L'utilisation d'un logiciel de caisse certifié est obligatoire pour les assujettis à la TVA.
Ce logiciel de caisse doit être certifié et répondre aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.
Ces conditions sont attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité.
Initialement, les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données pouvaient être attestées également par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel.
Afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, l'article 43 de la loi de finances pour 2025 supprime cette possibilité.
Depuis le 16 février 2025, seule une certification délivrée par un organisme accrédité est désormais reconnue. Un calendrier transitoire a néanmoins été mis en place :
- jusqu'au 31 août 2025, l'attestation éditeur reste provisoirement admise ;
- à compter du 1er septembre 2025, une demande de certification devra impérativement avoir été engagée. L'éditeur devra pouvoir présenter un engagement formel : contrat, devis accepté ou commande passée auprès d'un certificateur.
Cette réglementation est en vigueur depuis le 1er janvier 2018.
L'obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifié concerne toutes les entreprises et commerces qui effectuent des livraisons de biens ou des prestations de services destinées à des particuliers.
Elle touche donc de nombreux points de vente dans de nombreux secteurs d'activité.
Les entreprises qui éditent leurs factures en respectant la piste d'audit fiable ne sont pas concernées.
Les assujettis non redevables de la TVA ou exonérés sont exclus. Il s'agit :
- des petites entreprises ;
- des micro-entrepreneurs ou assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- des assujettis exonérés.
Les contrôles de l'administration doivent permettre de repérer les logiciels de gestion avec système de caisse trop permissifs et de lutter contre la fraude à la TVA.
Logiciel de caisse certifié : qui doit l'utiliser ?
L'article 286 du code général des impôts (CGI) doit s'appliquer :
- à tous les contribuables qui sont assujettis à la TVA ;
- et qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis (B to C) au moyen d'un « logiciel ou système de caisse ».
La référence au logiciel de comptabilité ou de gestion disparaît.
Les logiciels ou systèmes de caisse intégrant un traitement par batch quotidien sont soumis à l'obligation de sécurisation prévue par l'article 286 du CGI (BOI-TVA-DECLA-30-10-30, §30 et 170).
Ainsi, sont surtout concernés, les logiciels de caisse enregistreuse qui permettent d'éditer des tickets de caisse.
Ils permettent d'obtenir une centralisation journalière ou mensuelle des ventes que l'on appelle parfois Z de caisse.
Sont exclus de l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifié :
- les entreprises qui travaillent uniquement avec d'autres professionnels assujettis (B to B) et établissent des factures ;
- les assujettis qui bénéficient du régime de la franchise en base de TVA ;
- les agriculteurs soumis au régime du remboursement forfaitaire ;
- les assujettis qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA (activités médicales par exemple).
Concernant le régime de la franchise en base de TVA, l'article 32 de la loi de finances pour 2025 prévoit l'instauration d'un seuil unique à 25 000¤ pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, à partir du 1er mars 2025.
Le seuil majoré passe également à 27 500¤. Ainsi, les entreprises qui réaliseront un chiffre d'affaires entre 25 000¤ et 27 500¤ deviendront redevables de la TVA au 1er janvier suivant, tandis que celles dépassant 27 500¤ devront l'appliquer immédiatement.
Toutefois, face à la contestation croissante des micro-entrepreneurs et des organisations patronales, le ministre de l'économie a annoncé, le 6 février 2025, la suspension de cette mesure.
Dans un communiqué du 28 février, le Gouvernement annonce la suspension de la réforme de la franchise en base de TVA jusqu'au 1er juin 2025. Il prévoit d'adapter le dispositif en réponse aux préoccupations exprimées.
D'ici là, les entreprises concernées ne seront pas tenues d'effectuer les nouvelles démarches déclaratives prévues par la réforme.
La sanction pour un logiciel non conforme ou sans certificat est une amende de 7 500¤. Cette amende peut être évitée si les justificatifs demandés sont fournis à l'administration fiscale dans les 30 jours francs.
Lorsque l'amende est appliquée, le contribuable concerné dispose d'un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. S'il ne le fait pas, l'amende peut être réitérée jusqu'à la mise en conformité.
Logiciel de caisse certifié : les critères
Le logiciel de caisse sécurisé doit respecter 4 critères :
- l'inaltérabilité ;
- la sécurisation des données ;
- la conservation de toutes les données pendant 6 ans ;
- l'archivage annuel ou par exercice.
L'inaltérabilité du système ou logiciel de caisse certifié est assurée par la conservation des données d'origine et de toutes les modifications apportées. La conservation des calculs dans le système de caisse, même après purge et archivage, est obligatoire. Il en va de même des traces de toutes les modifications effectuées.
Le logiciel de caisse certifié ne permet pas, par exemple, de :
- réimprimer un ticket sans la mention duplicata ;
- modifier un ticket et son mode de règlement ;
- travailler avec une date qui ne correspond pas à la date du jour sans en conserver une trace.
La conservation des données s'accompagne obligatoirement de clôtures journalières, mensuelles, annuelles ou par exercice. Elle concerne toutes les données enregistrées par le logiciel et pas seulement les Z de caisse.
Certification des logiciels de caisse
Les logiciels ou systèmes de caisse disposant d'une fonctionnalité de caisse doivent être certifiés soit par l'un des deux organismes certificateurs.
Les organismes certificateurs sont :
- le laboratoire national de métrologie et d'essais, ou LNME, qui propose un « référentiel de certification des systèmes de caisse » ;
- l'AFNOR qui délivre la marque « NF 525 » pour les logiciels dits certifiés NF 525.
Pour rappel, la loi de finances pour 2025 supprime l'attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel.
La certification n'est pas obligatoire en l'absence de paiement en espèces c'est-à-dire lorsque tous les paiements passent directement par un établissement de crédit. L'administration peut alors exercer son droit de communication ou faire appel à la coopération administrative dans le domaine fiscal (Union européenne).
Lorsque le logiciel de caisse est certifié, l'entreprise utilisatrice obtient une attestation individuelle. Elle la conserve comme justificatif en cas de contrôle.