des frais professionnels.
La prime de transport
Il s'agit, pour l'employeur, de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
Le dispositif facultatif n'est applicable qu'à certaines catégories de salariés. Ce sont ceux (article L. 3261-3 du Code du travail) :
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail, soit est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l'employeur, soit n'est pas inclus dans le périmètre d'un plan de mobilité obligatoire en application règles définies par le Code des transports, ou ;
- pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport (par exemple : horaire de nuit, travail continu, équipe de suppléance, etc.).
Dans le cadre du régime dérogatoire, ces deux conditions, à savoir celle tenant à l'absence de transport et celle nécessitant d'utiliser un véhicule personnel, sont temporairement supprimées.
Attention
La prime de transport est cumulable avec la prise en charge dite « obligatoire » de l'employeur (50% du coût des titres d'abonnement aux transports publics), alors qu'elle ne l'est pas en principe.
Malgré tout, restent toujours exclus du bénéfice du dispositif de la prime de transport les salariés :
- bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge par l'employeur des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule ;
- logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;
- dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur.
Modalités de mise en place de la prime de transport
L'ensemble des conditions de la prise en charge des frais par le biais de la prime de transport, à savoir, le montant de la prime, les modalités de versement (sa périodicité notamment) et les critères d'attribution, sont déterminés par accord d'entreprise ou, à défaut, par accord de branche ou, à défaut d'accord collectif, par décision unilatérale de l'employeur après consultation du CSE, s'il existe.
Malgré tout, lorsque l'employeur prend effectivement en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation électrique, il en fait bénéficier l'ensemble des salariés éligibles, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.
En pratique, le document mettant en place la prime de transport établira donc un barème d'indemnisation par tranche, en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail ; barème qui ne doit pas conduire à ce que des salariés éligibles soient exclus du bénéfice de la prime. Par ailleurs, il paraît souhaitable de rappeler dans le document les catégories de salariés demeurant exclus du dispositif même dans le cadre du régime dérogatoire temporaire.
En cas de changement des modalités de remboursement des frais fixées dans le document unilatéral, l'employeur avertit les salariés au moins 1 mois avant la date fixée pour le changement.
Régime fiscal et social de la prime de transport
La prime de transport 2025 est exonérée de cotisations et contributions sociales (cotisations d'assurances sociales, CSG/CRDS, cotisations aux régimes de retraite complémentaires AGIRC-ARRCO, des employeurs à la formation professionnelle continue et à l'effort de construction) et d'impôt sur le revenu à hauteur de :
- 600¤ par an, dont 300¤ maximum pour les frais de carburant ;
- 900¤ par an, dont 600¤ maximum pour les frais de carburant, en outre-mer.
Justificatifs
Le seul justificatif nécessaire est la photocopie de la carte grise du véhicule du salarié.
Hors période dérogatoire, l'employeur doit également pouvoir fournir les éléments justifiant que les salariés sont bien dans les situations visées à l'article L. 3261-3 du Code du travail (résidence en dehors d'un périmètre de transports publics ou utilisation indispensable du véhicule personnel). Ces éléments sont à recueillir auprès des salariés.
En revanche, il n'est exigé aucun justificatif de dépenses de carburant lorsque la prise en charge n'excède pas les plafonds d'exonération.
Enfin, concernant la prime de transport et le bulletin de paie, le montant des frais de transport pris en charge par l'employeur doit y figurer.
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