Contrôle des fiches de paie en fin d'année

Faire des paies tous les mois nécessite aussi d'en vérifier la conformité par rapport au droit du travail et de la Sécurité sociale.

Si ces contrôles ne sont pas effectués tous les mois ou trimestres, il est d'autant plus important de faire au moins un contrôle annuel. Certains cabinets les font déjà avant chaque DSN.

L'objectif est de corriger rapidement les erreurs éventuelles et d'anticiper un potentiel contrôle de l'URSSAF (vérification de fiche de paie).

Pourquoi faire un contrôle des bulletins de paie ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer une différence entre les cotisations payées et les cotisations dues. En voici quelques exemples :

• une paie a été ajoutée ou modifiée après le paiement des cotisations sociales (et parfois même après l'envoi de la DSN) ;
• le profil du salarié a été mal paramétré (exemple : l'assurance chômage apparaît sur la paie d'un dirigeant) ;
• des éléments ont été oubliés : congés payés, avantages en nature ;
• des primes n'ont pas été soumises à cotisations sociales.

Une vérification annuelle permet ainsi d'éviter de provoquer des contrôles de l'URSSAF, par exemple :

• lorsque le SMIC Fillon déclaré sur la DSN pour chaque salarié ne permet pas de retrouver la réduction Fillon globale, déduite par l'entreprise ;
• lorsque les comptes 421 sont débiteurs et qu'un contrôle fiscal permet à l'URSSAF d'en être informé.

En s'y prenant tôt, on évite aussi d'avoir une régularisation trop importante en fin d'année. 

L'exemple type est la réduction Fillon annuelle qui donne lieu à des régularisations au moment du départ du salarié. Elles ne sont pas toujours bien comprises par les clients des cabinets d'expertise comptable.

Enfin, ces contrôles permettent de préparer la ou les dernières DSN de l'année, en limitant parfois les régularisations. 

Avec l'activation de certains compléments de cotisations à partir de 2,5 et 3,5 SMIC (assurance maladie et allocations familiales), il n'est pas rare de devoir conseiller au dirigeant d'entreprise de limiter les primes de fin d'année pour éviter la régularisation de cotisations sociales patronales sur 12 mois.

En cas de contrôle URSSAF, des contrôles des fiches de paie évitent bien des surprises. Au pire, même si les éléments ne sont pas rectifiés, l'entreprise sait à quoi s'attendre.

Fiches de paie : les points de contrôle les plus courants pour anticiper certaines régularisations

Les principaux points de contrôle en fin d'année concernent les cotisations patronales. Parfois, c'est aussi l'occasion de vérifier que les dispositions des conventions collectives (primes d'ancienneté, 13ème mois...) ont bien été appliquées.

Pour rappel, la convention collective applicable dépend de l'activité principale et non du seul code NAF.

Mal paramétré, le logiciel de paie peut proposer un mauvais calcul des cotisations ou de la réduction générale de cotisations patronales. 

De la même manière, certains changements dans les taux de cotisations n'ont peut-être pas été pris en compte par la personne en charge des paies.

C'est possible pour les cotisations accident du travail ou pour les mutuelles et prévoyances. Il n'est pas rare que de nouveaux contrats soient signés en cours d'année ou que l'entreprise fasse constater un changement dans son activité principale. Les bulletins de salaire contiennent alors, à tort, les anciens taux.

Enfin, les heures supplémentaires n'ont peut-être pas toujours été exonérées. Là encore, ce sera le moment de faire vérifier ces informations, parfois en rectifiant le salaire net des salariés.

Voici quelques exemples de contrôles essentiels. 

Le premier contrôle et le plus courant est probablement la vérification du plafond de la Sécurité sociale (PSS). Si le calcul du PSS est désormais mensuel (3 864¤ en 2024), le cumul annuel peut toujours être vérifié.

D'autres contrôles concernent directement les charges sociales et leurs taux. C'est le cas des taux qui changent en fonction du niveau de salaire comme celui des cotisations patronales d'allocation familiale ou les cotisations maladie, maternité, invalidité, décès.

Enfin, une réintégration de certains éléments, en partie exonérés, dans l'assiette des cotisations peut être nécessaire. 

Tous ces exemples font l'objet d'articles dédiés dans le cadre de ce dossier.