Les aides que peuvent toucher les entreprises sont relativement nombreuses. Il en existe pour l'embauche d'un salarié, l'embauche d'un apprenti, l'investissement, etc. La comptabilisation des aides à l'embauche suit donc des logiques différentes selon la nature de l'aide. On en distingue généralement trois :
- les réductions et exonérations de charges sociales ;
- les subventions ;
- les aides forfaitaires.
Comptabilisation des aides à l'embauche prenant la forme de réductions et exonérations de charges sociales
En principe, les réductions ou exonérations de charges sociales ne donnent pas lieu à une comptabilisation. Elles diminuent en effet le montant des charges sociales, et sont donc déjà incluses dans l'écriture de paie comptabilisée au moment de la saisie des salaires. C'est le cas par exemple :
- de la réduction Fillon, ou réduction générale des cotisations patronales ;
- des exonérations de cotisations sociales dans certains territoires, comme les zones de revitalisation rurale (ZRR).
Lorsque les réductions ou exonérations de charges sociales ont un impact significatif sur les comptes, elles peuvent faire l'objet d'une mention en annexe. Un taux de charges sociales artificiellement faible peut en effet mériter une explication complémentaire pour éclairer le lecteur.
Aides à l'embauche prenant la forme de subventions
Certaines aides à l'embauche peuvent être assimilées à des subventions : c'est notamment le cas des dispositifs qui prévoient un versement global, par exemple par embauche. Entrent ainsi dans cette catégorie les dispositifs suivants, souvent mis en place pour encourager l'emploi de certains publics cibles ou dans les entreprises de moins de 250 salariés :
- les aides versées au titre du dispositif « emploi franc », avec un versement forfaitaire pour une embauche en CDD ou CDI ;
- les aides à l'embauche des séniors ;
- l'aide à l'emploi des travailleurs handicapés (AETH), versée chaque trimestre ;
- l'aide à l'embauche pour un contrat d'apprentissage versée par l'ASP (Agence de services et de paiement) ;
- les aides à l'embauche des jeunes, comme celles versées dans le cadre d'un contrat initiative emploi jeune (plan 1 jeune 1 solution, qui vise notamment les jeunes de moins de 26 ans) ;
- les aides exceptionnelles versées dans le cadre de la crise sanitaire et liées à la baisse de chiffre d'affaires de l'entreprise.
Le plan comptable général prévoit que le compte 74 Subventions d'exploitation soit crédité du montant de l'aide acquise par le débit d'un compte de tiers ou de trésorerie (compte 512 Banque). Dans le cas où la subvention est comptabilisée avant d'être versée, c'est le compte 4417 Subventions d'exploitation (à recevoir) qui doit être utilisé.
Évolution
À partir des exercices ouverts le 1er janvier 2025, le PCG est mis à jour par le règlement 2022-06 de l'ANC (Autorité des normes comptables). Le compte 74 est remplacé à partir de cette date par le compte 741 Subventions d'exploitation. Par ailleurs, les subdivisions du compte 441 État - Subventions et aides à recevoir, dont le compte 4417, sont supprimées (il reste possible de créer des subdivisions lorsque c'est nécessaire).
Les subventions doivent être comptabilisées au moment de leur acquisition, qui peut être variable : certaines aides sont acquises dès la signature, d'autres doivent être demandées régulièrement, mais dans tous les cas la date de comptabilisation doit suivre la date d'obtention. Dans les petites entreprises toutefois, par souci de simplification, elles sont souvent comptabilisées au moment de leur versement.
Exemple : comptabilisation d'une aide de l'Agefiph
Une petite entreprise embauche un travailleur en situation de handicap en contrat de professionnalisation. Il dépose une demande auprès de l'Agefiph et obtient une aide de 4 000¤. Cette aide a pour objectif de participer à la prise en charge des coûts d'adaptation du poste de travail.
Pour comptabiliser l'aide à l'embauche, ce sont les écritures suivantes qui s'appliquent pour les exercices ouverts jusqu'au 31 décembre 2024 :
Numéro de compte | Libellé | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4417 |
| Aide Agefiph à recevoir | 4000¤ |
|
| 740 | Aide Agefiph à recevoir |
| 4000¤ |
Numéro de compte | Libellé | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
512 |
| Versement de l'aide Agefiph | 4000¤ |
|
| 4417 | Versement de l'aide Agefiph |
| 4000¤ |
À partir de 2025, le traitement comptable devient le suivant :
Numéro de compte | Libellé | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
441 |
| Subvention Agefiph à recevoir | 4000¤ |
|
| 741 | Subvention Agefiph à recevoir |
| 4000¤ |
Numéro de compte | Libellé | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
512 |
| Versement de l'aide Agefiph | 4000¤ |
|
| 441 | Versement de l'aide Agefiph |
| 4000¤ |
Aides à l'embauche prenant la forme de remboursements forfaitaires
Attention
La technique du transfert de charges ainsi que l'ensemble des comptes 79 sont supprimés à partir des exercices ouverts le 1er janvier 2025 (règlement 2022-06 de l'ANC). Lorsqu'il concerne des charges de personnel, le compte 791 est remplacé par le compte 649 Remboursements de charges de personnel.
Les informations qui suivent sont donc applicables pour les exercices ouverts jusqu'à fin 2024.
Les remboursements forfaitaires de charges de personnel doivent être comptabilisés dans un compte 791 Transferts de charges d'exploitation.
C'est par exemple le cas de la préparation opérationnelle à l'emploi (POE) ou préparation opérationnelle à l'emploi individuel (POEI), une aide financière permettant au demandeur d'emploi et au salarié en contrat d'insertion de se former pour pouvoir répondre à une offre d'emploi, qui prévoit un remboursement forfaitaire par heure de formation.
Exemple
Une entreprise s'engage à embaucher en contrat de travail en durée indéterminée un demandeur d'emploi après une période de formation, dans un secteur qui a des difficultés de recrutement. Le demandeur d'emploi suit une formation de 100 heures, et l'aide obtenue au titre du POE est de 8¤ net par heure.
Le traitement comptable est le suivant :
Numéro de compte | Libellé | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
443 |
| Obtention de la POE - 8¤ x 100h | 800¤ |
|
| 791 | Obtention de la POE - 8¤ x 100h |
| 800¤ |
Numéro de compte | Libellé | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
512 |
| Versement de la POE | 800¤ |
|
| 443 | Versement de la POE |
| 800¤ |
Ce schéma de comptabilisation ne s'applique qu'aux remboursements forfaitaires. Dans le cas différent où l'entreprise obtient le remboursement de sommes précises, calculées sur des bases réelles, et non sur une base forfaitaire, le remboursement doit être comptabilisé au crédit du compte de charge concerné.
À partir des exercices ouverts le 1er janvier 2025, cet exemple devrait se comptabiliser via un compte 649.
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